クラウドサインのAPIを利用した契約書管理の自動化方法アクション別まとめ

書類の締結後のデータベース更新とマスタ情報登録

クラウドサインでの書類締結後、データベースの情報を更新したり、他アプリのマスタや人員情報を登録したりすることができます。従業員や取引先と交わす書類自体の管理を行う場合や、書類締結を契機にデータの更新や登録を行う必要がある場合に役立ちます。

YoomのAI機能を使えば、書類の内容を読み取り文面の要約や必要事項の抜粋を行ってデータに反映させることが可能です。

書類の締結後のSFA・CRM更新

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）を使って営業やマーケティング、カスタマーサポート業務を行っている場合、書類締結後に案件の進捗ステータスを自動で更新することが可能です。

売買契約書や取引基本契約書、サービス利用申込書などの締結状況が各システム上で判別できることで、全体の進捗管理がスムーズになります。案件ごとの書類締結状況が一目見て分かるため、確認もれで顧客への提案が遅れる心配がありません。

書類の締結後のファイル保存

締結した書類はクラウドサインのシステムに保存され、契約中いつでもダウンロードが可能です。ただし、案件や書類の種別ごとの管理やバックアップの目的で他のクラウドストレージに保存しておきたい場合もあるでしょう。そこで、クラウドサインを会社が使用しているクラウドストレージサービスと連携することで、締結した書類を自動保存することが可能となります。締結書類だけでなく合意締結証明書の保存もできるため、双方を合わせて保存しておくことでトラブル防止に役立ちます。

書類締結や却下・取り消し後の通知

書類の締結や却下・取り消しが行われた際、チャットやメールで通知を自動送信することができます。自身や関係者の確認もれを防ぐためだけでなく、通知先や通知文を変更することで業務依頼や業務指示として用いることも可能です。情報共有を普段から行っているアプリと連携し、通知の自動化を行いましょう。Yoomなら、メール送信時に合意締結証明書や締結書類を添付するフローも簡単に設定ができます。

クラウドサインの関連業務を自動化して契約書管理をスムーズにしましょう

クラウドサインを他のアプリと連携することで、契約書などの書類作成や書類締結後の業務フローを自動化し、関連業務の効率化を図ることができます。
電子契約システムを使うことで便利になった契約書管理を、連携と自動化でさらにスムーズに進められるようにしましょう。

書類作成の手順や書類締結後に行う業務は書類の種類によって変わるため、それぞれのケースに応じた自動化フローを設定してみてください。
Yoomを使えば、テンプレートを利用して業務に応じた自動化の設定を簡単に行うことができます。