■概要
Microsoft Teamsでのコミュニケーションが活発になるにつれて、重要な情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記する際に手間や入力ミスが発生していませんか。また、頻繁なメッセージの確認と転記作業が、他の重要な業務を圧迫することもあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルにメッセージが送信された際に、その内容から必要な情報をAIが抽出し、Google スプレッドシートのレコードを自動で更新できるため、こうした課題の解消につながります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Microsoft Teamsのメッセージ情報をGoogle スプレッドシートで管理している方
- 手作業でのデータ転記による時間ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方
- 定型的な情報収集・更新業務を自動化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに、Google スプレッドシートへ自動でデータが更新されるため、転記作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による転記ミスや、更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに貢献します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft TeamsとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチームやチャネルを指定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容からどの情報を抽出するかを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを更新する」アクションを設定し、抽出したデータを用いてどのスプレッドシートのどのレコードを更新するかを指定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローの起動間隔の調整や、通知を受け取るチームID、チャネルIDを任意で設定してください。
- AI機能のデータ抽出設定では、抽出したいデータの種類に合わせて変換タイプを選択し、固定値や前のステップで取得したアウトプット情報（例えばMicrosoft Teamsのメッセージ本文など）を活用して、抽出対象のテキストや抽出項目を柔軟にカスタムしてください。
- Google スプレッドシートのレコード更新設定では、連携するスプレッドシートのIDやシート名、そしてAI機能で抽出したアウトプット情報を活用して、更新対象の行を特定する条件や、更新する値を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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