Microsoft Teamsで特定の会議予定が送信されたら、AIでデータを抽出しGoogle カレンダーで予定を作成する

■概要

Microsoft Teamsで会議の連絡を受けた際、手作業でGoogle カレンダーに予定を登録するのは手間がかかり、入力漏れや日時の間違いも起こりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定チャネルに会議予定が投稿されると、AIがその内容から日時や件名などのデータを抽出します。
さらに、自動でGoogle カレンダーに予定を作成するため、スムーズなスケジュール管理を実現できるはずです。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとGoogle カレンダーで会議や予定を管理している方
• 会議招集のメッセージから手動でカレンダー登録する作業を効率化したいと考えている方
• AIを活用したデータ抽出や業務の自動化に関心を持つ方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿を起点に自動でGoogle カレンダーへ予定が作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるカレンダーへの情報転記ミスや、予定登録の漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとGoogle カレンダーをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」アクションを設定し、特定のチャネルを指定します。
3. 次に、分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを処理するように条件を指定します。
4. 続いて、AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsのメッセージ内容から会議名、日時などの情報を抽出します。
5. 最後に、Google カレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にカレンダーへ予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、どのようなメッセージを受信した際に後続の処理を実行するか、キーワードや条件を任意に設定・追加することが可能です。
• AI機能でテキストからデータを抽出する際には、抽出対象とする項目（会議名、参加者、日時など）や抽出精度を高めるための指示（プロンプト）を、実際のメッセージ内容に合わせて柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

• Microsoft Teams、Google カレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。