クラウドサインのAPIを利用した業務自動化をノーコードで今すぐ開始
電子帳簿保存法の改正により、クラウド型の電子契約システムを利用する企業が増えています。コロナ禍以降、リモートワークや取引先とのオンライン商談の増加が起こったことも、電子契約の導入を後押ししているといえるでしょう。
電子契約システムを利用する一番のメリットはコスト削減です。
書類の印刷や送付作業に関わる従業員の人件費、郵送代、収入印紙代などが不要になるため、契約書などの締結数が多いほど多額のコストを減らすことができます。
また、書類の締結完了までにかかる工数と時間も削減されることも大きな利点です。
紙媒体で書類を作成し締結するまでには契約合意から長くて3週間程度かかることもありますが、電子契約なら最短数分で完了します。
印刷や押印、郵送などにかかる時間がそのまま省略されるためです。
クラウドサインは電子契約サービスの中でも利用率や認知度が高く、全国の自治体でも広く導入されています。
締結したい書類をアップロードしメールで相手に通知することで、クラウドサイン上で締結が完了し自動保存されます。
また、過去に締結した書類は書類名や契約先の名前などから簡単に検索が可能です。
クラウドサインで締結可能な書類は、雇用契約書、売買契約書、取引基本契約書、サービス利用申込書、請求書などの帳票類、不動産に関する契約書、業務委託や業務請負に関する契約書など様々です。
そのため、人事、営業、経理、法務など幅広い業務で利用することができます。
電子契約システムの利用により工数の削減が可能になることは先に記載の通りですが、クラウドサインは他のアプリと連携することで書類の作成や締結後の業務など契約書管理に関するフローを自動化し、さらなる業務効率化を図ることができます。
ここからは、クラウドサインと他のアプリを連携することで自動化できる業務例をご紹介します。
連携と自動化の設定にはぜひYoomをご利用ください。
YoomならプログラミングやAPIの専門知識がなくても簡単な操作で設定が可能です。
登録がまだの方はこちらからアカウントを発行し、操作を試してみてください。
こんな方におすすめ
- クラウドサインを活用している方
- クラウドサインを連携して、業務効率化を考えている方
- クラウドサインを連携して、手動作業の削減を目指す方
クラウドサインを使った自動化例
クラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
書類の作成と送付
契約書などの各種書類を作成し送付するフローを自動化することが可能です。
依頼フォームが送付されたら雇用契約書を発行しクラウドサインで送付
試してみる
フォームで申し込みされたら、クラウドサインで正式な申し込み書を送付する
試してみる
■概要
・Yoomのフォームに仮の申し込みの回答が行われたら、クラウドサインを用いて本申込書類を送付するフローです。
・フォームの回答を起点に、申込書の書類送付を自動化できます。
・今回のフローではクラウドサイン上にあらかじめ設定された書類テンプレートを使用します。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前にクラウドサインで申込書類のテンプレートを作成しておきます。また、必要に応じて送信者が入力する項目を設定しておきます。
今回契約するプランを選択するフォームとなり、その内容をクラウドサインに反映させるような設定としています。
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、契約したいプラン一覧等を質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：書類の作成
・書類タイトル：任意のタイトルをつけます。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
・テンプレートID：事前に用意したクラウドサインのテンプレートIDをクラウドサイン上で確認し、ペーストします。
・テスト1：テスト後表示されるレスポンス結果からfilesという項目内にあるid横の＋マークを押し、ファイルIDをアウトプットに追加します。
(JSON PATHを使ったアウトプットの追加)
・テスト2：テスト後表示されるレスポンス結果からwidgetsという項目内のプラン名などを入力する箇所のウィジェットid横の＋マークを押し、ウィジェットIDをアウトプットに追加します。(JSON PATHを使ったアウトプットの追加)
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※JSON PATHを使ったアウトプットの追加方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：宛先の追加
・書類ID：②で取得した書類IDを{{書類ID}}のように埋め込みます。
・メールアドレス：①で取得している値を埋め込みます。
・宛先の名前：①で取得している値を埋め込みます。
④＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：入力項目の値を更新
・書類ID：②で取得した書類IDを{{書類ID}}のように埋め込みます。
・ファイルID：②でJSONPATHを使って取得したファイルIDを埋め込みます。
・入力項目ID：②でJSONPATHを使って取得したウィジェットのIDを埋め込みます。
・テキスト：①で取得している回答内容を埋め込みます。
このようにすることで、クラウドサインテンプレート内にフォームの回答内容をそのまま反映させることができます。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行って保存します。
・実行アクション：書類の送信・リマインド
・書類ID：②で取得した書類IDを{{書類ID}}のように埋め込みます。
※テストすると実際に送付されるのでご注意ください。
■関連ページ
・クラウドサインを使って基本的な設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5499635
Yoomデータベースから書類を作成し、クラウドサインで送付
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Yoomのデータベースから書類を作成し、その書類をクラウドサインで送付します。
書類の締結後のデータベース更新とマスタ情報登録
クラウドサインでの書類締結後、データベースの情報を更新したり、他アプリのマスタや人員情報を登録したりすることができます。
従業員や取引先と交わす書類自体の管理を行う場合や、書類締結を契機にデータの更新や登録を行う必要がある場合に役立ちます。
YoomのAI機能を使えば、書類の内容を読み取り文面の要約や必要事項の抜粋を行ってデータに反映させることが可能です。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録する
