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「Google Driveに新しいプロジェクトフォルダを作ったら、毎回Trelloでタスクカードを手で作成している…」
「Google Driveにアップされた請求書の内容を、Trelloのカードに転記する際にミスが起こりがち…」
このように、ファイル管理にGoogle Drive、タスク管理にTrelloを利用する中で、2つのツール間での情報連携を手作業で行うことに限界を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Google Driveでのファイルやフォルダの動きをきっかけに、Trelloのカードを自動で作成・更新する仕組み</span>があれば、こうした日々の定型業務から解放され、入力ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より創造的なコア業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても直感的に操作できるノーコードツールで簡単に実現可能です。
ぜひこの機会に導入し、日々の業務をもっとスマートにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Google DriveとTrelloを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google DriveとTrelloのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたファイル管理とタスク管理の間の情報共有を自動化できます。例えば、Google Driveに特定のフォルダが作成された際に、関連するタスクをTrelloにカードとして自動で起票したり、格納された請求書の内容をOCRで読み取ってカードを作成したりすることが可能になります。
ここでは、具体的な自動化のユースケースをテンプレートとしてご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google Driveに特定のプロジェクトフォルダが作成されたタイミングで、関連するタスクをTrelloに自動でカードとして起票できるため、<span class="mark-yellow">手動でのカード作成漏れを防ぎ、プロジェクトの初動をスムーズに開始できます。</span>
この連携は、アプリのデータを直接もう一方のアプリに連携するシンプルな構成です。
Google Driveに格納された請求書や契約書などのPDFファイルから、<span class="mark-yellow">OCR機能でテキスト情報を自動で読み取り、その内容を基にTrelloカードを作成できる</span>ため、書類の内容確認とタスク化を同時に完了させ、経理処理や契約管理業務を効率化します。
この連携には、AIや正規表現によるデータ抽出処理が含まれます。
それでは、さっそく実際にGoogle DriveとTrelloを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとTrelloの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Trello
[Yoomとは]
今回はGoogle Driveにフォルダが作成されたら、Trelloにカードを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認出来たら、Google Driveのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにTrelloと入力し、対象のアイコンをクリックします。
アカウント名、アクセストークン、APIキーを設定し追加をクリックします。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Trelloの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを確認してみましょう。
ここからフローを作成していきます！あらかじめ用意されているフロー「テンプレート」を使えば、簡単に設定が可能です。
まずはテンプレートをコピーしましょう。Yoomにログイン後、下のバナーから「試してみる」をクリックしてください。
以下のポップアップが表示されたらOKをクリックし設定をはじめましょう！
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに追加されます。マイプロジェクトは左のメニューバーから確認できます。
【事前準備】
今回はGoogle Driveのフォルダに新しいファイルやフォルダが作成されたらフローが起動するため、この段階で連携予定のフォルダに新しいファイルやフォルダを作成しておきましょう。
はじめに1つ目の工程をクリックします。
ここではGoogle Driveに新しくファイルが追加されたらフローボットが起動する設定を行います。
この画面では、以下の項目がすでに設定されているため「次へ」をクリックして進みましょう。
次の画面で、必須項目を設定しましょう！まず「トリガーの起動間隔」を選択します。
トリガーの起動間隔は、5分・10分・15分・30分・60分から選べます。
※プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意下さい。
次に、フォルダIDのフィールドをクリックすると既に作成済みのフォルダ候補が出てくるので、連携したいフォルダを選択します。
選択したら連携テストを行います。「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると取得した値が表示され、Google Driveのデータが確認できます。「保存する」をクリックして完了です！
取得した値について、詳しくはこちらの記事をご参照ください。なお、この取得した値はこの後の設定で活用でき、Trelloに自動登録可能です！
続いて、先ほど取得した情報を、Trelloに反映する設定を行います。
下記の赤枠をクリックしてください。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定になるので、下記を参考に入力しましょう。
その他の項目は、必要に応じて任意で設定しましょう。（未設定のままでも問題ありません！）
また、カードの説明の箇所にも詳細な補足を追記可能です。
例えば以下のようにURLのアウトプットを記載することで、Trelloから特定のGoogle Driveのフォルダへアクセスしやすくなります！
設定ができたら、「テスト」ボタンをクリックしましょう。
成功すると、下記のようにTrelloに新しいカードが登録されているはずなので確認してみてください。
正しく登録されているのを確認できたらYoomの画面に戻り、画面下部の「保存する」ボタンを押しましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はGoogle DriveからTrelloへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にTrelloからGoogle Driveへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Trelloで新しいタスクカードが作成されると同時に、<span class="mark-yellow">そのタスクに関連する資料を保管するためのGoogle Driveフォルダが自動で生成される</span>ため、手動でのフォルダ作成の手間を省き、情報の整理整頓を徹底できます。
Trelloのカードに添付されたファイルを<span class="mark-yellow">自動的にGoogle Driveの指定フォルダにバックアップ保存する</span>ことで、ファイルの散在を防ぎ、重要な資産を一元管理できます。
Google DriveやTrelloのAPIを活用することで、ファイル管理やタスク管理をスムーズに効率化できます。
Yoomにはこれらの業務を自動化できるテンプレートが多数用意されているので、ぜひご活用ください！
Google Driveでの自動化を導入することで、ファイル保存やドキュメント生成を効率化できます。
例えば、フォームの回答や契約書のデータを自動で保存・整理できるため、管理業務の手間を削減可能です。契約業務やバックオフィス担当者にとって、文書管理の正確性向上にもつながります！
Trelloでの自動化を導入することで、外部ツールからの情報をカード化し、タスク管理を効率化できます。
例えば、問い合わせやチケット情報を自動でTrelloに追加することで、対応漏れを防ぎ、チーム全体での進捗共有がスムーズになります。サポート担当者や開発チームに特に有効です！
Google DriveとTrelloの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理の間のデータ転記作業やタスク作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを未然に防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は情報の抜け漏れを心配することなく、常に最新の状況に基づいたアクションを迅速に取れるようになり、本来注力すべき戦略的な業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Googleの共有ドライブでも同じように連携できますか？
A : 可能です。個人のマイドライブではなく、チームで利用する共有ドライブでのファイルを自動化の対象にできます。
Q：Trelloの更新をGoogle Driveに反映できますか？
A : Trelloでのステータス変更をトリガーにして、Google Drive側のフォルダを整理・移動等が可能です。
なお、Trelloをトリガーにした場合のアクションは以下の通りとなります。
Q：連携が失敗した場合、どうなりますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が送信されます。通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することができます。エラー内容を確認し、修正が必要な場合は、Yoomのヘルプページを参考にしてみてください。ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Yoomヘルプセンター
Yoomお問い合わせ窓口
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