クラウドサインとSalesforceを連携して契約完了後の情報更新を自動化！

クラウドサインとSalesforceを連携し、契約完了後のデータ更新を自動化する方法をご紹介します。
この自動化を活用することで、手動でのデータ更新が不要になり、業務効率の向上が期待できます。
また、契約状況が可視化されるため、進行状況を確認できる点が大きなメリットです。
特に、多くの契約を扱う企業にとって、この自動化は大いに役立つでしょう。
本記事では、クラウドサインとSalesforceの連携方法や自動化導入のメリットを解説します。

クラウドサインとSalesforceを連携するメリット

メリット1:業務効率の向上が期待できる

クラウドサインで契約が完了した際に、Salesforceを自動的に更新することができます。
これにより、担当者は更新作業が不要になり、更新ミスや漏れを防ぐため、データ管理がしやすくなります。
また、<span class="mark-yellow">作業時間も短縮されるため、担当者はより重要な業務に取り組むことができるでしょう。</span>
たとえば、顧客対応や営業戦略に集中できるようになり、業務の進行がスムーズになります。

メリット2:契約プロセスを可視化できる

契約完了後の自動更新により、契約に関するデータが更新され、全体のプロセスを可視化できるようになります。
たとえば、<span class="mark-yellow">クラウドサインで契約が完了した際に契約情報が更新されるため、スピーディーに契約状況を確認できます。</span>
これにより、担当者は更新された契約情報をSalesforceで確認できるため、ツール間の移動を減らせます。
特に契約件数が多い場合は、契約内容を確認するだけでも大変なので、有効な自動化と言えるでしょう。

[Yoomとは]

クラウドサインとSalesforceの連携フローの作り方

今回は「クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する」という以下のテンプレートの設定方法をご紹介します。
このテンプレートを利用することで、イチから自動化設定を行う必要がなく、便利です。

工程は4ステップだけなので、10~15分で設定できます。

クラウドサインとSalesforceをマイアプリ登録
クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーを設定
Salesforceでレコードを更新するアクションを設定
クラウドサインとSalesforceの自動化の動作確認

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方はログインしましょう。

ステップ1:クラウドサインとSalesforceをマイアプリ登録

クラウドサインとSalesforceをYoomに接続するマイアプリ登録を行いましょう。
最初にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化設定がスムーズになります。

まず、クラウドサインのマイアプリ登録を行います。
Yoomのヘルプページに記載されているので、参照して登録しましょう。

続いて、Salesforceのマイアプリ登録を行います。
※Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーが発生する可能性があるため、ご注意ください。
有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができるため、ぜひお試しください。
こちらもヘルプページに記載があるので、参照して登録してください。

クラウドサインとSalesforceの両方のマイアプリ登録が完了したら、それらが表示されます。

ステップ2:クラウドサインで書類の締結が完了したら起動するトリガーを設定

自動化の設定を行うため、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。

以下の画面表示を確認し、「OK」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されたら、「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更する場合は、該当箇所をクリックして変更します。
最初にクラウドサインの設定を行うため、「書類の締結が完了したら」をクリックしましょう。

以下の画面が表示されるので、設定を確認してください。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「クラウドサインと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→書類の締結が完了したら

以下の画面が表示されたら、「トリガーの起動間隔」を5分、10分、15分、30分、60分から設定してください。
トリガーの起動間隔はプランによって異なるため、ご注意ください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ3:Salesforceでレコードを更新するアクションを設定

続いて、Salesforceの設定を行うため、「レコードを更新する」をクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、設定を確認しましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Salesforceと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する

スクロールし、説明を確認して「データベースの連携」を設定してください。

以下の画面が表示されたら、「更新したいレコードの条件」を設定しましょう。
こちらでは、一意の値を使って対象レコードを検索します。
赤枠内の矢印をクリックすると、クラウドサインのアウトプットを利用できます。
今回は以下のように設定しました。※Salesforce上の契約IDとクラウドサインの書類IDが同一の状態で保持されていることを想定しています。

スクロールすると以下のように項目名が表示されているので、「更新後のレコードの値」を設定しましょう。
更新したい項目に、先ほどと同様にクラウドサインのアウトプットを設定してください。
設定が完了したら、「テスト」→「テスト成功」→「保存」をクリックしましょう。

ステップ4:クラウドサインとSalesforceの自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
フローボットが正常にに起動するか確認してください。

今回使用したフローボットテンプレート
クラウドサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新する

その他のクラウドサインとSalesforceを使った自動化の例

1.クラウドサインで書類の締結が完了したら、自動的にSalesforceの商談フェーズを更新するフローです。
商談フェーズの自動更新により、わざわざ手動で更新する必要がなくなります。
スピーディーにデータが更新されるため、契約状況の把握がしやすくなります。

2.Salesforceの商談フェーズが指定のフェーズになったら、クラウドサインで契約書を自動送付するフローです。
‍指定のフェーズになると、契約書の作成から送付まで自動化することで、大幅に時間を短縮できます。
人的ミスを防ぎ、正確なデータに基づいて契約書の作成ができます。

3.クラウドサインで契約が締結したら、AIで内容を読み取り、kintoneのステータスを自動更新するフローです。
AIが自動的に内容を読み取ることにより、手作業の手間が省けます。
kintoneで更新された契約情報を確認できるため、クラウドサインにアクセスする必要がなくなります。

まとめ

クラウドサインとSalesforceの連携によって、契約完了後のデータ更新が自動で行われるため、業務の効率性向上が期待できます。
これにより、手動作業が減り、ミスも減少するため、担当者はコア業務に専念することができるでしょう。
さらに、契約の進行状況を把握することで、後続の業務をスピーディーに進めることができます。
この自動化を導入して、業務の最適化を目指しましょう。

Yoomを利用するためには、特別な知識やコード入力は一切ありません。
誰でも簡単に利用できるので、ぜひ体験してみてください。
試してみたい方は、こちらから無料登録をしてください。