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加
試してみる
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加するフローです。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
書類の締結後のSFA・CRM更新
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）を使って営業やマーケティング、カスタマーサポート業務を行っている場合、書類締結後に案件の進捗ステータスを自動で更新することが可能です。
売買契約書や取引基本契約書、サービス利用申込書などの締結状況が各システム上で判別できることで、全体の進捗管理がスムーズになります。案件ごとの書類締結状況が一目見て分かるため、確認もれで顧客への提案が遅れる心配がありません。
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
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クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを更新
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クラウドサインで書類の締結が完了したら、HubSpotの取引ステージを成約に更新します。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Salesforceの商談フェーズを更新
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Salesforceの商談フェーズを契約合意に更新します。
書類の締結後のファイル保存
締結した書類はクラウドサインのシステムに保存され、契約中いつでもダウンロードが可能です。
クラウドサインで締結した書類をOneDriveに格納する
試してみる
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに格納する
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにアップロードする
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにファイルをアップロードするフローです。
書類締結や却下・取り消し後の通知
書類の締結や却下・取り消しが行われた際、チャットやメールで通知を自動送信することができます。
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、 Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
「クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Microsoft Teamsに通知する」フローは、書類のステータス変動を即時にチームへ共有する業務ワークフローです。
書類の取り消しや却下は、業務プロセスに大きな影響を与える重要なイベントです。しかし、これらの変更を手動で確認するのは手間がかかり、見落としのリスクも伴います。
このワークフローを活用することで、クラウドサイン上で書類が取り消しや却下された際に自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送信され、チーム全体で迅速に対応できるようになります。これにより、業務の効率化とコミュニケーションの円滑化が実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・クラウドサインを利用して重要な書類を管理しているビジネスシーンで、書類のステータス変動を迅速に把握したい方
・Microsoft Teamsを活用してチーム内での情報共有を行っている管理者やリーダーの方
・書類の取り消しや却下が発生した際の対応を迅速化し、業務の効率化を図りたい企業の方
・手動での通知業務に時間を取られたくないと考えている事務担当者の方
■注意事項
・クラウドサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackでメッセージを送る
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クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを送るフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailで送付する
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クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
クラウドサインを連携するメリット
例えば、書類を自動作成するフローボットでは、フォームの回答送信やデータベースのステータス変更、データベースから対象先の選択をするなどの様々なトリガーから行うことができます。
それにより、手動作業を最小限に抑えられる可能性があります。
さらに、Yoomのデータベースやフォームを使うことで、連携アプリを減らし設定操作をより容易化することも可能です。
また、案件や書類の種別ごとの管理やバックアップの目的で他のクラウドストレージに保存しておきたいシーンもあるかと思います。
クラウドサインを会社が使用しているクラウドストレージサービスと連携することで、締結した書類を自動保存することもできます。
締結書類だけでなく合意締結証明書の保存もできるため、双方を合わせて保存しておくことでトラブル防止に役立ちます。
特定の操作を通知することも可能です。
自身や関係者の確認もれを防ぐためだけでなく、通知先や通知文を変更することで業務依頼や業務指示として活用することもできるでしょう。
クラウドサインの関連業務を自動化して契約書管理をスムーズにしましょう
クラウドサインを他のアプリと連携することで、契約書などの書類作成や書類締結後の業務フローを自動化し、関連業務の効率化を図ることができます。
電子契約システムを使うことで便利になった契約書管理を、連携と自動化でさらにスムーズに進められるようにしましょう。
書類作成の手順や書類締結後に行う業務は書類の種類によって変わるため、それぞれのケースに応じた自動化フローを設定してみてください。
Yoomを使えば、テンプレートを利用して業務に応じた自動化の設定を簡単に行うことができます。
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