クラウドサインのAPIを利用した業務自動化をノーコードで今すぐ開始
電子帳簿保存法の改正により、クラウド型の電子契約システムを利用する企業が増えています。コロナ禍以降、リモートワークや取引先とのオンライン商談の増加が起こったことも、電子契約の導入を後押ししているといえるでしょう。
電子契約システムを利用する一番のメリットはコスト削減です。
書類の印刷や送付作業に関わる従業員の人件費、郵送代、収入印紙代などが不要になるため、契約書などの締結数が多いほど多額のコストを減らすことができます。
また、書類の締結完了までにかかる工数と時間も削減されることも大きな利点です。
紙媒体で書類を作成し締結するまでには契約合意から長くて3週間程度かかることもありますが、電子契約なら最短数分で完了します。
印刷や押印、郵送などにかかる時間がそのまま省略されるためです。
クラウドサインは電子契約サービスの中でも利用率や認知度が高く、全国の自治体でも広く導入されています。
締結したい書類をアップロードしメールで相手に通知することで、クラウドサイン上で締結が完了し自動保存されます。
また、過去に締結した書類は書類名や契約先の名前などから簡単に検索が可能です。
クラウドサインで締結可能な書類は、雇用契約書、売買契約書、取引基本契約書、サービス利用申込書、請求書などの帳票類、不動産に関する契約書、業務委託や業務請負に関する契約書など様々です。
そのため、人事、営業、経理、法務など幅広い業務で利用することができます。
電子契約システムの利用により工数の削減が可能になることは先に記載の通りですが、クラウドサインは他のアプリと連携することで書類の作成や締結後の業務など契約書管理に関するフローを自動化し、さらなる業務効率化を図ることができます。
ここからは、クラウドサインと他のアプリを連携することで自動化できる業務例をご紹介します。
連携と自動化の設定にはぜひYoomをご利用ください。
YoomならプログラミングやAPIの専門知識がなくても簡単な操作で設定が可能です。
登録がまだの方はこちらからアカウントを発行し、操作を試してみてください。
こんな方におすすめ
- クラウドサインを活用している方
- クラウドサインを連携して、業務効率化を考えている方
- クラウドサインを連携して、手動作業の削減を目指す方
クラウドサインを使った自動化例
クラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
書類の作成と送付
契約書などの各種書類を作成し送付するフローを自動化することが可能です。
依頼フォームが送付されたら雇用契約書を発行しクラウドサインで送付
試してみる
■概要
採用候補者との契約手続きで、雇用契約書の作成や送付に手間がかかっていませんか？複数のツールをまたいで手作業で情報を入力していると、時間もかかり転記ミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、依頼フォームの送信をトリガーに、Googleドキュメントで雇用契約書を自動発行し、クラウドサインでの送付までを自動化できるため、煩雑な契約手続きを効率化し、スムーズな入社受け入れを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 雇用契約書の作成・送付業務を手作業で行い、効率化したい人事・採用担当者の方
- クラウドサインを利用した契約手続きで、書類準備の手間を削減したい法務担当者の方
- 採用プロセス全体のDXを推進し、コア業務に集中したいと考えているマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- 依頼フォームの情報をもとに雇用契約書の発行から送付までが自動化されるため、手作業で対応していた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記が減ることで、入力間違いや送付先ミスなどのヒューマンエラーを防止し、正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサイン、Googleドキュメント、SlackをYoomと連携します。
- トリガーにフォームトリガーを選択し、「雇用契約書の送付依頼」フォームが送信されたらフローが起動するように設定します。
- 次に、オペレーションで承認依頼のアクションを設定し、担当者による確認フローを挟みます。
- 承認後、Googleドキュメントの「雇用契約書を発行」アクションを設定し、フォーム情報を差し込んだ書類を作成します。
- 続けて、クラウドサインで「書類を作成」し、発行した契約書ファイルを「添付する」アクションを設定します。
- クラウドサインの「宛先の追加」アクションで送付先を設定し、「書類の送信・リマインド」アクションで契約依頼を送ります。
- 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、担当者に契約書送付完了の通知を送ります。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるフォームで設定する、候補者の氏名や住所などの質問項目は任意で設定できます。
- Googleドキュメントで雇用契約書を発行する際に使用する、契約書のテンプレートは任意のものに設定可能です。
- クラウドサインで書類を送付する際に連携する、宛名や件名、メッセージなどの情報は任意で設定できます。
- Slackへ完了通知を送る際の通知先チャンネルやメッセージ本文は、運用に合わせて自由に設定可能です。
■注意事項
- Googleドキュメント、クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
フォームで申し込みされたら、クラウドサインで正式な申し込み書を送付する
試してみる
■概要
Webサイトのフォームから申し込みがあった後、手作業で申し込み書を作成し、送付する業務に手間を感じていませんか？担当者による手作業での対応は、送付遅れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答をトリガーにして、クラウドサインで作成した正式な申し込み書を自動で送付する仕組みを構築でき、これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームからの申し込み対応を手作業で行っており、手間を感じているご担当者様
- クラウドサインを利用した申し込み書の送付を自動化し、ミスをなくしたい方
- 申し込みから契約締結までのプロセス全体を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームに回答があると自動でクラウドサインの書類が送付されるため、手作業での書類作成や送付にかかる時間を短縮できます。
