クラウドサインとSalesforceを連携し、契約完了後のデータ更新を自動化する方法をご紹介します。
この自動化を活用することで、手動でのデータ更新が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
また、契約状況が可視化されるため、進行状況を確認できる点が大きなメリットです。
特に、多くの契約を扱う企業にとって、この自動化は大いに役立つでしょう。
本記事では、クラウドサインとSalesforceの連携方法や自動化導入のメリットを解説します。
今すぐに試したい方へ
本記事ではノーコードツール「Yoom」を使用した連携方法をご紹介します。
難しい設定や操作は必要なく、非エンジニアの方でも簡単に実現できます。
下記のテンプレートから今すぐに始めることもできますので、ぜひお試しください！
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
こんな方におすすめ
- クラウドサインとSalesforceを活用している方
- クラウドサインとSalesforceを連携して、業務効率化を考えている方
- クラウドサインとSalesforceを連携して、契約処理の手間を削減したい方
- クラウドサインとSalesforceを連携して、更新作業の対応忘れを減らしたいと考えている方
クラウドサインとSalesforceの連携メリットと具体例
メリット1:業務効率の向上が期待できる
クラウドサインで契約が完了した際に、Salesforceを自動的に更新することで、更新作業が不要になり、データ管理がしやすくなると予想されます。
また、作業時間も短縮されるため、担当者はより重要な業務に取り組むことができるでしょう。
例えば、顧客対応や営業戦略に集中できるようになり、業務の進行がスムーズになるはずです！
メリット2:契約プロセスを可視化できる
契約完了後の自動更新により、契約に関するデータが更新され、全体のプロセスを可視化できるようになります。
例えば、クラウドサインで契約が完了した際に契約情報が更新されるため、スピーディーに契約状況を確認できるようになるでしょう。
更新された契約情報をSalesforceで確認できるため、ツール間の移動を減らせそうです。
特に契約件数が多い場合は、契約内容を確認するだけでも大変なので、有効な自動化といえます。
クラウドサインとSalesforceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にクラウドサインとSalesforceを連携したフローを作成してみましょう！
今回は「クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
Yoomを使用して、ノーコードでクラウドサインとSalesforceの連携を進めていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、Yoomのアカウント発行リンクからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：クラウドサイン／Salesforce
[Yoomとは]
フローの作成方法
工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。
- クラウドサインとSalesforceをマイアプリ登録
- クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーを設定
- Salesforceでレコードを更新するアクションを設定
- クラウドサインとSalesforceの自動化の動作確認
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
前提：プランによる制限
クラウドサインのWeb APIを使用するには、クラウドサインの有料プランの契約が必要となります。
またSalesforceは、Yoomの「チームプラン」または「サクセスプラン」をご利用の方向けに提供されているアプリです。
フリープランやミニプランでSalesforceを使おうとすると、フローボットのオペレーションやデータコネクトでエラーが発生する可能性がありますのでご注意ください。
なお、Yoomの有料プラン（ミニプラン・チームプラン・サクセスプラン）には
2週間の無料トライアルがついています。
この期間中は、フリープランで制限されている機能も問題なくお試しいただけます。ぜひこの機会に、有料プランの便利な機能を体験してみてください。
ステップ1:クラウドサインとSalesforceをマイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
この後、今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
早速、クラウドサインとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
クラウドサインの連携方法は以下の通りです。
- クラウドサインのAPI管理画面にログイン。
- 右上の「新しいクライアントIDを発行する」を選択。
- 発行したクライアントIDをコピー。
- Yoomの画面に戻り、アプリ一覧でクラウドサインを選択。
- 「アカウント名」に任意のアカウント名を設定。
- 「クライアントID」にコピーしたクライアントIDを設定。
- 「追加」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、クラウドサインが追加されていれば連携は完了です。
詳しくはクラウドサインのマイアプリ登録方法に記載されているので、参照して登録しましょう。
続いて、Salesforceのマイアプリ登録を行います。
「Salesforce（Sandbox環境）」ではなく「Salesforce」で進めていきます。
Yoomとの連携にあたってはSalesforceでの設定も必要です。
Salesforceでの設定については、Salesforceのマイアプリ登録方法を参照ください。
- アプリ一覧で「Salesforce」を選択。
- Salesforceのログイン画面に遷移後、「ユーザー名」と「パスワード」を入力してログイン。
※ 他のサービスと連携しているアカウントは使用しないようにご注意ください。
