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とにかく早く試したい方へ
YoomにはBoxとConfluenceを連携して、コンテンツを自動作成するためのテンプレートが用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
「Boxに入れたドキュメントを、毎回Confluenceに転記してる…」
「新しい資料が出るたびにページを作り直して、本業が進まない…」
そんな状況に心当たりはありませんか？
日常的にBoxに資料をためていると、そのたびにConfluence側でページを新規作成して、タイトルをつけて…というフローが繰り返されます。
これが積み重なると大きな負担になってしまうこともありますよね…。
もし、Boxにファイルが格納されたら、その内容を自動的に読み取ってConfluenceのページとして作成してくれる仕組みがあれば、すごく助かりませんか？
空いた時間でちょっと気持ちに余裕もできるし、チームへの共有ももっとスムーズになりそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、自動化を活用して業務をもっと楽にしましょう！専用フォルダとコンテンツの作成をほぼ同時に行うには？
一般的な手法として、BoxとConfluence、この二つのツール間で情報を連携するとなると、Boxの共有リンクをコピーし、Confluenceにペーストしなければなりません。
手作業が主となるので、もっと効率的な方法はないかと模索されている方も少なくないはず。
このお悩みを解決するために自動化プラットフォームの活用がおすすめです。
幾つかの有用ツールが存在しますが、気軽にかつ安心して長期運用したいのなら、ノーコード自動化ツールYoomを導入してみるのはいかがでしょうか。BoxとConfluenceを連携してできること
BoxとConfluenceのAPIを連携させれば、Boxに格納されたファイル情報をトリガーにしてConfluenceにページを自動作成するなど、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。
これにより、転記ミスを防ぎ、迅速かつ正確な情報共有を実現できるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例を複数紹介するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
Boxにアップロードされた契約書や請求書などのファイル内容を、手動で確認してConfluenceのページに転記する作業は時間がかかり、ミスも発生しがちです。
この連携では、ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容でConfluenceページを新規作成するため、ドキュメント管理と情報共有のプロセスを効率化できます。
Boxで特定条件に合うファイルが格納されたら、OCRしてConfluenceにフォルダを作成する
特定のプロジェクト名や顧客名が含まれるファイルだけをConfluenceで管理したい場合、手動での仕分けと処理は煩雑になります。
この連携では、ファイル名などの条件で処理を分岐させ、該当ファイルのみをOCRで読み取ってConfluenceに専用ページを作成するため、必要な情報だけを整理・共有する自動化が可能です。
BoxとConfluenceの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にBoxとConfluenceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとConfluenceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Confluence
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxの連携
Boxのマイアプリ登録については、以下の手順をご参照ください。
Confluenceの連携
こちらもナビに沿って登録を行います。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Boxのトリガー設定
まず事前準備として、Boxでトリガーとなるフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として、下記のような「Test」フォルダを準備しました。
このフォルダにファイルがアップロードされたら、トリガーが起動するよう設定していきます！
準備ができたらYoomの設定画面に戻り、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしてください。
成功したら「次へ」をクリック。
これで指定したフォルダとYoomの連携が出来ました。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
なお、この後の操作で画像やPDFファイルから文字を読み取る設定を行います。
そのため、ここでは文字が記載されている画像やPDFファイルをアップロードしてください。
例として下記の画像ファイルを追加しました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら「保存」してください。
下記のようにBoxの情報が反映されていればOKです！
ちなみに、ここで取得した値は次のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
ステップ4：Boxのダウンロード設定
先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
下記赤枠をクリックしましょう。
ステップ3と同様タイトルを確認して、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDは、入力欄をクリックすると下記のような表示がされるので、Boxから取得した「コンテンツID」を選択しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Boxのフォルダにファイルがアップロードされるごとに、そのBoxのコンテンツIDを動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じコンテンツIDが選択されてしまうため注意が必要です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、「ダウンロード」ボタンが表示されるので、ファイルの内容が正しいか確認してください。
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大で300MBです。
ただし、アプリによってはそれより小さいサイズに制限されることもあります。
ステップ5：画像やPDFから文字を読み取る設定