- 申し込み情報の転記ミスや送付先の間違いといった、手作業に起因するヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームを選択し、「回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をもとに書類を作成します。
- 次に、作成した書類に対して「宛先の追加」と「入力項目の値を更新」アクションを設定します。
- 最後に、クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションを設定し、申し込み者へ書類を送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォーム機能では、申し込みに必要な情報を取得するため、質問項目を任意で自由に設定できます。
- クラウドサインで書類を作成する際に、書類のタイトルやメモなどを任意の値やフォームの回答内容を引用して設定することが可能です。
■注意事項
Yoomデータベースから書類を作成し、クラウドサインで送付
試してみる
■概要
Yoomデータベースに保存した顧客情報などを基に、都度書類を作成して送付する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業での情報転記やファイルのアップロードは、ミスが発生する原因にもなりかねません。 このワークフローを活用すれば、Yoomデータベースから対象のレコードを選択するだけで書類の作成からクラウドサインでの送信までが自動化され、こうした書類送付に関する業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Yoomデータベースの情報を基に、定期的に書類作成や送付を行っている方
- クラウドサインを利用した契約書などの送付プロセスを自動化したいと考えている方
- 手作業による書類作成や情報転記でのミスを減らし、業務品質を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Yoomデータベースのレコード選択をトリガーに、書類作成から送付までが自動で実行されるため、手作業にかかっていた時間を短縮できます。
- データベースの情報を直接利用して書類作成や宛先設定を行うので、手作業による情報転記ミスや送付漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomデータベースを選択し、「データベースから対象のレコードを選択する」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで「書類を発行する」を選択し、選択したレコード情報を基に書類を作成します。
- その後、オペレーションでクラウドサインの「書類を登録」アクションを設定し、作成した書類をアップロードします。
- 続けて、クラウドサインの「宛先を追加」アクションで送付先情報を設定し、「書類にファイルを添付」アクションで書類を紐付けます。
- 最後に、クラウドサインの「書類を送信」アクションを設定し、送付を実行します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーで設定するYoomデータベースは、顧客リストや案件管理表など、用途に応じて任意のものに変更してください。
- オペレーションの「書類を発行する」で利用する書類の雛形は、作成したい契約書や請求書などのテンプレートに任意で設定可能です。
- クラウドサインへ連携する宛先の氏名やメールアドレス、書類に差し込む情報などは、Yoomデータベースの項目から任意で設定してください。
■注意事項
- Googleドキュメント、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
書類の締結後のデータベース更新とマスタ情報登録
クラウドサインでの書類締結後、データベースの情報を更新したり、他アプリのマスタや人員情報を登録したりすることができます。
従業員や取引先と交わす書類自体の管理を行う場合や、書類締結を契機にデータの更新や登録を行う必要がある場合に役立ちます。
YoomのAI機能を使えば、書類の内容を読み取り文面の要約や必要事項の抜粋を行ってデータに反映させることが可能です。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
契約管理において、クラウドサインで締結が完了した書類の情報を、手作業でGoogle スプレッドシートなどに転記しているケースは多いのではないでしょうか。この転記作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングで、自動でGoogle スプレッドシートへ情報を追加できるため、こうした契約管理に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとGoogle スプレッドシートを用いて手作業で契約管理を行っている方
- 契約情報の転記作業における入力ミスや漏れをなくし、業務の正確性を高めたい方
- 契約締結後の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な契約管理を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとクラウドサインをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、締結が完了した書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した書類情報を指定のスプレッドシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートにレコードを追加する際に、クラウドサインから取得した書類情報の中から、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートのアクションでは、情報を追加する対象のスプレッドシートファイルやシート、テーブルの範囲などを任意で指定してください。
■注意事項
- クラウドサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加
試してみる
■概要
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加できるため、確認作業を効率化させることができます。
・Microsoft Excelを自動的に更新することで、手入力によるヒューマンエラーを防止することができます。
・Microsoft Excelにレコードとして追加する情報にクラウドサインへのアクセスリンクを貼ることで、情報を迅速に確認することができます。
・このフローにチャット通知のオペレーションを追加することで、クラウドサインで書類の締結完了後、特定のユーザーに通知することも可能です。
