Google スプレッドシートとXeroを連携して、Google スプレッドシートで行が追加されたらXeroに請求書を作成する方法

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

• Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ登録
• Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定
• Xeroで請求書を作成する設定
• テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとXeroとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとXeroをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Xeroのマイアプリ登録

Xeroも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Xeroのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。

以上で、Google スプレッドシートとXeroのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとXeroのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が追加されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が追加されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が追加されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Xeroで請求書を作成する設定

1.フローに戻ります。次に、「Create Invoice」のアイコンをクリックしてください。

2.Xeroと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「Create Invoice」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
Tenant IDは候補から選択してください。
以下のように設定するとGoogle スプレッドシートの情報を引用してContact IDを追加できます。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.最後に、「レコードを更新する」のアイコンをクリックしてください。

5.Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「レコードを更新する」を選択します。

6.データベースの連携を設定してください。
スプレッドシートID、スプレッドシートのタブ名の入力欄をクリックすると、候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

7.更新したいレコードの値を設定してください。
入力欄をクリックすると、アウトプットが表示されるので、適宜活用してください。
以下の場合だと、Google スプレッドシートから取得しているContact IDを挿入しています。

8.更新後のレコードの値を設定してください。
以下の場合だと、Xeroから取得したInvoice IDをGoogle スプレッドシートに挿入する形となります。
設定が完了したら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

9.これで、【Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに請求書を作成する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

YoomならIT初心者でも簡単に設定が完了します。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシート・Xeroを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとXeroを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの請求書を更新するフローです。
今回紹介したフローではXeroに請求書を作成していましたが、このテンプレートを活用すると、Xeroの請求書を更新できます。
例えば、営業チームが顧客情報を更新すると、その情報が自動的に請求書にも反映されるため、経理部門の作業負担を軽減できるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに注文書を作成するフローです。
‍このテンプレートを活用することにより、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、注文書が自動的に作成されます。
これにより作業時間が削減され、プロジェクトの進行や新しいアイデアの実現にも注力しやすくなるでしょう。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroのアイテムを更新するフローです。
このテンプレートを活用することで、Google スプレッドシートの行が更新されると、自動的にXeroのアイテムを更新できます。
これにより、手動更新の手間を削減し、担当者はより重要なタスクに集中できるようになるでしょう。

まとめ

Google スプレッドシートとXeroを連携することで、Google スプレッドシートに新しい行を追加すると、Xero上に自動的に請求書を作成できるようになりました。
これにより、日々の請求処理にかかる作業時間を短縮し、他の重要なタスクに時間を割けるようになるでしょう。
Yoomはプログラミング不要で、初心者でも安心して始められるツールです。
毎月の請求書処理やスケジュール管理など、繰り返しの作業を、用意されたテンプレートを使って効率的に自動化することが可能です。
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