先ほどダウンロードしたファイルの内容を、文字を読み取る設定をします。
下記の赤枠をクリックして進みましょう。
詳しい設定方法については下記リンクをご参照ください。
下記のような画面になるので、タイトルを必要に応じて修正しましょう。
アクションは、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
（）内に表記されている文字数から情報を読み取れるので、文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細設定に入ります。
「ファイルの添付方法」は、あらかじめ設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」も設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
「使用するAI」は、プルダウンから変更可能です。
「言語」も読み取りたいファイルの言語を設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のように、指示した通りのテキストが抽出されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：Confluenceでページ作成の設定
最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用して、Confluenceでページを新しく作成する設定をします。
まずは、下記赤枠をクリックしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Confluenceに新しいページが作成されているはずなので確認してください。
下記のように設定した内容のページが作成されていればOKです！
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
ConfluenceのデータをBoxに連携したい場合
今回はBoxからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
情報共有の起点となるConfluenceの活動に応じて、Boxでのファイル管理を自動化できます。
Confluenceにページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
Confluenceで議事録やプロジェクト計画のページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのBoxフォルダを手動で作るのは二度手間です。
この連携を使えば、Confluenceにページが作成されると同時に対応するフォルダをBoxに自動生成するため、ドキュメントとファイルの関連付けがスムーズになり、管理が楽になります。
Confluenceで特定条件に合うページが作成されたら、Boxにフォルダを作成する
「重要」タグが付いたページや、特定のプロジェクトに関するページが作成された時だけBoxにフォルダを作成したい場合、この連携ではページのタイトルやラベルを条件に処理を分岐させることができます。
これにより、必要な情報だけを体系的にBoxで管理し、ストレージを効率的に利用することが可能です。
BoxとConfluenceを活用したその他の自動化例
Yoomでは、BoxとConfluenceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
Boxを使った便利な自動化例
他にも、BoxにアップロードされたファイルをAIで要約してNotionに整理したり、保存時に自動で名前を整えてOneDriveに格納する仕組みを作ることが可能です。
ファイルに関する定型業務を自動化することで、安心して本来の業務に集中できます。
■概要
Boxに保管した契約書や議事録の情報を、都度手作業でNotionに転記していませんか。ファイルの内容を確認し、要点をまとめて入力する作業は、時間もかかりヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、BoxとNotionを連携させ、ファイルが格納されると自動でOCRが文字情報を読み取り、AIが要約してNotionのデータベースへ追加します。BoxとNotion間での煩雑な手作業から解放され、重要な情報管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Boxに格納したファイル情報をNotionで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
・議事録や契約書などの要点をNotionに集約し、ナレッジ共有を効率化したいと考えている方
・BoxとNotionの連携を自動化し、情報管理の工数を削減したいチームのリーダーや担当者の方
■注意事項
・Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は以下をご覧ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者
・大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方
・手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー
・デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
・データの一元管理と共有を強化したい経営者の方
■注意事項
・BoxとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
BoxとOneDriveを併用していると、手作業でのファイル移動やコピーに手間がかかることはありませんか。
また、ファイル名が統一されず、後から目的のファイルを探すのに苦労するケースも少なくありません。
このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。
手作業による非効率なファイル管理を解消し、OneDriveとBox間でのスムーズなデータ連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・BoxとOneDriveを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
・OneDriveやBoxに格納するファイルの命名規則を統一し、管理を効率化したい方
・複数のクラウドストレージ間におけるバックアップや情報共有を自動化したいと考えている方
■注意事項
・Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
■概要
Gmailの添付ファイルをOCRで読み取り、Boxに自動保存するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailの添付ファイルをBoxで仕分けして管理している方
