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「Boxに入れたドキュメントを、毎回Confluenceに転記してる…」
「新しい資料が出るたびにページを作り直して、本業が進まない…」
そんな状況に心当たりはありませんか？
日常的にBoxに資料をためていると、そのたびにConfluence側でページを新規作成して、タイトルをつけて…というフローが繰り返されます。
これが積み重なると大きな負担になってしまうこともありますよね…。
もし、<span class="mark-yellow">Boxにファイルが格納されたら、その内容を自動的に読み取ってConfluenceのページとして作成してくれる仕組み</span>があれば、すごく助かりませんか？
空いた時間でちょっと気持ちに余裕もできるし、チームへの共有ももっとスムーズになりそうですよね！
今回ご紹介する自動化の設定は、専門的な知識がなくてもノーコードで簡単に設定できます。
ぜひこの記事を参考に、自動化を活用して業務をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">BoxとConfluenceを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
BoxとConfluenceのAPIを連携させれば、Boxに格納されたファイル情報をトリガーにしてConfluenceにページを自動作成するなど、これまで手作業で行っていた業務を自動化できます。
これにより、転記ミスを防ぎ、迅速かつ正確な情報共有を実現できるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例を複数紹介するので、気になる内容があればぜひクリックしてみてください！
Boxにアップロードされた契約書や請求書などのファイル内容を、手動で確認してConfluenceのページに転記する作業は時間がかかり、ミスも発生しがちです。
この連携では、ファイルをOCRで自動的にテキスト化し、その内容でConfluenceページを新規作成するため、<span class="mark-yellow">ドキュメント管理と情報共有のプロセスを効率化</span>できます。
特定のプロジェクト名や顧客名が含まれるファイルだけをConfluenceで管理したい場合、手動での仕分けと処理は煩雑になります。
この連携では、ファイル名などの条件で処理を分岐させ、該当ファイルのみをOCRで読み取ってConfluenceに専用ページを作成するため、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを整理・共有する自動化</span>が可能です。
それでは、さっそく実際にBoxとConfluenceを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでBoxとConfluenceの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Box／Confluence
[Yoomとは]
今回は「Boxに格納されたファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Boxの連携
Boxのマイアプリ登録については、以下の手順をご参照ください。
Confluenceの連携
先ほどと同じように検索ボックスにConfluenceと入力し、対象のアイコンをクリックします。
Confluenceにログインします。
Eメールアドレスを入力するか、他のログイン方法を選択してください。
ここではGoogleアカウントでログインしていきます。
連携したいアカウント情報を選択してください。
画面をスクロールし、「Accept」をクリックしましょう。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
まず事前準備として、Boxでトリガーとなるフォルダを用意しておきましょう。
今回は例として、下記のような「Test」フォルダを準備しました。
このフォルダにファイルがアップロードされたら、トリガーが起動するよう設定していきます！
準備ができたらYoomの設定画面に戻り、「フォルダにファイルがアップロードされたら」をクリック。
タイトルと連携するアカウント情報を任意で設定し、トリガーアクションはテンプレート通りに「フォルダにファイルがアップロードされたら」のまま「次へ」をクリックします。
テキストボックス下部の説明を参考に、フォルダのコンテンツIDを入力してテストしてください。
成功したら「次へ」をクリック。
これで指定したフォルダとYoomの連携が出来ました。
ここで一旦Boxに移り、先ほど作成したフォルダにファイルをアップロードしましょう。
なお、この後の操作で画像やPDFファイルから文字を読み取る設定を行います。
そのため、ここでは文字が記載されている画像やPDFファイルをアップロードしてください。
例として下記の画像ファイルを追加しました。
アップロードしたらYoomの設定画面に戻り、再度「テスト」をクリック。
成功したら「保存」してください。
下記のようにBoxの情報が反映されていればOKです！
ちなみに、ここで取得した値は次のステップで活用します。
※取得した値とは、トリガーやオペレーションにて取得した値を指します。
取得した値は、オペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
先ほど取得した情報をもとに、ファイルをダウンロードする設定をします。
下記赤枠をクリックしましょう。
ステップ3と同様タイトルを確認して、アクションは「ファイルをダウンロード」のまま「次へ」をクリックします。
コンテンツIDは、入力欄をクリックすると下記のような表示がされるので、Boxから取得した「コンテンツID」を選択しましょう。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Boxのフォルダにファイルがアップロードされるごとに、そのBoxのコンテンツIDを動的に反映できます。
なお、取得した値を活用せず手入力すると、ずっと同じコンテンツIDが選択されてしまうため注意が必要です。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、「ダウンロード」ボタンが表示されるので、ファイルの内容が正しいか確認してください。
