Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたら、マネーフォワード Adminaの情報も更新する方法

企業における従業員管理では、正確で迅速な情報更新が求められます。
しかし、複数のシステムで手動入力を行うと時間と労力がかかり、ミスの原因にもなりますよね。
そこで今回は、Google スプレッドシートで従業員管理表が更新された際に、マネーフォワード Adminaの情報も自動で更新する方法をご紹介します。
この連携を活用して、情報更新の手間を省き、業務の効率化と正確性の向上を実現させましょう！

こんな方におすすめ

Google スプレッドシートとマネーフォワード Adminaを活用して、更新プロセスを簡略化したい方
従業員の入社・退職や部署異動が多く、システムへのデータ入力作業を負担に感じている方
人事情報の更新漏れやデータ入力ミスによるトラブルを防ぎたいと考えている人事担当者
データの整合性を保ちながら効率的に管理業務を行いたい企業担当者

Google スプレッドシートとマネーフォワード Adminaの連携メリットと具体例

メリット1: 作業の重複をなくし、効率化が叶う

従業員情報の管理において、Google スプレッドシートとマネーフォワード Adminaの両方に情報を手動で更新する作業は時間と労力を要します。このプロセスを自動化することで、同じ情報を複数のシステムに入力する手間がなくなり、業務効率を向上させることができます。
さらに、ミスが発生する可能性も減少します。たとえば、従業員のメールアドレスを変更した際にGoogle スプレッドシートへ入力すると、自動的にAdminaにも反映され、片方への入力忘れや人為的ミスを防げます。

メリット2: スピーディな情報更新で迅速な共有をサポート

Google スプレッドシートでの変更がスピーディにマネーフォワード Adminaに反映されるため、従業員管理情報を常に最新の状態に保つことができます。例えば、新しい従業員が入社した際、Google スプレッドシートに情報を入力するだけでAdminaにもスムーズに反映され、必要なSaaSツールのアカウントを素早く設定することが可能になります。
これにより、人事など企業担当者が時間をかけて情報の整合性を確認する必要がなくなることで、迅速かつ正確な情報共有につながります。

メリット3: 更新管理コスト削減

Google スプレッドシートの従業員管理情報が自動でAdminaに連携されることで、不要なアカウントの管理が簡素化され、コストの削減につながります。例えば、退職した従業員の情報がGoogle スプレッドシートで更新されると、Adminaでのアカウントもスムーズに無効化されます。その結果、不要なコストが削減されると同時に、新規従業員に迅速なツール利用環境が提供されます。
従業員が増減する企業や部署異動が多い場合、手動の見落としや管理遅れを減らせるため、自動化は特にオススメです。

それではここからノーコードツールYoomを使い、「Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたらマネーフォワード Adminaの情報も更新する方法」をご説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたらマネーフォワード Adminaの情報も更新する方法

Google スプレッドシートの従業員管理表が更新されると、マネーフォワード Adminaの情報も更新されるフローです。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとマネーフォワード Adminaをマイアプリ連携
Google スプレッドシートで従業員管理表を作成
テンプレートをコピー
Google スプレッドシートのトリガー設定およびマネーフォワード Adminaのアクションを設定
トリガーをONにし、フローボットの起動準備完了

Yoomを利用していない方は、こちらから無料登録をしてください。
すでにYoomを利用している方は、ログインしてください。

ステップ1：Google スプレッドシートとマネーフォワード Adminaをマイアプリ連携

まず、Google スプレッドシートとマネーフォワード AdminaをYoomに連携するには、マイアプリに登録します。
最初に、マイアプリ登録を済ませておくと自動化設定がスムーズにできます。