・添付ファイルの確認作業やBoxへのファイル保存を効率化したい方
・Boxへの添付ファイルの保存作業の漏れを防止したい方
■注意事項
・Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにPDFを発行してBoxに格納する」ワークフローは、回答内容の管理を効率化します。
自動でPDFを発行しBoxに格納するため、作業時間が削減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを利用してデータ収集を行っている方
・収集したデータを迅速にPDF形式で保存したいと考えている方
・記録や保管を効率的に行いたい方
・クラウドストレージサービスのBoxを利用している方
・Boxを活用して文書やファイルを管理しているが、手動でのアップロードに手間を感じている方
・複数のファイルを迅速に管理したい企業担当者やチームメンバー
■注意事項
・Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Confluenceを使った便利な自動化例
Confluenceでページが作成された際にSlackへ自動通知したり、GitHubのプルリクエストやTrelloのカードをもとにページを生成することが可能です。
新しいアイデアや進行中のタスクが自動でページ化されることで自然とナレッジが積み上がるため、次のアクションを決めやすくなります。
Confluenceでページが作成されたらSlackに通知するフローです。
■概要
「GitHubでIssueが作成されたらConfluenceにページを作成する」フローは、開発プロセスにおける情報共有をスムーズにする業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・GitHubとConfluenceを併用している開発チームのリーダー
・Issue管理とドキュメント作成に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・情報共有の効率化を図りたいソフトウェアエンジニア
・手動でのデータ入力に時間を取られているチームメンバー
・プロジェクトの透明性を高めたい経営者
■注意事項
・GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
「Microsoft Teamsメッセージが投稿されたら、Confluenceでページを作成する」フローは、コミュニケーションとドキュメント管理を効率的に連携させる業務ワークフローです。
Microsoft Teamsでの重要な会話や情報を自動的にConfluenceに記録し、情報の一元管理を実現します。
これにより、チーム全体での情報共有がスムーズになり、業務の透明性が向上します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Microsoft TeamsとConfluenceを日常的に使用しているチームリーダー
・情報共有やドキュメント管理に手間を感じているプロジェクトマネージャー
・コミュニケーション履歴を体系的に保存したいIT担当者
・業務の自動化を検討している中小企業の経営者
・チーム内の情報共有を効率化したいと考えているメンバー
■注意事項
・Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Typeformでアンケートや問い合わせフォームを運用する中で、送信された情報をConfluence上で手動で管理することに手間を感じていませんか。特に、フォームの回答ごとに手作業でフォルダを作成していると、時間がかかるだけでなく、作成漏れなどのミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、TypeformとConfluenceをスムーズに連携させ、フォームが送信されると同時にConfluenceに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Typeformで受け付けた回答を、Confluenceを使ってチームで管理している方
・TypeformからConfluenceへの手作業による情報整理に、非効率を感じている方
・顧客からの問い合わせやプロジェクト情報を、迅速かつ正確に整理、共有したいと考えているチームリーダーの方
■注意事項
・TypeformとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Typeformで回答内容を取得する方法は以下を参照してください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
「Confluenceにページが作成されたらTrelloにカードを作成する」フローは、Confluenceで新しいページが作成されると自動的にTrelloに対応するカードを追加する業務ワークフローです。
これにより、ドキュメントの更新とタスク管理をシームレスに連携させ、チームの効率を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
・ConfluenceとTrelloを日常的に使用しているチームリーダー
・ドキュメント作成とタスク管理の連携を自動化したいプロジェクトマネージャー
・手動での情報転記に時間を取られたくない業務担当者
・チーム内の情報共有とタスク管理を一元化したい企業のIT担当者
■注意事項
・ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
BoxとConfluenceの連携を自動化することで、ファイル転記やページ作成といった手作業を減らし、ヒューマンエラーの発生も抑えられます。
毎日の細かい作業に追われなくなることで、ファイル整理や情報共有が楽になり、会議準備や報告書作成もスムーズに進みます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を指定して自動化できますか？
A：
ミニプラン以上で利用可能な、分岐オペレーションを活用することで複数の条件を組み合わせることが可能です。
例えば、下記画像のようにすることで、ファイルのタイトルに「重要」という文字が含まれている場合のみ、後続のフローを実行することができます。
「進行先を切り替える」オペレーションもあるので、業務に合わせて使用してください。
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：
印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見えるファイルの使用を推奨します。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：
アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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