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電子帳簿保存法の改正により、クラウド型の電子契約システムを利用する企業が増えています。コロナ禍以降、リモートワークや取引先とのオンライン商談の増加が起こったことも、電子契約の導入を後押ししているといえるでしょう。
電子契約システムを利用する一番のメリットはコスト削減です。
書類の印刷や送付作業に関わる従業員の人件費、郵送代、収入印紙代などが不要になるため、契約書などの締結数が多いほど多額のコストを減らすことができます。
また、書類の締結完了までにかかる工数と時間も削減されることも大きな利点です。
紙媒体で書類を作成し締結するまでには契約合意から長くて3週間程度かかることもありますが、電子契約なら最短数分で完了します。
印刷や押印、郵送などにかかる時間がそのまま省略されるためです。
クラウドサインは電子契約サービスの中でも利用率や認知度が高く、全国の自治体でも広く導入されています。
締結したい書類をアップロードしメールで相手に通知することで、クラウドサイン上で締結が完了し自動保存されます。
また、過去に締結した書類は書類名や契約先の名前などから簡単に検索が可能です。
クラウドサインで締結可能な書類は、雇用契約書、売買契約書、取引基本契約書、サービス利用申込書、請求書などの帳票類、不動産に関する契約書、業務委託や業務請負に関する契約書など様々です。
そのため、人事、営業、経理、法務など幅広い業務で利用することができます。
電子契約システムの利用により工数の削減が可能になることは先に記載の通りですが、クラウドサインは他のアプリと連携することで書類の作成や締結後の業務など契約書管理に関するフローを自動化し、さらなる業務効率化を図ることができます。
ここからは、クラウドサインと他のアプリを連携することで自動化できる業務例をご紹介します。
連携と自動化の設定にはぜひYoomをご利用ください。
YoomならプログラミングやAPIの専門知識がなくても簡単な操作で設定が可能です。
登録がまだの方はこちらからアカウントを発行し、操作を試してみてください。
クラウドサインのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
契約書などの各種書類を作成し送付するフローを自動化することが可能です。
■概要
雇用契約書の送付依頼フォームが送付された際、自動的に雇用契約書を発行し、クラウドサインを使用して契約書を送付します。
契約手続きが効率的に行え、遅延や手違いを回避できます。
■設定方法
1.フォームトリガーを作成し、雇用契約書の送付依頼に必要な項目を設定してください。
2.「承認を依頼する」オペレーションで承認者と承認内容の詳細を設定してください。
3.「書類を発行する」オペレーションで雛形書類と発行書類の設定をしてください。
4.クラウドサインの「書類の作成」アクションで書類タイトル等の設定をしてください。
5.クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類ID等を設定してください。
6.クラウドサインの「宛先の追加」アクションで書類ID等やメールアドレス、宛先を指定してください。
7.クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで書類IDを指定してください。
8.Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで投稿先のチャンネルやメッセージを設定してください。
■注意事項
・クラウドサイン、Slack、GoogleドキュメントとYoomを連携する必要があります。
・通知の内容や送付先をカスタマイズして、ビジネスニーズに合わせて設定してください。
■概要
・Yoomのフォームに仮の申し込みの回答が行われたら、クラウドサインを用いて本申込書類を送付するフローです。
・フォームの回答を起点に、申込書の書類送付を自動化できます。
■事前準備
・事前に使用するアプリとのマイアプリ登録(連携)が必要です。以下連携における参考ガイドとなります。
※簡易的な連携ができるアプリについては詳細ガイドのご用意がない場合がございます。
https://intercom.help/yoom/ja/collections/3041779
・事前にクラウドサインで申込書類のテンプレートを作成しておきます。また、必要に応じて送信者が入力する項目を設定しておきます。
今回契約するプランを選択するフォームとなり、その内容をクラウドサインに反映させるような設定としています。
■作成方法
①フォームトリガーを選択し、以下設定して保存します。
・各質問項目：申し込みフォーム用に、名前や連絡先、契約したいプラン一覧等を質問項目に設定します。
・取得した値：次ページでデモの値を入力することができます。このあとのテストで使用するので、デモ値を入力してください。
※フォームの設定詳細についてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8009267
②トリガー下の＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：書類の作成
・書類タイトル：任意のタイトルをつけます。①で取得した値を埋め込むことも可能です。（アウトプットを埋め込む）
・テンプレートID：事前に用意したクラウドサインのテンプレートIDをクラウドサイン上で確認し、ペーストします。
・テスト1：テスト後表示されるレスポンス結果からfilesという項目内にあるid横の＋マークを押し、ファイルIDをアウトプットに追加します。
(JSON PATHを使ったアウトプットの追加)
・テスト2：テスト後表示されるレスポンス結果からwidgetsという項目内のプラン名などを入力する箇所のウィジェットid横の＋マークを押し、ウィジェットIDをアウトプットに追加します。(JSON PATHを使ったアウトプットの追加)
※アウトプットの埋め込みについてはこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/8223528
※JSON PATHを使ったアウトプットの追加方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
③＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：宛先の追加
・書類ID：②で取得した書類IDを{{書類ID}}のように埋め込みます。
・メールアドレス：①で取得している値を埋め込みます。
・宛先の名前：①で取得している値を埋め込みます。
④＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行ってテスト・保存します。
・アクション：入力項目の値を更新
・書類ID：②で取得した書類IDを{{書類ID}}のように埋め込みます。
・ファイルID：②でJSONPATHを使って取得したファイルIDを埋め込みます。
・入力項目ID：②でJSONPATHを使って取得したウィジェットのIDを埋め込みます。
・テキスト：①で取得している回答内容を埋め込みます。
このようにすることで、クラウドサインテンプレート内にフォームの回答内容をそのまま反映させることができます。
⑤＋マークを押し、アプリと連携するオペレーションからクラウドサインを選択し、以下の設定を行って保存します。
・実行アクション：書類の送信・リマインド
・書類ID：②で取得した書類IDを{{書類ID}}のように埋め込みます。
※テストすると実際に送付されるのでご注意ください。
■関連ページ
・クラウドサインを使って基本的な設定方法はこちらをご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/5499635
◼️概要
Yoomデータベースの情報で契約書を作成し、クラウドサインで自動的に送付します。
契約書の雛形はGoogleドキュメントで事前にご準備ください。
◼️設定方法
1.クラウドサイン、GoogleドキュメントそれぞれとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.「データベースから対象のレコードを選択する」というトリガーで任意のデータベースやテーブルを設定してください。
3.「書類を作成」でGoogleドキュメントの任意の雛形を設定し、置換する文字列などを設定してください。
4.クラウドサインの各種オペレーションで、作成した書類をアップロードし、送付先メールアドレスや件名、メッセージなどを設定してください。
5.該当のデータベースからチェックボックスなどで任意のレコードを指定して、フローボットを起動してください。
6.書類が作成され、クラウドサインを通じて送付されます。
◼️注意事項
・各アプリとのアカウント連携が必要です。
・Googleドキュメントとクラウドサインの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
クラウドサインでの書類締結後、データベースの情報を更新したり、他アプリのマスタや人員情報を登録したりすることができます。
従業員や取引先と交わす書類自体の管理を行う場合や、書類締結を契機にデータの更新や登録を行う必要がある場合に役立ちます。
YoomのAI機能を使えば、書類の内容を読み取り文面の要約や必要事項の抜粋を行ってデータに反映させることが可能です。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、SmartHRに従業員情報を登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとSmartHRのアプリを連携させて、効率化したい方
・クラウドサインで締結した書類の内容を元に、従業員情報をSmartHRに自動的に登録したい方
・SmartHRでの従業員情報の登録を効率化したい方
2.SmartHRで従業員情報を管理している方
・業務の効率化を図りたい企業の経営者
・これから人員を多く増やしたいと考えているスタートアップ企業の人事担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで締結した書類を元に、SmartHRに従業員情報を登録できるため、手作業による作業を省くことができます。
・SmartHRで入力項目の多い従業員情報を自動で登録できるため、業務の効率化を図ることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SmartHRのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで契約業務を行っている方
・人事部の採用担当者や事務職員
・企業の法務担当者
2.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加できるため、確認作業を効率化させることができます。
・Microsoft Excelを自動的に更新することで、手入力によるヒューマンエラーを防止することができます。
・Microsoft Excelにレコードとして追加する情報にクラウドサインへのアクセスリンクを貼ることで、情報を迅速に確認することができます。
・このフローにチャット通知のオペレーションを追加することで、クラウドサインで書類の締結完了後、特定のユーザーに通知することも可能です。
■注意事項
・クラウドサイン、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している総務部の担当者
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Googleスプレッドシートで情報を管理している方
・チーム内で情報共有のために使用している方
・複数名で同時に同じシートの編集をしたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインを使用することで書類の締結はスムーズになりますが、チーム内への締結書類情報の共有を行うとなるとそれは手間のかかる作業の一つです。
情報を細かく共有しようとすればするほど、入力箇所が増えて手間がかかります。
チームや社内への情報共有を容易にし、その他のコア業務に時間を充てたいと考える人にこのフローは適しています。
