フォームの内容をもとにZendeskにチケットを作成して、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Webサイトのフォームから寄せられる問い合わせや依頼に対し、手動でZendeskにチケットを作成し、関係者にMicrosoft Teamsで通知する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、転記ミスや通知漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると同時にZendeskへのチケット作成とMicrosoft Teamsへの通知が自動で完了するため、こうした定型業務の負担を解消し、迅速で正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの問い合わせ対応をZendeskで行っており、手動起票に課題を感じる方
• ZendeskとMicrosoft Teamsを併用し、チケット作成のたびに手動で通知している方
• 顧客サポートや社内ヘルプデスクの対応速度と正確性の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信からチケット作成、関係者への通知までを自動化し、手作業にかかっていた時間を他の重要な業務に充てることができます。
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力ミスやチケットの作成漏れ、関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ZendeskとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでZendeskの「チケットを作成」アクションを設定し、フォームで受け取った情報を紐付けます。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、チケットが作成されたことを通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーでは、チケット作成に必要な情報（氏名、件名、問い合わせ内容など）を取得するための項目を任意で設定してください。
• Zendeskの「チケットを作成」アクションでは、ご自身のサブドメインを設定し、フォームで受け取った内容をもとに件名や詳細などを指定します。
• Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを指定し、メッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

• ZendeskとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zendeskはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。