Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する方法

ステップ1：Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Slackをマイアプリ連携

Gmail・適格請求書発行事業者公表システム・Slackを連携するため、マイアプリに登録します。
Yoom管理画面の左側から「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックしてください。

検索窓で「Gmail」「適格請求書発行事業者公表システム」「Slack」を検索し、クリックして次の画面に進みます。

〈Gmailの連携方法〉

「Sign in with Google」をクリックし、連携するGoogleアカウントにログインしてください。

アクセス権選択画面で「すべて選択」にチェックを入れ、「続行」をクリックしてください。
「マイアプリを登録しました」と表示されたら連携完了です。

〈適格請求書発行事業者公表システムの連携方法〉

「アカウント名」と「アクセストークン」を設定します。

• 「アカウント名」には管理用の任意の名称を設定してください。
• 「アクセストークン」には「yoom」と設定してください。

入力したら「追加」をクリックします。「マイアプリの作成が完了しました」と表示されたら完了です。

〈Slackの場合〉

連携したいワークスペースが表示されているか確認してください。

ワークスペースは、右上のプルダウンメニューから変更やログインができます。

「Yoomの投稿先はどちらにしますか？」の欄をクリックすると、ワークスペース内のチャンネル一覧が表示されます。
今回のフローで通知を受け取りたいチャンネルを選択してください。

設定が完了したら「許可する」をクリックします。「マイアプリを登録しました」と表示されたら連携完了です。

ステップ2：フローボットのテンプレートをコピー

Yoomにログインした状態で、以下テンプレートの「試してみる」をクリックしてください。

ワークスペースには、自動的にテンプレートがコピーされます。
下記画面が表示されたら「OK」をクリックすると、フローボットの設定画面に移動します。

ステップ3：Gmailのトリガーを設定

このテンプレートでは、指定のラベルが付与されたメールを受信するとフローボットが起動します。
事前準備として領収書を受信するメール内容を想定し、Gmailでラベルの自動振り分けを設定してください。
設定が完了したら、領収書が添付されたテストメールを送信してください。

今回は、以下の条件のメールに「領収書」という名前のラベルを自動で振り分ける想定で説明します。
・「領収書」のテキストを含む
・添付ファイルあり

まず、フローの起点となるGmailのトリガーを設定します。
「特定のラベルのメールを受信したら」をクリックしてください。

連携アカウントを確認して「次へ」をクリックします。

「アプリトリガーのAPI接続設定」ページに遷移します。

• 「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

• 「ラベル」は事前準備で自動振り分け設定をした、受信する領収書に振り分けられるGmailのラベルを設定します。
  欄をクリックして、表示されるGmailのラベル一覧から該当ラベルを選択してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックして確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックすると、Gmailのトリガー設定は完了です。

ステップ4：OCR機能のアクションを設定

次のオペレーション「画像・PDFから文字を読み取る」は、Gmailの特定のラベルで受信した領収書を、OCR機能を用いて読み取るアクションです。
このオペレーションはデフォルトで値が設定されていますが、使い方によってはご自身で設定を変更する必要があります。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
無料トライアルの開始方法はこちら

「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。

以下の画面で、「タイトル」と「アクション」を確認します。
問題なければ「次へ」をクリックしてください。

「詳細を設定」画面に遷移します。
「ファイルの添付方法」と「追加で抽出したい項目」を確認してください。

設定が完了したら「テスト」をクリックして確認してください。
問題なければ『保存する』をクリックして、設定を完了させてください。

ステップ5：適格請求書発行事業者公表システムのアクションを設定

次に、Gmailで受信した領収書から読み取った登録番号から、適格請求書発行事業者公表システムの公表情報を取得するアクションを設定します。
「登録番号から公表情報を取得」をクリックしてください。

連携アカウントを確認して「次へ」をクリックします。

遷移した「API接続設定」ページで、領収書から自動で取得する、登録番号の値を設定します。

• 下記画像のように、「登録番号」の欄をクリックし、「画像・PDFから文字を読み取る」の中から「登録番号_888404」を選択してください。
  

設定が完了したら「テスト」をクリックして確認してください。
問題なければ『保存する』をクリックして、設定を完了させてください。

ステップ6：コマンドオペレーションのアクションを設定

次のオペレーション「コマンドオペレーション（分岐）」は、デフォルトで値が設定されていますが、使い方によってはご自身で設定を変更する必要があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
無料トライアルの開始方法はこちら