このフローボットを利用することで、クラウドサインの締結を合図に自動でGoogleスプレッドーシートに情報を入力することが可能となります。
■注意事項
・クラウドサイン、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）を使って営業やマーケティング、カスタマーサポート業務を行っている場合、書類締結後に案件の進捗ステータスを自動で更新することが可能です。
売買契約書や取引基本契約書、サービス利用申込書などの締結状況が各システム上で判別できることで、全体の進捗管理がスムーズになります。案件ごとの書類締結状況が一目見て分かるため、確認もれで顧客への提案が遅れる心配がありません。
■概要
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインで帳票作成等行う企業の方
・顧客企業との書類を作成管理している方
・業務委託締結の書類を管理している人事部門の方
2.Salesforceで情報を管理している方
・取引先企業の情報の一元管理に使用している方
・取引に関連する帳票の情報を登録している方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインは発行した帳票を締結まで管理し、プロセスを可視化することのできるツールです。
さらにSalesforceに登録している取引情報や顧客情報と帳票を管理することで、チーム内での情報共有を円滑にします。
しかし、クラウドサインの契約が完了後に毎回Salesforceの情報を更新するのは、作業効率を低下させる可能性があります。
このフローを活用するとクラウドサインで契約が完了後、自動でSalesforceのデータの更新を行い、手作業を省きます。
情報を引用してデータを追加するため、入力ミスや漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のHubSpotの取引ステージを自動的に更新します。
更新される取引ステージは、任意の値に変更することが可能です。
◼️設定方法
1.HubSpot、クラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください。（マイアプリ連携）
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携アカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルからHubspotの取引IDを抽出」というオペレーションで、取引IDを取得します。
4.そのため、クラウドサインで書類を送る際に事前にHubspotの取引IDを書類名などに含んでおく必要がありますのでご注意ください。
5.HubSpotの「取引ステージを更新」というオペレーションで、クラウドサインから取得した情報をもとに対象の取引を検索し、ステージを更新します。
6.必要に応じて、取引に関連するその他の情報を更新することもできます。
7.設定が完了したら最後にトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・HubSpotの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・クラウドサインの書類情報からHubspotの取引IDなどを抽出する必要があるため、クラウドサインでの書類送付時にこれらの情報を含んでください。
◼️概要
クラウドサインで書類の締結が完了した場合、Salesforceの商談フェーズを自動的に更新します。
商談フェーズの更新後、オペレーションを追加することでSlackやメールなどの任意の通知手段に通知することも可能です。
◼️設定方法
1.SalesforceとクラウドサインそれぞれのアプリとYoomを連携してください（マイアプリ連携）。
2.クラウドサインの「書類の締結が完了したら」というトリガーで連携するアカウント情報を設定してください。
3.「書類のタイトルから取引先名を抽出」で書類のタイトルから取引先名などの、Salesforceの商談を検索する際に使用するテキストを抽出してください。
4.Salesforceの「商談レコードを検索」というオペレーションで、対象の商談を検索する設定を行ってください。この時、上記の3で取得した情報をもとに検索を実施します。
5.Salesforceの「商談フェーズを契約合意に更新」というオペレーションで、対象の商談フェーズを更新してください。設定が完了したらトリガーをONに変更してください。
◼️注意事項
・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。
・Salesforceの設定情報を任意の値に置き換えてご利用ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
締結した書類はクラウドサインのシステムに保存され、契約中いつでもダウンロードが可能です。
■概要
クラウドサインで締結が完了した書類をOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用している企業やチーム
2.OneDriveを利用している企業やチーム
3.契約プロセスの自動化を推進している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での書類ダウンロードと保存の手間を省き、契約プロセスを自動化することで業務の効率を大幅に向上させることができます。
・書類が安全にOneDriveに保存されるため、データの一貫性と正確性が保たれ法務文書の管理がシンプルにより、業務全体の生産性向上が期待できます。
■注意事項
・クラウドサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Boxに連携して指定のフォルダに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Boxを使用してファイルを管理している企業の担当者
・大人数の雇入れを想定した採用活動を行う企業の担当者
・人事部の採用担当者や事務職員
