GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携して、毎日自分の予定をGoogleカレンダーから取得しMicrosoft Teamsに通知する方法

・GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsをマイアプリ連携

(1)まずはGoogleカレンダーをマイアプリに接続していきます。
Yoomアカウントにログイン後、左欄の「マイアプリ」をクリックして「新規接続」からGoogleカレンダーを検索してください。

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(2)Googleカレンダーのアプリアイコンが出てきますので、そちらをクリックします。

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(3)「Sign in with Google」をクリックすると、アカウントを選択する画面に移行するので、連携させたいアカウントを右の管理アカウントから選択します。
選択後、サインイン画面に移行するので、認証を完了させてください。
まずは、1つ目のGoogleカレンダーが接続できました。

(4)次はMicrosoft Teamsを接続しましょう。
Googleカレンダーの新規接続と同じようにMicrosoft Teamsのアプリを検索します。

(5)Microsoft Teamsのアプリアイコンをクリック後、サインイン画面に移行しますが、必要な操作はなく、瞬時に接続が完了します。

・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。

設定が正常に行われると、2つのアプリが追加された状態のYoomアカウントのマイアプリ画面へ移動します。
これで2つのアプリがYoomアカウントに接続できました。

・テンプレートのコピー

Yoomアカウントに対象のアプリの新規接続が完了していることを確認後、下記のテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。

テンプレートがコピーされるので、「OK」ボタンをクリックします。

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Yoomアカウントの「マイプロジェクト」の画面に移動するので、テンプレート内容を確認してください。

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設定フローは4つです。

・スケジュールトリガーの確認

(1)まず、スケジュールトリガーの内容を確認します。

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Yoomアカウントの画面左側のマイプロジェクトから「【コピー】毎日、今日の自分の予定をGoogleカレンダーから取得しMicrosoft Teamsに通知する」をクリックしてください。

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クリックした後、以下画面のようにテンプレート内容が表示されます。

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(2)1つ目のアクション「毎日9時になったら」をクリックします。

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(3)今回は例として、『毎曜日、9時になったら稼働する』という設定を行っています。
チェックをつけ外ししたり、時刻を変更するなど、内容をカスタムすることで任意設定ができるので、運用に合わせて設定を行いましょう。

(4)設定を確認、もしくは任意で設定を変更した後、［保存する］をクリックします。
スケジュールトリガーの設定方法については、こちらのページをご確認ください。

・Googleカレンダーの予定データを取得する設定

(1)次に、2つ目のアクション「予定の一覧を取得する」をクリックします。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「カレンダーID」や「取得する期間の開始日の前日」などの項目に情報を入力します。
日時情報を設定する項目では、入力バーをクリックすると、以下の画面のように【日付】から情報を引用・設定できます。
『昨日』を設定したい場合には、【日付】→『昨日』の横の矢印をクリック→展開した情報のなかから任意のものを選択、という操作を行います。

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(4)情報を入力後、［テスト］をクリックし、問題なければ［保存する］をクリックします。
なお、このステップで下記のような情報をアウトプットとして取得することが可能です。
アウトプット情報は、「この値を他のオペレーションで利用することができます。」という注釈の通り、この後のステップで引用・活用できます。

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・AIを使ってテキストデータを抽出する設定

(1)続いて、3つ目のアクション「テキストからデータを抽出する」をクリックしましょう。

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(2)こちらはすでに設定が完了しているアクションなので、内容を確認し、［次へ］をクリックしてください。
AIを活用した「データの抽出（2タスク）」の設定方法については、こちらのページもご確認ください。
※AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープランチームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。

(3)次の画面で、「対象のテキスト」にAIを利用して抽出したい、特定のテキストを入力します。
入力バーをクリックすると、前ステップから取得した情報をアウトプットとして引用できます。

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(4)今回は、「対象のテキスト」や「抽出したい項目」を以下のように設定してフローボットを作成します。
これは、Googleカレンダーから取得したデータを、リストで取得される予定のタイトルと開始時間に別けるために行います。
（対象のテキストから抽出したい項目をカンマ（,）区切りで指定する必要があります。
運用に沿って任意に設定してください。）

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(5)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。

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・通知するMicrosoft Teamsの設定

(1)最後に、4つ目のアクション「チャネルにメッセージを送る」をクリックしましょう。

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(2)連携するアカウント情報を入力し、［次へ］をクリックします。

