【ノーコードで実現】BoxのファイルデータをConfluenceに自動転記する方法

‍■概要

Boxに保管した契約書や議事録の情報を、都度手作業でNotionに転記していませんか。ファイルの内容を確認し、要点をまとめて入力する作業は、時間もかかりヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、BoxとNotionを連携させ、ファイルが格納されると自動でOCRが文字情報を読み取り、AIが要約してNotionのデータベースへ追加します。BoxとNotion間での煩雑な手作業から解放され、重要な情報管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに格納したファイル情報をNotionで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• 議事録や契約書などの要点をNotionに集約し、ナレッジ共有を効率化したいと考えている方
• BoxとNotionの連携を自動化し、情報管理の工数を削減したいチームのリーダーや担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイル格納を起点に、内容の読み取りからNotionへの追加までを自動化し、これまで手作業で行っていた情報整理の時間を短縮します
• 手作業での転記に伴う入力ミスや確認漏れを防ぎ、Notionで管理する情報の正確性を高めることで、信頼性の高いデータベースを構築できます

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとNotionをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定します
4. 次に、AI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します
5. さらに、AI機能の「要約する」アクションで、抽出したテキストを要約します
6. 最後に、Notionの「レコードを追加する」アクションを設定し、要約結果などをNotionのデータベースに追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、本ワークフローを起動させる対象のフォルダを任意で指定してください
• AI機能で要約するアクションでは、出力したい文字数や「箇条書きで」といった要約の形式を任意に設定することが可能です
• Notionへレコードを追加するアクションでは、追加先のデータベースや、どのプロパティにどの情報（要約内容、ファイル名、格納先のURLなど）を格納するかを任意で設定してください

■注意事項‍

• Box、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細はこちらをご覧ください。
  

■概要

「Boxにアップロードされた画像からOCRでテキストを抽出し、その結果をMicrosoft SharePointにPDFで保存する」ワークフローは、画像データの管理と情報活用を効率化する業務ワークフローです。
Boxに保存された画像を自動で解析し、抽出したテキストをPDF形式でSharePointに保存することで、データの整理と共有がスムーズに行えます。

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■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとMicrosoft SharePointを日常的に利用している企業の情報管理担当者
• 大量の画像データからテキスト情報を効率的に抽出・管理したい方
• 手動でのデータ転送に時間と労力を費やしているチームリーダー
• デジタル化を進め、業務プロセスを自動化したいと考えているIT担当者
• データの一元管理と共有を強化したい経営者の方

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■このテンプレートを使うメリット

画像から情報を取得することに時間や手間がかかっている場合、このフローは有効的です。
Boxに登録されたファイルを自動で画像からのテキスト抽出とPDF保存を自動化し、作業時間を大幅に短縮することができます。
また、手動入力によるヒューマンエラーを削減し、データの正確性を確保でき、スタッフの負担減少につながります。

■概要

BoxとOneDriveを併用していると、手作業でのファイル移動やコピーに手間がかかることはありませんか。
また、ファイル名が統一されず、後から目的のファイルを探すのに苦労するケースも少なくありません。このワークフローは、Boxにファイルがアップロードされると、AIが自動でファイル名を変更し、指定のOneDriveフォルダへ格納します。手作業による非効率なファイル管理を解消し、OneDriveとBox間でのスムーズなデータ連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• BoxとOneDriveを併用し、手作業でのファイル転送に手間を感じている方
• OneDriveやBoxに格納するファイルの命名規則を統一し、管理を効率化したい方
• 複数のクラウドストレージ間におけるバックアップや情報共有を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのアップロードを起点にOneDriveへの格納までが自動化されるため、手作業でのファイル移動やリネームにかかる時間を短縮することができます。
• 手作業によるファイル名の変更ミスや、OneDriveへの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとOneDriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
3. 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、新しいファイル名を生成するための指示（プロンプト）を入力します。
5. 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルとAIが生成したファイル名を指定して格納します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で設定してください。
• AI機能では、プロンプトを自由にカスタマイズすることで、「【アップロード日】_元のファイル名」など、任意の命名規則でファイル名を自動生成できます。
• OneDriveへのアップロード設定では、格納先のフォルダを固定値で指定したり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。

