Google スプレッドシートで発注先が登録されたら、マネーフォワード クラウド債務支払にも登録する方法

ステップ1：Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド債務支払をマイアプリ連携

はじめに使用するアプリのマイアプリ登録を行いましょう。
事前にマイアプリに登録しておくと、フローの設定がスムーズになりますよ。
まず、Google スプレッドシートのマイアプリ登録を行います。
Yoomの画面左にあるマイメニューにアクセスし、画面右の新規接続ボタンを押します。

次に、検索窓にGoogle スプレッドシートと入力し、表示された候補から「Google スプレッドシート」を選択します。
以下の画面が表示されるので、「Sign in with Google」をクリックしましょう。

連携するアカウントを選択しましょう。

内容を確認して「次へ」をクリックします。

最後に、連携アカウントと内容を確認したら「続行」をクリックします。

続いて、マネーフォワード クラウド債務支払を登録しましょう。
先ほどと同様に、検索窓にマネーフォワード クラウド債務支払と入力し、表示された候補から「マネーフォワード クラウド債務支払」を選択します。
「アプリケーションID」と「シークレット」をそれぞれ入力し、「追加」をクリックしましょう。
※詳しい登録方法はこちらをご確認ください。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド債務支払がマイアプリに表示されていれば、登録完了です。

ステップ2：Google スプレッドシート「行が追加されたら」のトリガーを設定

ここから、自動化の設定を行っていきましょう。
以下のバナーの「試してみる」をクリックしてフローボットをコピーしてくださいね。

クリックすると以下のような画像が出てくるのでOKを押します。

以下の画面が表示されたら「タイトル」と「説明」を確認しましょう。
変更が必要な場合は、該当箇所をクリックすることで変更可能です。

最初にGoogle スプレッドシートで情報が登録された際に起動するトリガーの設定を行いましょう。
「行が追加されたら」をクリックしたら下記の設定を行っていきます。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「トリガーアクション」→行が追加されたら

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細の設定をしていきます。

「トリガーの起動間隔」→選択し、設定してください
※トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「スプレッドシートID」→候補から選択してください

「シートID」→候補から選択してください

設定したGoogle スプレッドシートを確認しましょう。
今回は以下のように設定しました。
任意の項目を追加してもOKです！
ただし、以下の項目はマネーフォワード クラウド債務支払の登録の必須項目なので必ず設定しましょう。
また、取引先IDはマネーフォワード クラウド債務支払で取引先の登録が完了したら追加する項目です。
テストの際は空欄で大丈夫です。
項目の設定を忘れないようにしましょう。

Yoomの設定に戻ります。
作成したGoogle スプレッドシートの内容に合わせて、下記の項目の設定をしましょう。

「テーブルの範囲（始まり）」→今回はAに設定
「テーブルの範囲（終わり）」→今回はDに設定
「一意の値が入った列」→今回はAを設定

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ3：マネーフォワード クラウド債務支払「取引先を作成」、Google スプレッドシート「レコードを更新する」のアクションを設定

次にマネーフォワード クラウド債務支払への登録を行います。
「取引先を作成」をクリックし、下記の設定を行いましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「マネーフォワード クラウド債務支払と連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「アクション」→取引先を作成

設定が完了したら、「次へ」をクリックします。

詳細を設定します。

「事業者ID」→候補から選択てください

「取引先コード」「取引先名」→「行が追加されたら」のアウトプットから設定

Google スプレッドシートで登録された内容を登録するために、アウトプットを使用します。
アウトプットで項目を入力すると、フロー起動ごとに変動した値を設定することができますよ。
※アウトプットについて詳しくはこちらをご覧ください。

「住所」「電話番号」→「行が追加されたら」のアウトプットから設定
「事業者区分」「国内外区分」→選択し、設定してください

「反社チェック実施」「下請区分」→選択し、設定してください

Google スプレッドシートで取得したアウトプット以外の必須項目は、設定した内容がすべての登録レコードに反映されます。
内容は変動することができないので注意しましょう。

すべて設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

最後に、Google スプレッドシートにマネーフォワード クラウド債務支払で登録された取引先IDを追加して、レコードを更新しましょう。
「レコードを更新する」をクリックしましょう。

「タイトル」→必要に応じて変更可能
「Google スプレッドシートと連携するアカウント情報」→アカウントが合っているか確認
「実行アクション」→レコードを更新する

連携するデータベースを設定しましょう。

「スプレッドシートID」→候補から選択してください
「スプレッドシートのタブ名」→候補から選択してください
※トリガーで設定したスプレッドシートと同じものを設定するようにしましょう。
「テーブル範囲」→シートの項目に合わせて設定してください

設定完了後、「次へ」をクリックしましょう。

更新するレコードの条件を指定します。
今回Google スプレッドシートのA列に設定した「取引先コード」を一意の値としているため、それを使用していきます。
「取引先コード」が「Google スプレッドシートで行が追加されたら」のアクションで取得できた値と一致するよう、以下のように設定します。

