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営業や企画の仕事をしていると、急に会議の予定が入ることがあるかもしれません。
複数の部署や異なる拠点のメンバーを繋げてミーティングをする際、Zoomを使えばとても便利です。
Googleスプレッドシートに追加された情報をもとに自動でZoomミーティングを作成できれば、セッティングの手間が省けて効率的です。
そんな便利な連携をノーコードで実現できるのがYoomです。
本記事では、GoogleスプレッドシートとZoomを連携するメリットと、専門知識なしで簡単にできる連携方法を詳しくご紹介します。
ぜひ、この記事を参考に試してみてください！
GoogleスプレッドシートとZoomを連携することで、ミーティングの設定が自動化され、設定にかかっていた時間の削減が期待できます。
チーム内でGoogleスプレッドシートを共有すれば、誰でも簡単に会議設定ができるため、Zoomの操作に慣れていない人も安心です。
業務のスピードアップに繋がり、他のタスクのために時間を確保できるようになるでしょう。
手動でミーティングを設定する際、うっかり時間を間違えたり、同じ時間帯に複数の会議を入れてしまったりするミスが発生しがちです。
しかし、Googleスプレッドシートに情報を入力するだけで正確にミーティングが設定されるため、これらのヒューマンエラーを防ぐことが期待できます。
[Yoomとは]
それでは、Yoomを使ってノーコードでGoogleスプレッドシートとZoomを連携する手順をご紹介します。
今回作成するのは「Googleスプレッドシートで行が追加されたらZoomでミーティングを作成する」フローボットです。
プログラミングができなくても、簡単に設定できます。
下のリンクから、この便利なテンプレートをお試しください。
事前に準備しておくと作業がスムーズにできます。
Yoomはノーコードでアプリ連携の実装ができるツールです。
Yoomの無料登録ページからアカウントを発行して、まずはフリープランからお試しください。30秒で登録できます！
登録したアカウントにログインしてください。
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1.GoogleスプレッドシートとZoomのアプリ連携を行います。マイアプリの「新規接続」からアプリを選択します。
2.使用するアカウントでログインします。
・Googleスプレッドシートは、以下の画面で任意のアカウントを選択し、ログインします。
・Zoomは、以下の画面で「Client ID、Client secret」を入力し、新規登録を行います。※詳しくはこちらをご覧ください。
3.連携できたら、マイアプリにアイコンが表示されます。
1.下のテンプレートリンクから「試してみる」をクリックします。
2.ワークスペース一覧から任意のワークスペースを選択します。
3.使用するテンプレートをコピーできました！
1.アプリトリガーの「行が追加されたら」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、トリガーアクションは「行が追加されたら」を選択します。
次へをクリックします。
3.アプリトリガーのAPI接続設定ページでは、以下の項目を設定します。
※スプレッドシートIDとシートIDは、候補から選択できます。
※テーブルの範囲と一意の値が入った列は、列名を手入力してください。
・トリガーの起動間隔:5分、10分、15分、30分、60分から任意の時間を選択※プランによって選択できる時間が異なります。
・スプレッドシートID
・シートID
・テーブルの範囲(始まり)
・テーブルの範囲(終わり)
・一意の値が入った列※必ず一意の列を入力してください。値が重複していると正しく動かない場合があります。
テストをクリックします。
「テスト成功」を確認したら、保存するをクリックします。
1.アプリと連携するの「ミーティングを作成」をクリックします。
2.連携アカウントとアクションを選択ページでは、任意のタイトルに変更し、アクションは「ミーティングを作成」を選択します。
次へをクリックします。
3.API接続設定ページでは、以下の項目を設定します。
Googleスプレッドシート上の情報が反映されるようアウトプットを活用しましょう！※「必須」となっている項目は、必ず設定してください。
・メールアドレス
・トピック
・日付
・開始時刻
・会議時間
テストをクリックします。
「テスト成功」を確認したら、保存するをクリックします。
1.データベースを操作するの「レコードを更新する」をクリックします。
2.データベースの連携ページでは、任意のタイトルに変更し、実行アクションは「レコードを更新する」を選択します。
続いて、データベースの連携を設定します。
・スプレッドシートID:候補から任意のスプレッドシート名を選択
・スプレッドシートのタブ名:候補から任意のタブ名を選択
・テーブル範囲:テーブル範囲を手入力
次へをクリックします。
3.データベース操作の詳細設定ページでは、以下の項目を設定します。
①更新したいレコードの条件※更新するレコードを特定するために、他と重複しない項目を条件に設定します。
②更新後のレコードの値※更新する項目は、アウトプットを活用して入力します。
テストをクリックします。
「テスト成功」を確認したら、保存するをクリックします。
フローボットの設定は完了です。
最後にトリガーをONにして、フローが動くようにしておきましょう！
Yoomには、他にもGoogleスプレッドシートとZoomを使った自動化の例が多数あるので、いくつか紹介します。
1.Googleスプレッドシートで新しく行が追加されたらZoomでユーザーを追加するフローです。ユーザー登録が多い部署では、作業時間を大幅に節約することができそうですね。
2.Googleスプレッドシートで新しく行が追加されたらZoomでウェビナーに登録者を追加するフローです。手作業による入力ミスや重複登録を防ぐことが期待できます。
3.Googleスプレッドシート上で日付が今日に該当するレコードを取得し、毎日一括でSlackに通知するフローです。スプレッドシートでスケジュール管理をしている方にとって、予定をうっかり忘れてしまうことがなくなり、大変便利です。
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