- アクセス確認画面で「許可」をクリック。
「マイアプリ」の画面に戻り、Salesforceが追加されていれば連携は完了です。
クラウドサインとSalesforceの両方のマイアプリ登録が完了したら、それらが表示されます。
ステップ2:クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーを設定
自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する
試してみる
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。
最初にクラウドサインの設定を行うため、「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。
以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「トリガーアクション」→書類の締結が完了したら
以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から設定してください。
トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、ご注意ください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ3:Salesforceでレコードを更新するアクションを設定
続いて、Salesforceの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。
- 「タイトル」→必要に応じて変更可能
- 「Salesforceと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
- 「実行アクション」→レコードを更新する
スクロールし、説明を確認して「データベースの連携」を設定してください。
以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらでは「アウトプット（取得した値）」を使って対象レコードを検索します。
赤枠内の矢印をクリックすると、クラウドサインの「アウトプット（取得した値）」を利用できます。
今回は以下のように設定しました。
手入力でIDなどを設定してしまうと、フローボットが起動する度に手入力したデータが反映されてしまうため、必ず「アウトプット（取得した値）」を埋め込んでください！
※Salesforce上の契約IDとクラウドサインの書類IDが同一の状態で保持されていることを想定しています。
スクロールすると以下のように項目名が表示されているので、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
更新したい項目に、先ほどと同様にクラウドサインのアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。
ステップ4:クラウドサインとSalesforceの自動化の動作確認
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常にに起動するか確認してください。
以上が、クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する連携方法です！
Salesforceのデータをクラウドサインに連携したい場合
この記事ではクラウドサインを起点にSalesforceの情報を更新するフローをご紹介しましたが、反対にSalesforceを起点としてクラウドサインにデータを反映させたい場合は、以下のテンプレートをご利用ください。
Salesforceで商談のステータスが更新されたらクラウドサインで書類を送付する
商談が進む度に契約書や見積書の送付が必要になると、対応の遅れやミスの元に。このフローでは、契約準備のタイミングに合わせて適切な書類が自動送信されます。
これにより都度の送付作業から解放され、顧客との交渉やフォローアップに集中できるようになるでしょう。
送付漏れの防止にも繋がり、手続きを迅速に進められるため、成約までのリードタイム短縮にも貢献します。
Salesforceで商談のステータスが更新されたらクラウドサインで書類を送付する
試してみる
■概要
「Salesforceで商談のステータスが更新されたらクラウドサインで書類を送付する」フローは、Salesforceとクラウドサインを連携させ、商談の進行状況に応じて自動的に契約書類を送付する業務ワークフローです。
これにより、手動での書類送付作業を省略し、営業プロセスの効率化と迅速化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して商談管理を行っている営業担当者の方
・商談ステータスの変化に応じた書類送付を自動化したい営業チームのリーダーの方
・Salesforceとクラウドサインの連携による業務効率化を図りたい経営者の方
■注意事項
・SalesforceとクラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上、Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
クラウドサインやSalesforceのAPIを使ったその他の自動化例
今回ご紹介したフロー以外にもクラウドサインやSalesforceのAPIを利用すれば、さまざまな業務の自動化を実現することができます。
いずれも簡単な設定で利用が可能になりますので、もし気になるものがあれば、ぜひお試しください！
クラウドサインを使った便利な自動化例
クラウドサインでの契約締結前後に発生する様々な作業を、他のアプリとの連携によって自動化。
書類作成に必要な情報の取得から、締結した書類の保存、関係者への通知し、必要なデータの整理・登録など、周辺業務を一度に効率化できます。
LINEで特定条件のメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する
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■概要