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
※ダウンロードできるファイルの容量は最大で300MBです。
ただし、アプリによってはそれより小さいサイズに制限されることもあります。
先ほどダウンロードしたファイルの内容を、文字を読み取る設定をします。
下記の赤枠をクリックして進みましょう。
詳しい設定方法については下記リンクをご参照ください。
下記のような画面になるので、タイトルを必要に応じて修正しましょう。
アクションは、デフォルトで「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
（）内に表記されている文字数から情報を読み取れるので、文字数と消費タスク量に注意し、必要に応じて変更してください。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしましょう。
詳細設定に入ります。
「ファイルの添付方法」は、あらかじめ設定されている通りでOKです。
「抽出したい項目」も設定されていますが、編集・追加する場合はカンマ区切りで入力してください。
「使用するAI」は、プルダウンから変更可能です。
「言語」も読み取りたいファイルの言語を設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行し成功するか確認してください。
下記のように、指示した通りのテキストが抽出されていればOKです！
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用して、Confluenceでページを新しく作成する設定をします。
まずは、下記赤枠をクリックしましょう。
タイトルやアクションは先ほどと同様に、修正・確認をして次に進んでください。
API接続設定の画面になるので、下記を参考に設定しましょう。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
成功すると、Confluenceに新しいページが作成されているはずなので確認してください。
下記のように設定した内容のページが作成されていればOKです！
最後に、「保存」を押して次のステップへ進みましょう。
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう！
今回はBoxからConfluenceへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にConfluenceからBoxへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
情報共有の起点となるConfluenceの活動に応じて、Boxでのファイル管理を自動化できます。
Confluenceで議事録やプロジェクト計画のページを作成するたびに、関連ファイルを保管するためのBoxフォルダを手動で作るのは二度手間です。
この連携を使えば、Confluenceにページが作成されると同時に対応するフォルダをBoxに自動生成するため、<span class="mark-yellow">ドキュメントとファイルの関連付けがスムーズになり、管理が楽に</span>なります。
「重要」タグが付いたページや、特定のプロジェクトに関するページが作成された時だけBoxにフォルダを作成したい場合、この連携ではページのタイトルやラベルを条件に処理を分岐させることができます。
これにより、<span class="mark-yellow">必要な情報だけを体系的にBoxで管理し、ストレージを効率的に利用</span>することが可能です。
Yoomでは、BoxとConfluenceに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
もし気になるものがあればぜひこちらも試してみてくださいね！
他にも、BoxにアップロードされたファイルをAIで要約してNotionに整理したり、保存時に自動で名前を整えてOneDriveに格納する仕組みを作ることが可能です。
ファイルに関する定型業務を自動化することで、安心して本来の業務に集中できます。
Confluenceでページが作成された際にSlackへ自動通知したり、GitHubのプルリクエストやTrelloのカードをもとにページを生成することが可能です。
新しいアイデアや進行中のタスクが自動でページ化されることで自然とナレッジが積み上がるため、次のアクションを決めやすくなります。
BoxとConfluenceの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">ファイル転記やページ作成といった手作業を減らし、ヒューマンエラーの発生も抑えられます。</span>
毎日の細かい作業に追われなくなることで、ファイル整理や情報共有が楽になり、会議準備や報告書作成もスムーズに進みます。
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を指定して自動化できますか？
A：ミニプラン以上で利用可能な、分岐オペレーションを活用することで複数の条件を組み合わせることが可能です。
例えば、下記画像のようにすることで、ファイルのタイトルに「重要」という文字が含まれている場合のみ、後続のフローを実行することができます。
「進行先を切り替える」オペレーションもあるので、業務に合わせて使用してください。
Q：OCRの読み取り精度はどのくらいですか？
A：印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見えるファイルの使用を推奨します。
Q：連携がエラーになった場合、どのように検知・対処できますか？
A：アプリ連携時の失敗はYoomの画面で失敗したことが表示されます。
連携が失敗した原因として、ログイン情報の入力ミスなどが考えられるので、画面左側の「マイアプリ」からマイアプリ連携を再度お試しください。
また、フローボットでエラーが発生した場合はYoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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