Google スプレッドシートとXeroを連携して、Google スプレッドシートで行が更新されたらXeroの連絡先を更新する方法

Google スプレッドシートは、複雑な計算やデータ分析を簡単に行えるため、業務や学習に活用しやすい便利なツールです。関数やフィルタ機能も充実しており、初心者から上級者まで使いやすい点が魅力です。
しかし、Google スプレッドシートの更新内容に合わせて、Xeroの連絡先を手動で更新する必要があると、負担が大きくなるかもしれません。
本記事では、Google スプレッドシートとXeroを連携する際のメリットや、設定方法について解説します。

本記事はこんな方におすすめ

今回紹介する内容は以下のような方々におすすめです！

Google スプレッドシートとXeroをそれぞれ活用しており、情報更新の手間を感じている方
営業部門と経理部門間の情報共有をスムーズにし、タイムラグを解消したい方
複数のツール間でのデータ一貫性を保ちながら、業務を自動化したいと考えている方

Google スプレッドシートとXeroの連携のメリットと具体例

メリット1:データ入力ミスの削減

手作業で複数のシステムに同じデータを入力する場合、どうしても入力ミスが発生するリスクがあります。
例えば、営業部門がGoogle スプレッドシートに入力した顧客情報をXeroに転記する際、入力漏れやタイプミスが発生する可能性があります。
特に顧客情報が頻繁に更新される場合や入力件数が多い場合には、そのリスクは高まります。
アプリ連携により、Google スプレッドシートのデータが更新されると、自動的にXeroの連絡先も更新されるため、データの一貫性が保たれ、正確な情報に基づいて業務を進めることができるようになります。
例えば、営業部門がGoogle スプレッドシート上で顧客の住所変更を更新した場合、経理部門が使用するXeroの顧客情報も同時に更新されるため、請求書の発行ミスなどを防ぐことができるでしょう。
結果として、業務の質や組織全体のパフォーマンスにも良い影響を与えることが期待できます。

メリット2:担当者の作業負担を軽減

手作業でのデータ転記作業は、担当者にとって大きな負担となります。
特に、複数のシステムに同じデータを入力する必要がある場合、その作業時間は膨大なものになります。
例えば、営業担当者がGoogle スプレッドシートを更新し、その内容を経理担当者に共有する際、予想外の時間がかかることがあります。
自動化を導入することで、これらの作業を効率化し、各担当者の負担を軽減することが可能です。
これにより、営業担当者は顧客対応や新規案件の開拓といった重要業務に集中でき、経理担当者は財務管理や予算作成といった専門的なタスクに取り組む時間を確保できるようになるでしょう。
結果として、業務負担が軽減されることで、各部門が本来の目的により専念できる環境に近づくかもしれません。

メリット3:情報共有の迅速化

手作業での情報共有は、どうしてもタイムラグが発生します。
例えば、営業部門がGoogle スプレッドシートに新しい顧客情報を追加しても、経理部門がその情報をもとにXeroの連絡先を更新するまでには時間を要します。
情報共有の遅れによって、請求書の発送が遅れたり、顧客への迅速な対応が妨げられる可能性があります。
特に担当者変更は頻繁に発生するため、手作業での更新では情報伝達が遅延しやすく、業務効率が低下する原因になりかねません。
自動化によって、Google スプレッドシートのデータが更新されると、Xeroの連絡先も自動的に更新されるため、最新の情報に基づいた業務遂行が可能になるでしょう。
結果として、顧客対応のスピードアップや、業務プロセス全体の改善も期待できます。

本記事ではYoomを使って連携を進めていきます。
まだ利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

それではここからノーコードツールYoomを使って、【Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの連絡先を更新する】方法を説明します。

[Yoomとは]

Google スプレッドシートとXeroの連携フローの作り方

Google スプレッドシートで行が更新されたことをGoogle スプレッドシートのAPIを利用して受け取り、Xeroの提供するAPIを用いてXeroに請求書を作成することで実現が可能です。
一般的に実現にはプログラミングの知識が必要ですが、ノーコードツールのYoomを用いることでプログラミング知識がなくても簡単に実現できます。

連携フローは、大きく分けて以下のプロセスで作成していきます。

Google スプレッドシートとXeroをマイアプリ登録
Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガーの設定
Xeroで連絡先を更新する設定
テストと確認

ステップ1:Google スプレッドシートとXeroとのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
アカウントをお持ちでない場合は、まずYoomのアカウント発行ページにてアカウントを作成してください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。
今回はGoogle スプレッドシートとXeroをそれぞれ検索して、登録していきます。