■注意事項

• Box、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
  

■概要

取引先からGmailで届く請求書や発注書を手作業でダウンロードし、Boxに保存していませんか。この作業は時間がかかる上に、ファイルの保存漏れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、特定のGmailで受信した添付ファイルをAIが自動でOCR処理し、内容に応じたファイル名でBoxへ保存するため、こうした定型業務を正確かつ効率的に自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する請求書などを手作業でBoxに保存している経理・営業事務担当者の方
• 取引先からの添付ファイルをBoxで管理しており、一連の業務を効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイルの保存漏れや、ファイル名の付け間違いといったミスを防ぎたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailの添付ファイルダウンロードからBoxへのアップロードまでを自動化できるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 人の手による作業を介さないため、ファイルの保存漏れやファイル名の入力ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、正確な管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. オペレーションでGmailの添付ファイルをダウンロードするアクションを設定し、トリガーで受信したメールの添付ファイルを取得します。
4. オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」を設定し、抽出した情報（請求書番号や日付など）を元に任意のファイル名を生成します。
6. 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロードする」を設定し、生成したファイル名で指定のフォルダにファイルを保存します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• このワークフローで利用するOCR機能（画像・PDFから文字を読み取る）は、チームプランまたはサクセスプランでご利用いただける機能です。フリープランやミニプランではエラーとなるためご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランで利用できる機能は、2週間の無料トライアル期間中にお試しいただくことが可能です。

■概要

Googleフォームで収集した申込やアンケート情報を、一件ずつ手作業でPDF化し、Boxへ格納する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されると、その内容をもとにPDFを自動で発行し、Boxの指定フォルダへ格納までの一連の流れを自動化できます。これにより定型業務の効率化と人的ミスの防止に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した申込情報などを手作業でPDF化している担当者の方
• Boxを社内のファイルストレージとしており、手動での格納作業を効率化したい方
• フォーム回答後の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を活用したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム回答からPDF発行、Boxへの格納までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に充てることが可能になります。
• 手作業によるコピー＆ペーストのミスやファイルの格納漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を向上させます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google ドキュメント、BoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、対象のGoogleフォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle ドキュメントを選択し、フォームの回答内容を差し込んだPDFファイルを作成するアクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでBoxを選択し、作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードするよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガーの設定で、この自動化のきっかけとしたいGoogleフォームを任意で選択してください。
• Google ドキュメントのアクションで、あらかじめ作成した帳票テンプレートを指定し、フォームのどの回答項目をテンプレートのどこに差し込むかを設定します。
• Boxのアクションで、生成されたPDFファイルを格納したいフォルダを任意で指定してください。

■注意事項

• Googleフォーム、Box、Google ドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

■概要

Confluenceで作成した議事録や仕様書などのページを、都度Slackで共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか？
手作業での共有は、対応の遅れや連絡漏れが発生する原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、Confluenceでページが作成されたことをトリガーに、指定したSlackチャンネルへ自動で通知できます。
これにより、情報共有の抜け漏れを防ぎ、チーム内の連携を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Confluenceで作成したページの情報を、Slackで迅速にチームへ共有したいと考えている方
• 手作業による通知の遅れや連絡漏れをなくし、情報共有の確実性を高めたいチームリーダーの方
• ConfluenceとSlack間の手動での連携作業に非効率を感じ、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceでページが作成されると自動でSlackに通知されるため、これまで手作業での共有に費やしていた時間を削減することができます。
• 手作業による通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を確実かつスピーディーにチームへ展開できます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面でConfluenceとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでConfluenceを選択し、「ページが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでConfluenceの「ページを取得」アクションを設定し、作成されたページの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、取得したページ情報をもとに任意のチャンネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceのトリガー設定で、通知の対象としたいConfluenceのクラウドIDを任意で設定してください。
• Confluenceでページ情報を取得するアクションで、ドラフト状態のページを取得するかどうかや、特定のステータスのページのみを対象にするかなどを任意で設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、通知先のチャンネルIDや、通知メッセージの内容（ページのタイトルやURLなど）を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• ConfluenceとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。