■注意事項
・クラウドサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
書類の締結後のSFA・CRM更新
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）を使って営業やマーケティング、カスタマーサポート業務を行っている場合、書類締結後に案件の進捗ステータスを自動で更新することが可能です。
売買契約書や取引基本契約書、サービス利用申込書などの締結状況が各システム上で判別できることで、全体の進捗管理がスムーズになります。案件ごとの書類締結状況が一目見て分かるため、確認もれで顧客への提案が遅れる心配がありません。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、HubSpotの取引ステージを手動で更新する作業に手間を感じていませんか。この一連の作業は、更新漏れや対応の遅れに繋がりやすく、営業活動の正確な進捗管理を妨げる一因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーとして、HubSpotの取引ステージを自動で更新できるため、手作業による手間やミスを減らし、スムーズな案件管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとHubSpotを併用し、契約管理や案件管理を行っている営業担当者の方
- 契約締結後の手動でのステータス更新に手間や漏れなどの課題を感じている方
- 営業プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了と同時に、HubSpotの取引ステージが自動で更新されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動更新に伴うステータスの更新漏れや、対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、案件管理の正確性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「クラウドサインで書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「正規表現によるデータの抽出」を設定し、締結情報からHubSpotの取引を特定するために必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotを選択し、「HubSpotの取引ステージを成約に更新」アクションで、対象の取引ステージを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIへの指示内容は、書類から抽出したい情報に合わせて任意で設定いただけます。
- HubSpotで更新する取引ステージは、「成約」以外にも自社の運用に合わせて任意で設定いただけます。
■注意事項
- クラウドサイン、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Salesforceの商談フェーズを更新
試してみる
■概要
クラウドサインで契約が締結された後、手作業でSalesforceの商談フェーズを更新する業務に手間を感じていませんか？ この作業は更新漏れや遅延のリスクがあり、営業担当者の負担になることも少なくありません。 このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、該当するSalesforceの商談フェーズを自動で更新し、契約管理にまつわる業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとSalesforceを併用し、契約管理業務を担当している方
- 契約締結後の手作業によるSalesforceへの情報反映に課題を感じている営業担当者の方
- 営業プロセスの自動化を推進し、チーム全体の生産性を向上させたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの締結完了後、自動でSalesforceのステータスが更新されるため、手作業によるタイムラグや対応漏れを防ぐことができます。
- 手動でのデータ更新作業が不要になることで、入力ミスなどのヒューマンエラーを防止し、商談データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとSalesforceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションの「データを操作・変換する」機能を用いて、締結された書類のタイトルから取引先名を抽出します。
- 抽出した取引先名をもとに、オペレーションでSalesforceの「商談レコードを検索」アクションを設定します。
- 最後に、検索で特定した商談レコードに対し、Salesforceの「商談フェーズを更新する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Salesforceの商談フェーズを更新するアクションでは、変更先のフェーズを「契約合意」だけでなく、自社の運用に合わせて任意の内容に設定することが可能です。
■注意事項
- クラウドサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
試してみる
■概要
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Salesforceで情報を管理している方
・取引先企業の情報の一元管理に使用している方
・取引に関連する帳票の情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは発行した帳票を締結まで管理し、プロセスを可視化することのできるツールです。
さらにSalesforceに登録している取引情報や顧客情報と帳票を管理することで、チーム内での情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了後に毎回Salesforceの情報を更新するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でSalesforceのデータの更新を行い、手作業を省きます。
情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
書類の締結後のファイル保存
締結した書類はクラウドサインのシステムに保存され、契約中いつでもダウンロードが可能です。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとMicrosoft SharePointを業務で使用している方