「LINEで特定条件のメッセージが投稿されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、LINEで特定条件のメッセージが投稿された際に、クラウドサインで書類を作成するため、契約書作成の手間を減らすワークフローです。トークの指定ワードをトリガーに書類が自動発行され、誰でも手早く契約フローを進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・LINEのチャットで取引先から契約依頼を受け取るが、書類作成が二度手間になっている方
・契約書発行のミスや遅延を減らしたい総務や法務担当者の方
・LINE公式アカウント経由で契約フローを効率化したい営業担当者の方
・契約書作成の標準化やプロセス管理を強化したいチームリーダーの方
■注意事項
・LINE、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
OneDriveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成して送信する
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■概要
このワークフローでは、OneDriveに書類が格納されたら、クラウドサインで契約書を作成することが可能です。この自動化により、手動での書類管理や契約手続きの手間を軽減することができます。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・OneDriveを活用して書類管理を行っているビジネスパーソン
・クラウドサインを利用して契約書の作成・送信を効率化したい方
・契約業務の自動化を検討している中小企業の担当者
・書類の保存から契約までのプロセスをシームレスに連携させたい方
■注意事項
・OneDrive、クラウドサインをそれぞれYoomで連携させてください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Notionからクラウドサインで契約書を送信するフローです。
freee人事労務で従業員が登録されたら、クラウドサインで契約書を作成する
試してみる
■概要
「freee人事労務で従業員が登録されたら、クラウドサインで契約書を作成する」ワークフローは、freee人事労務登録と同時にクラウドサインへ契約書を自動生成。
手入力によるミスを防ぎ、契約業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
・freee人事労務での人事手続きに時間やミスが多くて悩んでいる人事ご担当者の方
・入社登録と契約書作成を別々に行っていて、作業負担を減らしたいチームリーダーの方
・freee人事労務とクラウドサインの連携を導入検討中の経営者やマネージャーの方
■注意事項
・freee人事労務、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加
試してみる
クラウドサインが締結されたらMicrosoft Excelに各種情報をレコードとして追加するフローです。
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加する
試してみる
クラウドサインで契約書類の締結が完了したら、その情報をGoogleスプレッドシートに追加するフローです。
クラウドサインで締結した書類をGoogleDriveに格納
試してみる
クラウドサインで締結が完了したら、書類をGoogleDriveに格納します。
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録する
試してみる
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
クラウドサインで書類の締結が完了したら、Slackに通知
試してみる
クラウドサインで書類の締結が完了したら、指定のSlackチャンネルに通知します。
バクラク申請・経費精算で特定のフォームの申請が承認されたら、クラウドサインで書類を作成する
試してみる
■概要
「バクラク申請・経費精算で特定のフォームの申請が承認されたら、クラウドサインで書類を作成する」業務ワークフローは、申請・経費精算とクラウドサインをAPI連携し、AIで承認後の契約書作成を自動化。
手作業やミスを減らし、スピーディーな締結を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・バクラク申請・経費精算で特定フォーム承認後の契約書作成を毎回手作業して、時間と手間を感じている総務・経理担当者の方
・承認からクラウドサインまでの連携ミスや処理遅延が課題で、安定したワークフローを求めるチームリーダーの方
・AIを組み合わせた自動化に興味があり、API統合で作業効率を向上させたいIT推進担当の方
・バックオフィス業務の合理化を検討している経営者の方
■注意事項
・バクラク申請・経費精算、クラウドサインのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・クラウドサインの無料プランと有料プランでは、ファイルの添付可否などの制限に違いがありますのでご注意ください。詳しくは以下をご参照ください。
https://jobcanwf.zendesk.com/hc/ja/articles/216413057
Salesforceを使った便利な自動化例
Salesforceを他のアプリと連携させることで、日々のレポート共有、名刺データの登録、自動メール送信、データの同期、契約書管理などの手作業が発生しがちな業務をシームレスに自動化。
入力ミスや対応漏れを減らし、業務スピードの向上を手助けします。
Google スプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が更新されたらSalesforceのレコードも更新するフローです。
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
Salesforceのリード情報ページからYoomのフローボットを起動し、Gmailで定型メールを自動的に送信します。
Salesforceのリード詳細ページからOutlookで定型メールを送信