・契約書等の管理を行う総務部門の担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動でファイルを格納するので、、手作業による手間を省き、業務を効率化します。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、BoxのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書をMicrosoft SharePointにファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインとMicrosoft SharePointを業務で使用している方
・クラウドサインを使用して締結業務を担当している方
・Microsoft SharePointを使用してファイル管理を行っている方
・クラウドサインとMicrosoft SharePointを連携して業務の効率化を検討している方
2.手動によるMicrosoft SharePointへのファイルアップロードを自動化したいと考えている方
・日常的にMicrosoft SharePointを使用してファイルアップロードが多い方
・業務の自動化を目指している中小企業の経営者
・手動作業が多い総務、事務の担当者
■このテンプレートを使うメリット
・クラウドサインで書類の締結が完了したら、合意締結証明書を自動でMicrosoft SharePointにアップロードできるため、業務の効率化を図ることができます。
・Microsoft SharePointのファイルアップロードを自動化できるため、格納先の誤りやアップロード漏れといったヒューマンエラーの防止に効果があります。
・Microsoft SharePointから手動でファイルアップロードする必要が無くなり、他の重要な作業に時間を充てることができます。
・Microsoft SharePointへのファイルアップロードは、任意の格納先フォルダを選択できるため、合意締結書類に合わせてカスタマイズすることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、Microsoft SharePointのそれぞれとYoomを連携させてください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
書類の締結や却下・取り消しが行われた際、チャットやメールで通知を自動送信することができます。
■概要
クラウドサインで送信した契約書が取り消し・却下された際、すぐに気づけず対応が遅れてしまうことはありませんか？メール通知を見落としたり、関係者への連絡を手作業で行ったりすることで、重要な対応に遅れが生じるリスクがあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類が取り消し・却下された情報をトリガーに、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速な状況把握と対応が可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
クラウドサインで書類が取り消し・却下されたら、Slackに連携してクラウドサインの内容を基にメッセージを送るフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務自動化を目指している中小企業の経営者
・データの正確性を高めたい事務職員
■このテンプレートを使うメリット
・一定の条件の書類をトリガーにチャット通知を自動で行うため、タスク管理の精度が上がります。
・一連の流れが自動で完了するため、手入力による手間を省き、業務効率を向上させることができます。
■注意事項
・クラウドサイン、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
クラウドサインで書類の締結が完了したら合意締結証明書を取得し、Gmailに連携して取得した書類を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Gmailを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・社内のコミュニケーションとして使用している各部門長の方
・取引先企業とのやりとりを担当している営業アシスタント
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・書類締結後の流れを自動で完結するので、業務の漏れを防ぎ、手作業による手間を省きます。
・書類締結と同時に合意締結証明書を発行することで電子契約におけるトラブルを防ぎます。
■注意事項
・クラウドサイン、GmailのそれぞれとYoomを連携させてください。
例えば、書類を自動作成するフローボットでは、フォームの回答送信やデータベースのステータス変更、データベースから対象先の選択をするなどの様々なトリガーから行うことができます。
それにより、手動作業を最小限に抑えられる可能性があります。
さらに、Yoomのデータベースやフォームを使うことで、連携アプリを減らし設定操作をより容易化することも可能です。
また、案件や書類の種別ごとの管理やバックアップの目的で他のクラウドストレージに保存しておきたいシーンもあるかと思います。
クラウドサインを会社が使用しているクラウドストレージサービスと連携することで、締結した書類を自動保存することもできます。
締結書類だけでなく合意締結証明書の保存もできるため、双方を合わせて保存しておくことでトラブル防止に役立ちます。
特定の操作を通知することも可能です。
自身や関係者の確認もれを防ぐためだけでなく、通知先や通知文を変更することで業務依頼や業務指示として活用することもできるでしょう。
クラウドサインを他のアプリと連携することで、契約書などの書類作成や書類締結後の業務フローを自動化し、関連業務の効率化を図ることができます。
電子契約システムを使うことで便利になった契約書管理を、連携と自動化でさらにスムーズに進められるようにしましょう。
書類作成の手順や書類締結後に行う業務は書類の種類によって変わるため、それぞれのケースに応じた自動化フローを設定してみてください。
Yoomを使えば、テンプレートを利用して業務に応じた自動化の設定を簡単に行うことができます。