「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

以下のページで、「タイトル」「分岐対象のアウトプット」「分岐条件」の設定を確認してください。
以下の内容で設定すると、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録が確認された際、Slackのチャンネルにメッセージが送られるよう指定できます。
（Slackの設定は次のステップで解説）

問題なければ「保存する」をクリックすると、コマンドオペレーションのアクション設定は完了です。

‍ステップ7：Slackの通知アクションを設定

次に、適格請求書発行事業者公表システムで登録番号を調べた結果を、Slackで通知するアクション設定を行います。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックしてください。

連携アカウントを確認して「次へ」をクリックします。

遷移した「API接続設定」ページで、「投稿先のチャンネルID」と「メッセージ」を設定してください。

• 「投稿先のチャンネルID」は、通知したいSlackのチャンネルを設定します。
  欄をクリックし、連携したSlackアカウントのチャンネル一覧から選択してください。

• 「メッセージ」は、Slackに通知したいメッセージ内容を設定します。
  調べた登録番号を都度メッセージで通知したい方は、下記画像の「{{登録番号}}」のように、取得したアウトプットを選択してメッセージに記載することも可能です。

設定が完了したら「テスト」をクリックして確認してください。
問題なければ「保存する」をクリックすると、Slackのアクション設定は完了です。

ステップ8：トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

これでフローボット稼働の準備が整いました。
「全ての設定が完了しました！」と表示されたら、「トリガーをON」をクリックしてください。お疲れ様でした！

これで、Gmailで領収書を受信したら自動で登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Slackに通知されます。

その他のGmailと適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化例

他にもGmailと適格請求書発行事業者公表システムを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. Gmailで受信した請求書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しSlackに通知する

今回は領収書を受け取る際のフローでしたが、こちらは請求書を受け取る際のフローです。
請求書をGmailで受け取ることが多く、Slackで登録番号の確認結果を通知したい方にオススメです。

2. Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しChatworkに通知する

今回紹介したのはSlackに通知を送るフローでしたが、こちらはChatworkに通知するフローです。
普段、チームとのコミュニケーションにChatworkを活用している方にオススメです。
領収書を受け取るたびに登録番号を手動で確認するのは時間と手間がかかります。普段使っているチャットツールを活用して業務を効率化しましょう。

3. Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認しMicrosoft Teamsに通知する

上記2ではChatworkに通知を送るフローでしたが、こちらはMicrosoft Teamsに通知を送るフローです。
このように、本フローで通知を送るチャットツールは、さまざまな種類の中から活用できます。
普段使用しているチャットツールに通知を送れば、チームメンバーは重要な通知を迅速に確認でき、担当者も対応しやすくなります。

適格請求書発行事業者公表システムとGmailの連携メリット

メリット1：経理担当者の作業効率アップとミス削減

受信した領収書から適格請求書発行事業者の登録番号を自動的に読み取り、公表システムで登録有無を確認することで、経理担当者の単純作業を大きく減らせます。
手作業では多くの時間と労力が必要なこれらの作業を自動化することで、人為的なミスも減少し、より重要な業務に集中できます。
例えば一日に数百件の領収書を処理する場合でも、わずかな時間で確認が完了し、月末や決算期の負担を軽減できます。

メリット2：税務リスクの軽減と法令遵守の強化

インボイス制度において、適格請求書発行事業者の確認は仕入税額控除を受けるための必須要件です。
この自動化により、確認漏れや誤りを防ぎ、控除を受けられないリスクを減らせます。
また、税務署からの指摘やペナルティのリスクを抑えることができます。
特に、取引先が多い企業や、新規取引が頻繁に発生する場合に効果的です。

メリット3：スムーズな情報提供による迅速な意思決定

Slackへの自動通知により、確認結果がスムーズにチームに共有され、迅速な意思決定が可能になります。
例えば、未登録の取引先が判明した場合、すぐに対応策を検討し、取引の見直しや追加手続きを開始できます。
これにより、ビジネス上のリスクを早期に発見・対応し、組織全体の業務プロセスを最適化できます。

まとめ

いかがでしたか？本記事では、Gmailで受信した領収書から登録番号を読み取り、適格請求書発行事業者公表システムで事業者の登録有無を確認し、Slackに通知する方法をご紹介しました。
この自動化フローを導入することで、今まで手動で行っていた確認作業を自動化できるため、経理担当者の手間が大幅に減り、税務リスクの軽減や迅速な意思決定につなげることができます。
ノーコードで簡単に設定できるので、IT部門のサポートを待たずに導入できます。
チーム全体の業務効率化を進め、より戦略的な業務に集中するため、この自動化をぜひ活用してみてください！