試してみる
Salesforceのリード詳細ページから、Outlookで定型メールを送信します。メールの文面などは任意の値に変更してご利用ください。
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Salesforceにも追加する
試してみる
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Salesforceにもリードオブジェクトのレコードを作成するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報をSalesforceに手動で入力する手間を省きたい方
・リード情報の入力ミスを減らしたい方・Meta広告（Facebook）とSalesforceのリード情報を自動で同期させたい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してSalesforce上で迅速に対応したい方
・Salesforceでリードの進捗状況を一元管理したい方
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Salesforceに新規リードが登録されたら、kintoneに登録する
試してみる
■概要
Salesforceに新しいリードが登録されるたびに、kintoneにも手作業で情報を転記するのは手間がかかりませんか？
二重入力の手間や、転記ミスなどのヒューマンエラーは、避けたい業務課題の一つです。
このワークフローを活用すれば、Salesforceに新規リードが登録されると、自動でkintoneにレコードが追加されるため、こうしたデータ連携の課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceとkintoneを併用し、リード情報の手入力に手間を感じている方
・データ入力のミスや漏れを防ぎ、リード管理の精度を高めたい営業担当者の方
・SaaS間のデータ連携を自動化し、営業プロセスの効率化を目指すマネージャーの方
■注意事項
・Salesforce、KintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する
試してみる
■概要
「Salesforceの取引先情報から契約書を発行し、Notionに格納する」フローは、営業業務における契約書作成と情報管理をスムーズに行う業務ワークフローです。
Salesforceで管理されている取引先データを活用し、自動的に契約書を生成します。
さらに、その契約書をNotionに整理・保存することで、情報の一元管理が実現します。
手動でのデータ入力や書類管理の手間を省き、効率的な業務運営をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・Salesforceを活用して取引先情報を管理している営業担当者の方
・契約書の作成や管理に手間を感じている中小企業の経営者
・Notionを使用して情報を整理・共有しているチームリーダー
・業務の自動化を推進し、効率化を図りたいIT担当者
・契約プロセスの標準化を目指している法務部門の方
■注意事項
・Salesforce、Google ドキュメント、One DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8831921
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
YouCanBookMeで予定が登録されたら、Salesforceにリードを登録する
試してみる
YouCanBookMeで新しく予定が登録されたら、Salesforceにリードを登録するフローです。
Wixでフォームが送信されたらSalesforceに追加する
試してみる
Wixでフォームが送信されたらSalesforceに追加するフローです。
名刺データをOCRで読み取りSalesforceに格納
試してみる
名刺データをフォームで送信すると、AIが自動で名刺の情報を読み取りSalesforceに格納します。
毎日Salesforceのレポートを取得してSlackに通知する
試してみる
毎日Salesforceのレポートを取得して、自動的にSlackに通知するフローです。
■注意事項
・Salesforce、SlackそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
まとめ
クラウドサインとSalesforceの連携によって、契約完了後のデータ更新が自動で行われるため、業務の効率性向上が期待できます。
これにより、手動作業が減り、ミスも減少するため、担当者はコア業務に専念することができるでしょう。
さらに、契約の進行状況を把握することで、後続の業務をスピーディーに進めることができます。
この自動化を導入して、業務の最適化を目指しましょう。
Yoomを利用するためには、特別な知識やコード入力は一切ありません。
誰でも簡単に利用できるので、ぜひ体験してみてください。
試してみたい方は、無料登録リンクからぜひ登録をしてください。
関連記事：【ノーコードで実現】Salesforceの商談データをクラウドサインに自動的に連携して書類を送信する方法
よくあるご質問
Q：Salesforceのカスタムオブジェクトや項目も更新できますか？
A：
はい、カスタム項目へのデータ連携も可能です。
Salesforceにレコードを追加するステップで、「追加するレコードの値」にカスタム項目が表示されます。
表示された該当の項目に、登録したい値を設定することで、連携の設定が完了します。
Q：Salesforce更新と同時にSlackなどへ通知できますか？
Q：自動更新が失敗した場合どうなりますか？
A：
連携エラーが発生すると通知が行われます。連携エラーが発生した場合は、フローボットが停止しYoomに登録されているメールアドレスへ通知が届きます。
通知内にエラー原因などを記載しておりますので、エラー原因をご確認ください。
対処方法が分からないなどでお困りの際はヘルプページまたは、お問い合わせの流れをご確認ください。
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