■概要
Googleカレンダーで作成した予定を、都度手作業でAsanaのタスクに転記していませんか？こうした二度手間は時間がかかるだけでなく、入力漏れや共有忘れといったミスにも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が追加されるだけで、自動でAsanaにタスクを作成し、Gmailで関係者に通知することが可能です。CalendarとAsanaの連携を自動化し、タスク管理の効率を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GoogleカレンダーとAsanaを併用し、タスク登録を手作業で行っている方
- CalendarとAsanaを連携させ、チームのタスク管理を効率化したいと考えている方
- 予定の作成からタスク化、通知までの一連の流れを自動化したいプロジェクトマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleカレンダーに予定が作成されると自動でAsanaにタスクが追加されるため、手作業による転記時間を短縮できます。
- 手作業での情報入力が不要になることで、タスクの登録漏れや内容の誤りといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Googleカレンダー、Asana、GmailをYoomに連携します。
- トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでカレンダーの予定内容からタスク名や詳細などを抽出します。
- 続いて、オペレーションでAsanaを選択し、「タスクを追加」アクションで、抽出した情報を基にタスクを作成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、タスクが作成された旨を関係者に通知します。
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、カレンダーの予定から抽出したい項目（タスク名、担当者、期日など）を任意に設定できます。
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先アドレスを任意で設定できるほか、本文に固定のテキストを入れたり、前のステップで取得した予定の詳細などを変数として埋め込んだりすることが可能です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■注意事項
- Asana、Googleカレンダー、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