1.Yoom管理画面の左側で「マイアプリ」を選択し、「+新規接続」をクリックします。

2.続く画面で、Google スプレッドシートとマネーフォワード Adminaを検索して選ぶと、次の画面に遷移します。

‍〈Google スプレッドシートの場合〉

上記画面で「Sign in with Google」をクリックし、下記画面で連携したいGoogleアカウントにログインします。

連携するアカウントを確認して「次へ」をクリックします。

「Googleドライブの全てのファイルの表示、編集、作成、削除」にチェックを入れ、「続行」をクリックすると、マイアプリへの登録が完了します。

‍〈マネーフォワード Adminaの場合〉

アカウント名（任意の名称）、アクセストークンを入力し、「追加」をクリックします。
「マイアプリを登録しました。」と表示されたら連携は完了です。‍

‍　〈アクセストークンとして入力するAPIキーの入手方法〉

マネーフォワード Adminaにログインし、下記画面から「設定」→「APIキー一覧」→「+APIキーを作成する」をクリックします。

任意のAPIキー名を入力し、「生成する」をクリックします。

APIキーが生成されたら「コピー」をクリックし、Yoomの画面に戻ってアクセストークンの欄にペーストしましょう。

次に、テンプレートを利用して設定を進めます。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

ステップ2：Google スプレッドシートで従業員管理表を作成

Google スプレッドシートで従業員管理表をまだ作成していない方は、作成しておきましょう。
今回は、上記画像のように作成しました。

ステップ3：Google スプレッドシートのトリガーを設定

Google スプレッドシートのトリガーを設定します。「行が追加されたら」をクリックしてください。

内容を確認して「次へ」をクリックすると、「アプリトリガーのAPI接続設定」という下記画像のページに遷移します。

「トリガーの起動間隔」は、5分、10分、15分、30分、60分を選択できます。
「スプレッドシートID」と「シートID」は、IDを直接入力するか、入力欄をクリックしてシート名を検索してください。
「テーブルの範囲」と「一意の値が入った列」は、該当シートを確認しながら設定しましょう。

※プランによって、設定可能なテーブル（表）の範囲上限や、トリガーの最短の起動間隔が異なりますのでご注意ください。

各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにGoogle スプレッドシートの情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

ステップ4：マネーフォワード Adminaのアクションを設定

マネーフォワード Adminaのアクションを設定します。「アイデンティティを更新」をクリックしてください。

内容を確認して「次へ」をクリックすると、「API接続設定」のページに遷移します。

「組織ID」は、マネーフォワード Adminaにログインし、下記の画面から確認できます。
‍

各項目の欄をクリックし、下記画像のように示された候補からGoogle スプレッドシートの値を選択してください。

各項目の設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。

アウトプットにマネーフォワード Adminaの情報が表示されていることを確認し、「保存する」をクリックしてください。

これでフローボット稼働の準備が完了です。
「全ての設定が完了しました！」という案内が表示されたら、「トリガーをON」をクリックします。お疲れ様でした！

これで、Google スプレッドシートで従業員管理表が更新されたら、マネーフォワード Adminaの情報も自動的に更新されます。

その他のGoogle スプレッドシートやマネーフォワード Adminaを使った自動化の例

他にも、Google スプレッドシートやマネーフォワード Adminaを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. 毎月、マネーフォワード Adminaのサービス毎の支出額をGoogle スプレッドシートに記録する

マネーフォワード Adminaで毎月のサービス支出額をGoogle スプレッドシートに記録するフローです。月ごとのサービス支出額を自動同期できるため、確認や転記の労力を削減できます。

2. kintoneで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する

kintoneで従業員情報が登録されると、マネーフォワード Adminaにも自動で追加するフローです。入力作業が効率化され、人事担当者の業務工数の削減や、人的ミスによる入力エラーの防止が可能となります。

3. SmartHRで従業員情報が登録されたらマネーフォワード Adminaに追加する

SmartHRで従業員情報を登録すると、マネーフォワード Adminaに自動で追加されるフローです。頻繁に新入社員やアルバイトを採用し、複数のシステムへの登録が手間になっている方にオススメです。

まとめ

この記事の内容はいかがでしたか？データ管理や共有に便利なGoogle スプレッドシートと、SaaS管理効率化が期待できるマネーフォワード Adminaを連携することで、情報更新の手間が減り、業務効率を向上できます。手動入力によるミスや更新漏れを防ぎ、常に最新の従業員情報を維持したい方やリスク管理を重視する方にオススメです。

ノーコードでアプリを連携できるYoomを活用し、業務の効率化と精度向上を体感してください。