Notionで特定条件に合うコンタクトが作成されたら、Freshdeskにも追加する

■概要

Notionで顧客情報を管理し、Freshdeskで問い合わせ対応を行っているものの、それぞれのツールに手作業で情報を入力する手間や、転記ミスに課題を感じていませんか。
このワークフローは、そうした課題を解決するために設計されました。NotionとFreshdeskを連携させることで、Notionで特定の条件に合致するページが作成された際に、Freshdeskへ自動でコンタクト情報が追加されるため、手作業による二重入力をなくし、業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• NotionとFreshdeskの両方を利用し、顧客・問い合わせ情報を管理している方
• 手作業でのデータ移行に時間がかかり、本来のコア業務に集中できていない方
• Notion、Freshdesk間の連携を自動化し、ヒューマンエラーを削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Notionで情報が更新されると自動でFreshdeskにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます
• 手作業によるデータ転記が不要になることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとFreshdeskをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータベースのページが作成・更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ、後続の処理に進むようにします
4. 続いて、Notionの「レコードを取得する（ID検索）」アクションで、トリガーとなったページの詳細情報を取得します
5. 最後に、取得した情報をもとに再度分岐機能で条件を設定し、合致した場合にFreshdeskの「コンタクトを作成」アクションが実行されるよう設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Notionをトリガーとした後続の分岐処理では、フローボットを起動させたい条件を任意で設定してください。例えば、Notionデータベース内の特定のステータスプロパティが「対応開始」になった場合のみ、処理を進めるなどの設定が可能です
• Freshdeskで作成するコンタクトの内容は、Notionから取得したどの情報を反映させるか、自由にマッピング（紐付け）をカスタマイズしてください

■注意事項‍

• NotionとFreshdeskのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。