■概要

GitHubで新しいIssueが作られるたびにConfluenceで関連ページを手作業で作成していませんか？この作業は、開発のスピードを落とすだけでなく、ページの作成漏れといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、GitHubでのIssue作成をトリガーにConfluenceのページが自動で作成され、こうした連携作業の手間を解消し、ドキュメント管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• GitHubとConfluence間の情報連携を手作業で行い、非効率を感じている開発担当者の方
• Issueに基づいた仕様書や議事録の作成漏れを防ぎ、管理を徹底したいプロジェクトマネージャーの方
• 開発チームのドキュメント管理プロセスを自動化し、標準化したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• GitHubでのIssue作成後に自動でConfluenceのページが作成されるため、ドキュメント作成に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるページの作成漏れや、Issue情報の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、ドキュメントの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GitHubとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGitHubの「Issueを取得」アクションを設定し、トリガーとなったIssueの詳細情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、取得したIssueの情報をもとにページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceの「ページを作成」オペレーションでは、ページのタイトルや本文の内容を自由にカスタマイズできます。固定のテキストと、前段のGitHubから取得したIssueのタイトルや担当者といった動的な値を組み合わせて、独自のフォーマットでページを作成することが可能です。

■注意事項

• GitHub、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Microsoft Teamsでの議論や共有事項を、後から参照できるようConfluenceにまとめる作業は重要ですが、手作業では手間がかかり抜け漏れも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定のチャネルへのメッセージ投稿をきっかけに、AIが内容を整理しConfluenceにページを自動で作成します。議事録作成やナレッジ蓄積にかかる工数を削減し、チームの情報共有を円滑にします。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの議論を、手作業でConfluenceに転記している方
• 議事録作成や情報共有のプロセスを自動化し、業務効率を改善したいチームリーダーの方
• 手作業による転記ミスや共有漏れを防ぎ、情報の正確性を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの投稿内容が自動でConfluenceにページとして作成されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業によるコピー＆ペーストのミスや、重要な情報の記載漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとConfluenceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容から必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、抽出した情報を元にページを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、フローボットを起動する対象のチャネルを任意で設定してください。
• AI機能によるテキスト抽出では、トリガーで取得したメッセージ本文を変数として利用し、ページのタイトルや要約など、抽出したい項目を自由にカスタマイズしてください。
• Confluenceにページを作成する際、ページのタイトルや本文に、AIが抽出したデータや固定のテキストを変数として組み合わせて自由に設定が可能です。

■注意事項‍

• Microsoft Teams、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Typeformでアンケートや問い合わせフォームを運用する中で、送信された情報をConfluence上で手動で管理することに手間を感じていませんか。
特に、フォームの回答ごとに手作業でフォルダを作成していると、時間がかかるだけでなく、作成漏れなどのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、TypeformとConfluenceをスムーズに連携させ、フォームが送信されると同時にConfluenceに自動でフォルダが作成されるため、こうした情報管理の課題を解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Typeformで受け付けた回答を、Confluenceを使ってチームで管理している方
• TypeformからConfluenceへの手作業による情報整理に、非効率を感じている方
• 顧客からの問い合わせやプロジェクト情報を、迅速かつ正確に整理、共有したいと考えているチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Typeformでフォームが送信されると、自動でConfluenceにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名規則の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の品質向上に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、TypeformとConfluenceをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでConfluenceの「フォルダを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいてフォルダを作成するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Confluenceでフォルダを作成するアクションで、作成するフォルダの名称を任意に設定してください。Typeformで送信されたフォームの回答内容などを活用し、動的なフォルダ名を設定することも可能です

■注意事項‍

• TypeformとConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Typeformで回答内容を取得する方法はこちらを参照してください。
  
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

■概要

Confluenceで議事録や仕様書を作成した後、関連するタスクをTrelloに手動で作成する作業に手間を感じていませんか？
この手作業は、タスクの起票漏れや情報の転記ミスにつながることもあります。
このワークフローを活用すれば、Confluenceで新しいページが作成されると、その内容をもとにTrelloのカードが自動で作成されます。
これにより、情報連携の正確性を高め、タスク管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• ConfluenceとTrelloを併用し、タスク管理を手作業で行っている方
• ドキュメント作成後のタスク起票漏れを防ぎ、プロジェクトを円滑に進めたい方
• チーム内の情報共有プロセスを自動化し、生産性の向上を目指している方

■このテンプレートを使うメリット

• Confluenceでのページ作成を起点にTrelloのカードが自動で生成されるため、手作業でのタスク起票にかかる時間を短縮できます。
• 手動での情報転記が不要になることで、タスクの作成漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ConfluenceとTrelloをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでConfluenceの「ページが作成されたら」というアクションを設定し、フローを起動するスペースを指定します。
3. 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、Confluenceから取得したページタイトルやURLなどをカード情報に反映させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「新しいカードを作成」では、取得したConfluenceのページ情報を変数として埋め込むことが可能です。

■注意事項

• ConfluenceとTrelloのそれぞれとYoomを連携してください。