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(3)次の画面で「チームID」や「チャネルID」などの項目に情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、連携したアカウントに基づいた内容が『候補』として展開されますので、こちらから情報を選択できます。

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(4)「メッセージ」には、通知内容に含めたい情報を入力していきます。
入力バーをクリックすると、アウトプットを引用できます。
以下の画像は例として、前ステップで取得したアウトプット【開始1】【タイトル1】を入力し設定したものです。

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(5)下にスクロールし、「メンション情報」や「添付ファイル情報」の項目を埋めていきましょう。
通知の際にファイルを添付する場合には、事前にOneDriveにアップロードし、取得したeTagの中の{}に囲まれた文字列を入力する必要があります。

(6)情報を入力した後、［テスト］をクリックし、問題がなければ［保存する］をクリックします。
これで設定は完了です。

・トリガーをONにして動作を確認

以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。

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今回使用したテンプレートはこちら

Microsoft Teamsを使ったその他の自動化例

他にもMicrosoft Teamsを使った自動化の例がYoomにあるので、いくつか紹介します。

Chatworkで新しいメッセージが投稿されたらMicrosoft Teamsに通知する

Chatworkに新しいメッセージを投稿後、Microsoft Teamsに自動的に通知するフローボットです。
メッセージの投稿を素早く察知することで、後続作業をスムーズに行えるようになるかもしれません。

freeeの各種申請が承認されたらMicrosoft Teamsに通知する

‍freeeの各種申請が承認されたら、申請内容の詳細情報を取得してMicrosoft Teamsの特定チャネルに通知するフローボットです。
freeeのアクセスしなくても、Microsoft Teamsの通知内容から、申請の詳細情報を把握しやすくなるでしょう。

LOGILESS（ロジレス）で出荷が完了したらMicrosoft Teamsに通知する

LOGILESSで出荷が完了すると、自動的にMicrosoft Teamsへ通知が送られます。
通知内容から出荷情報を把握して迅速に対応できるようになることで、業務の効率向上が図れます。

GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携メリットと具体例

1.予定情報の抜け漏れを防止できる

この自動化フローを導入してGoogleカレンダーから取得した今日の予定をMicrosoft Teamsに自動的に通知することで、毎日のスケジュール情報を把握しやすくなり、スケジュールの確認漏れ防止が期待できます。
例えば、朝の始業時にこのフローボットが起動することで、Microsoft Teamsに送信されている他のメッセージと併せてその日の予定を確認できるようになるため、重要な予定を見落とすことがなくなるかもしれません。
各メンバーが複数の予定や会議予定を正確に把握することにもつながります。

2.手動での確認作業を省略できる

GoogleカレンダーとMicrosoft Teamsを連携することで、手動でGoogleカレンダーを確認する作業をなくせる可能性があります。
例えば、Microsoft Teamsの通知を見るだけでGoogleカレンダーの予定情報を把握できるようになり、確認にかかる担当者の作業負担を減らせるかもしれません。
作業の自動化により、Googleカレンダーを確認時に開く手間が省けるので、スケジュール管理にかかる時間の短縮にもつながります。

3.チーム連携が強化される

Googleカレンダーの予定がMicrosoft Teamsへ自動通知されることにより、各メンバーのスケジュール状況に沿ったタスク調整をスムーズに行えるようになるかもしれません。
例として、チームメンバーやマネージャーが朝一番にMicrosoft Teamsでスケジュールチェックを行うことにより、個々の予定を確認しやすくなるはずです。これにより、適切なタイミングでタスクを依頼できる環境を整えられる可能性があります。
プロジェクト単位での業務が多い場合、チーム全体が各自のスケジュールを把握しやすくなることで、タスク進行の効率化がとチーム連携の強化が図れる見込みがあるでしょう。

まとめ

今回紹介したGoogleカレンダーとMicrosoft Teamsの連携を導入することで、その日の予定情報をGoogleカレンダーから取得し、指定した内容でMicrosoft Teamsに自動的に通知されるようになります。
予定情報の確認作業が自動化されることで、毎日のスケジュール管理の手間を削減できるようになり、重要会議や定期タスクの見落としを防ぐことにもつながります。
さらに、指定したチャンネルに通知が行われることで、チーム内での予定情報の共有やタスクの割り振りをスムーズに行えるようになるかもしれません。
ぜひYoomを活用して、アプリ連携による自動化を体験してください。