更新する項目を指定しましょう。
「取引先ID」の欄に「取引先を作成」のアクションで取得できた、「作成した取引先ID」のアウトプットを設定します。
このようにGoogle スプレッドシートに登録情報を更新しておくと、他のフローに情報を使用したり、どの情報がどの取引先として登録されたのか明確にできます。

設定が完了したら、「テスト」を実行し、成功したら「保存する」をクリックしましょう。

ステップ4：Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド債務支払の自動化の動作確認

最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。

設定おつかれ様でした！

さらに自動化するには

チャットツールとの連携

今回のフローに続けて、ご自身の使っているチャットツールと連携を行うのはいかがでしょうか？
フローの完了報告ができることで、新規の情報が登録されたことをチーム全体に通知することができます。
また、チャットに通知を行うことで、チャット上で企業名を検索するだけで登録の有無を確認できるため、ツールにアクセスすることなく情報を取得することにつながりますよ。
通知内容には先ほど紹介したアウトプットを使うことで、より詳細を通知することにもつながります。
フローの最後、「＋」マークから使用しているアプリを連携してくださいね。

メールを送信する

新規の発注先の登録が行われたことで起動するこのフローに、先方への定型メールを送信することもできますよ。
今回Google スプレッドシートに登録した情報に加えて、担当者名とメールアドレスなどの情報を追加しましょう。
次に、フローの最後に「メールを送信する」を追加し、メールの内容を作成しましょう。
{{会社名}}{{担当者名}}様……というように、宛名と送信先メールアドレスにアウトプットを使用するだけで、定型メールの送信が設定できます。
また、必要に合わせてファイルの送信もできるため、初めて発注先として登録された企業に宛てた資料などの添付も活用してみてくださいね。
Gmail、Outlook、Yoom独自のメールの3つから選択できますよ！

マネーフォワード クラウド債務支払を使ったその他の自動化例

他にもマネーフォワード クラウド債務支払を使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1. マネーフォワード クラウド債務支払で支払依頼が承認されたらGoogle スプレッドシートに追加する

はじめに紹介するのは、支払い依頼が承認されたことを追加するフローです。支払いの履歴が自動でGoogle スプレッドシートに登録され一元管理できるため、経理業務の効率化につながるでしょう。

2. Google Workspaceで従業員が登録されたら、マネーフォワード クラウド債務支払にも登録する

次に紹介するフローは、Google Workspaceとの連携です。マネーフォワード クラウド債務支払をデータベースとして利用し、従業員情報を登録している場合、システムや人事担当者の負担軽減につながる可能性があります。

3. マネーフォワード クラウド債務支払で支払依頼が承認されたらSlackに通知する

最後に紹介するのは、支払い依頼が承認されたことをSlack連携に通知するフローです。このフローを活用することで、支払い処理の迅速化が実現できるかもしれませんね。

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド債務支払の連携メリットと具体例

メリット1：二重入力の削減と業務負担の軽減

Google スプレッドシートに発注先を登録するたびに、マネーフォワード クラウド債務支払へ同じ情報を手動で入力するのは、担当者にとって大きな負担になります。この連携を活用すると、入力作業が不要になり、担当者の負担を大幅に軽減できるでしょう。例えば、購買担当者がGoogle スプレッドシートに新規の発注先を追加すると、自動的にマネーフォワード クラウド債務支払へ登録を行います。そのため、会計担当者は一時管理のために再度入力する必要がなくなり、負担が軽減されます。また、手動入力による転記ミスも防止し、発注情報の整合性を保つことにつながるでしょう。

メリット2：支払い処理の遅延を防ぐ

発注先が増えるほど、支払い処理の管理は煩雑になります。手動でマネーフォワード クラウド債務支払へ登録する場合、入力漏れや登録の遅れが発生することがあります。この自動化を導入すれば、発注先の登録と支払い時の情報登録が完了するため、支払い漏れや遅延を防ぐことができます。例えば、小規模企業の会計担当者がGoogle スプレッドシートで発注管理を行っている場合、毎月の支払い処理時にマネーフォワード クラウド債務支払の情報が未登録だと業務の遅延が発生します。しかし、この連携により発注のタイミングで支払い先も登録されるため、経理処理がスムーズになるでしょう。

メリット3：情報の一元管理

発注情報をGoogle スプレッドシートとマネーフォワード クラウド債務支払の両方で管理する場合、情報の追加が手動になると作業漏れが発生し、一方だけしか更新されないリスクがあります。例えば、複数の担当者や部門間で発注先情報を管理している企業では、各部署が個別にデータを更新することで発生していた情報の食い違いを、自動更新によって回避し、統一された最新のデータを利用できるようになるでしょう。これにより、登録情報が統一され、データの不整合を防ぐことにつながりそうです。

まとめ

Google スプレッドシートとマネーフォワード クラウド債務支払の連携により、業務効率が大幅に向上し、入力ミスや支払い漏れなどのリスクの軽減につながります。この連携を活用することで、日々の業務負担を減らし、重要な業務に集中できるかもしれません。
今回の記事を参考に、ご自身の業務に自動化を取り入れてみてはいかがでしょうか？Yoomを活用することで、業務プロセスの最適化と組織全体の生産性向上につながるかもしれませんよ。