Google スプレッドシートのマイアプリ登録

まず、Google スプレッドシートから登録していきましょう。入力欄にGoogle スプレッドシートと入力するとGoogle スプレッドシートのアイコンが表示されるので、アイコンをクリックします。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.連携するアカウントを選択してください。

3.内容を確認し、「次へ」をクリックします。

4.内容を確認し、「続行」をクリックしてください。
これで、Google スプレッドシートのマイアプリ登録は完了です。

Xeroのマイアプリ登録

Xeroも同じように検索して、アイコンをクリックします。

1.Xeroのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。

以上で、Google スプレッドシートとXeroのマイアプリ登録は終了です。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にGoogle スプレッドシートとXeroのアイコンが表示されているか確認してください。

その他、Yoomについての詳しい情報は、Yoomヘルプセンターをご確認ください。

テンプレートの選択と格納場所の準備

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。

ステップ2:Google スプレッドシートで行が更新されたら起動するトリガーの設定

今回は、Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用するので、以下のリンク先を参照してください。

Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項

1.まず、一番上の「行が更新されたら」をクリックします。

2.タイトルは自由に設定してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報を入力します。
トリガーは「行が更新されたら」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。
トリガーの起動時間は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で間隔を選択できます。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご確認ください。
スプレッドシートID、シートIDは入力欄をクリックすると候補が表示されるので、その中から選択してください。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

ステップ3:Xeroで連絡先を更新する設定

1.フローに戻ります。次に、「Create or Update Contacts」のアイコンをクリックしてください。

2.Xeroと連携するアカウント情報を入力します。
アクションは、「Create or Update Contacts」を選択します。
入力が終わったら、「次へ」をクリックします。

3.各項目を設定していきます。必須項目は必ず入力してください。
入力欄をクリックすると先ほど取得したアウトプットや候補が表示されます。
Tenant IDは候補から選択してください。
例えば、Google スプレッドシートで取引先の情報を管理をしている場合、以下のように設定すると、Google スプレッドシートで取引先の担当者のメールアドレスに変更があった際に、Xero側にも自動でメールアドレスが反映されるようになります。
設定が終わったら「テスト」をクリックし、問題がなければ「保存する」をクリックしてください。

4.これで、【Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの連絡先を更新する】というフローが完成しました。

ステップ4:テストと確認

設定が完了すると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」ボタンをクリックすると、フローボットが起動します。

Yoomならプログラミング不要で使い始められます。
以下のリンクから、この便利なフローをお試しください。

Google スプレッドシート・Xeroを使ったその他の自動化例

他にもGoogle スプレッドシートとXeroを使った自動化の例がYoomにはたくさんあるので、いくつか紹介します。

1.Google スプレッドシートで行が追加されたら、Xeroに連絡先を作成するフローです。
今回紹介したフローはXeroの連絡先を更新するものでしたが、このテンプレートを使えば、新しい連絡先をXeroに作成することも可能です。
例えば、営業チームがGoogle スプレッドシートで顧客情報を管理している場合、その情報がXeroに自動で反映されることで、請求書の作成や支払い管理をスムーズに行えるようになるでしょう。

2.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの注文書を更新するフローです。
‍このテンプレートを活用することにより、Google スプレッドシートで行が更新された際に、Xeroの注文書も自動で更新されるようになります。
これにより、複数のデータを頻繁に管理する業務では、時間の節約と作業効率の向上が期待できます。

3.Google スプレッドシートで行が更新されたら、Xeroの請求書を更新するフローです。
このテンプレートを活用することで、Google スプレッドシートで行が更新された際に、自動的にXeroの請求書を更新できます。
顧客情報や請求額の変更が発生した際にも自動で反映されるため、データ入力作業にかかる時間を削減できます。

まとめ

Google スプレッドシートとXeroを連携することで、Google スプレッドシートで行が更新されると、Xeroの連絡先も自動で更新できるようになりました。
これにより、連絡先データの更新作業が効率化され、日々の顧客対応や帳簿管理がスムーズになるでしょう。
業務を自動化したいと思っていても、「技術的な知識が必要では」と感じて一歩を踏み出せない方も少なくないでしょう。そんな方にこそおすすめしたいのがYoomです。
Yoomには、豊富なテンプレートが用意されており、難しい設定は不要です。
業務の効率化を目指す方は、ぜひYoomを試してみてください。