・クラウドサインを使用して締結業務を担当している方
・Microsoft SharePointを使用してファイル管理を行っている方
・クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を検討している方
2.手動によるMicrosoft SharePointへのファイルアップロードを自動化したいと考えている方
・日常的にMicrosoft SharePointを使用してファイルアップロードが多い方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書を自動でMicrosoft SharePointにアップロードできるため、業務の効率化を図ることができます。
・Microsoft SharePointのファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Microsoft SharePointから手動でファイルアップロードする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Microsoft SharePointへのファイルアップロードは、任意の格納先フォルダを選択できるため、合意締結書類に合わせてカスタマイズすることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
試してみる
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用している企業やチーム
- クラウドサインを導入して契約書の電子署名を行っている担当者
- 契約書の締結プロセスをデジタル化している法務担当者や管理者
2.OneDriveを利用している企業やチーム
- OneDriveを活用してファイルの保存や共有を行っている担当者
- 契約書や関連書類の安全な保管とバックアップを重要視している企業
3.契約プロセスの自動化を推進している方
- 契約書の締結後に書類を手動でダウンロードして保存する手間を省きたい法務担当者
- システム連携を通じて業務プロセスの効率化を図りたいIT担当者
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ法務文書の管理がシンプルにより、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・クラウドサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
書類締結や却下・取り消し後の通知
書類の締結や却下・取り消しが行われた際、チャットやメールで通知を自動送信することができます。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
試してみる
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、手作業による手間を省きます。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインでの契約手続きが多く、書類のステータス管理に課題を感じている法務担当者の方
- 書類の取り消しや却下があった際の、社内への迅速な情報共有を徹底したいと考えている方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しており、情報集約を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの書類ステータスの変更を自動で検知し、即時に通知するため、確認漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎます。
- これまで手動で行っていたステータスの確認や、関係者への連絡作業が不要になり、契約関連業務の効率化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が取り消し・却下されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定して、任意のチャネルに通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知を送信したい任意のチャネルを設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は自由に編集でき、クラウドサインから取得した書類名や宛先などの情報を変数として埋め込むことで、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackでメッセージを送る
試してみる
■概要
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一定の条件の書類をトリガーにチャット通知を自動で行うため、タスク管理の精度が上がります。
・一連の流れが自動で完了するため、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインを連携するメリット
例えば、書類を自動作成するフローボットでは、フォームの回答送信やデータベースのステータス変更、データベースから対象先の選択をするなどの様々なトリガーから行うことができます。
それにより、手動作業を最小限に抑えられる可能性があります。
さらに、Yoomのデータベースやフォームを使うことで、連携アプリを減らし設定操作をより容易化することも可能です。
また、案件や書類の種別ごとの管理やバックアップの目的で他のクラウドストレージに保存しておきたいシーンもあるかと思います。
クラウドサインを会社が使用しているクラウドストレージサービスと連携することで、締結した書類を自動保存することもできます。
締結書類だけでなく合意締結証明書の保存もできるため、双方を合わせて保存しておくことでトラブル防止に役立ちます。
特定の操作を通知することも可能です。
自身や関係者の確認もれを防ぐためだけでなく、通知先や通知文を変更することで業務依頼や業務指示として活用することもできるでしょう。
クラウドサインの関連業務を自動化して契約書管理をスムーズにしましょう
クラウドサインを他のアプリと連携することで、契約書などの書類作成や書類締結後の業務フローを自動化し、関連業務の効率化を図ることができます。
電子契約システムを使うことで便利になった契約書管理を、連携と自動化でさらにスムーズに進められるようにしましょう。
書類作成の手順や書類締結後に行う業務は書類の種類によって変わるため、それぞれのケースに応じた自動化フローを設定してみてください。
Yoomを使えば、テンプレートを利用して業務に応じた自動化の設定を簡単に行うことができます。
