「イベントごとに似たようなGoogleフォームを手作業で作成していて時間がかかる…」
「Google スプレッドシートで管理しているリストをもとに Googleフォーでフォームを作りたいけど、手作業での転記は面倒だしミスも怖い…」
このように、Google スプレッドシートとGoogleフォームを連携させる際の定型的な作業に、手間や課題を感じていませんか？
もし、Google スプレッドシートに行を追加するだけで、その情報を基にGoogleフォームが自動で作成される仕組みがあれば、フォーム作成にかかる時間と手間を削減し、入力ミスといったヒューマンエラーを防ぐことができるので、より戦略的なコア業務に集中するための貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで手作業に頼っていたフォーム作成業務から解放され、業務全体の効率を大きく向上させましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle スプレッドシートとGoogleフォームを連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Googleフォームで新しいフォームを作成する
試してみる
Google スプレッドシートとGoogleフォームの連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle スプレッドシートとGoogleフォームを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle スプレッドシートとGoogleフォームの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google スプレッドシート／Googleフォーム
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回はGoogle スプレッドシートに行が追加されたら、Googleフォームで新しいフォームを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google スプレッドシートとGoogleフォームをマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Google スプレッドシートのトリガー設定およびGoogleフォームのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Googleフォームで新しいフォームを作成する
試してみる
ステップ1：Google スプレッドシートとGoogleフォームをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
以下のナビでは、Google スプレッドシートの連携方法を解説しています。
Google フォームも同様の手順なので、ナビを参照して連携を行ってください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google スプレッドシートに行が追加されたら、Googleフォームで新しいフォームを作成する
試してみる
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に格納されています。
ステップ3：Google スプレッドシートのトリガー設定
最初の設定です！
ここからは「Google スプレッドシートに行が追加されたら、Googleフォームで新しいフォームを作成する」フローボットを設定していきます。
以下の赤枠をクリックしましょう！
※Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
アクションはそのままで、アカウント情報が間違っていないか確認します。
「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で、必須項目を入力していきます。
- トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分から選択できます。
基本的には契約プランの最短起動間隔がおすすめです！
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- スプレッドシートID・シートID：入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
ここで、Google スプレッドシートの画面に移り、シートを準備しましょう！
「フォームタイトル」・「質問タイトル」・「補足説明」・「ステータス」を必ず設定してください。
※「フォームタイトル」には、新しく作成するフォームのタイトルを入力してください。回答者に見えるヘッダー部分です。
「補足説明」は、「質問タイトル」下に表示される補足説明文を入力してください。
Yoomの画面に戻り、テーブル範囲などを設定してください。
- テーブル範囲の始まり：今回の場合はA
- テーブル範囲の終わり：今回の場合はD
- 一意の値が入った列：列内で値が重複しない列を選択。今回はA
設定が完了したら、テストを行いましょう！
テストに成功すると、取得した値を取得できます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」をクリックしてください。
以上で、Google スプレッドシートのトリガー設定が完了です！
ステップ4：Googleフォームのアクション設定
ここでは、新しくGoogleフォームを作成する設定を行います。
まずは、以下の赤枠をクリックしてください。
次の画面で、連携するアカウント情報を確認してください。
アクションはそのままで、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で必須項目を設定します。
「フォームタイトル」は、Google スプレッドシートのトリガー設定で取得した値を設定しましょう。
他の項目を任意で設定して「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
上記の赤枠部分の「回答フォームのURL」をコピーしてリンクを開きましょう！
実際にフォームが作成されたことを確認できましたね。
後続の設定で使用するので、リンクは開いたままにしてください。
最後にYoom画面で「完了」をクリックして次に進みましょう！
ステップ5：Googleフォームのアクション設定
ここでは、フォームの記述式の質問に対して、タイトルや説明を追加する設定を行います。
赤枠部分をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックしましょう！
次の画面で注意事項を確認したら、必須項目を設定しましょう。
- フォームID：Googleフォームの設定で取得した値を引用して設定します。
- 挿入位置：入力欄下の注釈を参照して設定します。
- タイトル・説明文：Google スプレッドシートのトリガー設定で取得した値を引用して設定しましょう。
- 長文か短文か：候補から選択します。
設定が完了したら、「テスト」をクリックしましょう！
テストに成功すると取得した値が表示されます。
先ほどのリンクを開き、質問が追加されたか確認しましょう！
追加されたことを確認できたら、次のステップに進んでください。
ステップ6：Google スプレッドシートのレコードを更新する設定
いよいよ最後の設定です！
ここでは、Google スプレッドシートのレコードを更新する設定を行います。
以下の赤枠をクリックしましょう！
アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、画面を下にスクロールしましょう！
次の画面で、レコードを追加したいスプレッドシートIDとシート名を設定していきます！
設定後、「次へ」のボタンをクリックしてください。
ここでは、「更新したいレコードの条件」を設定します。
ここで指定した条件に合致した場合のみ、レコードの更新を行います。
今回は以下のように設定しました。
次に、「更新したいレコードの値」を設定します。
ここでは、「ステータス」列のみ設定してください。更新しない箇所は未入力でOKです。
設定を終えたら「テスト」をクリックしてください。
テスト成功の表示を確認し、「完了」をクリックしましょう！
Google スプレッドシートの画面に移り、更新されたか確認をしてみましょう。
無事に更新されましたね！
以上で、フローボットの完成です！お疲れ様でした。
ステップ：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
フロー画面に戻り、以下のようなメニューが表示されていればOKです！
早速フローを起動させる場合は、「トリガーをON」をクリックしましょう。
手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。
Google スプレッドシートやGoogleフォームを使ったその他の自動化例
Yoomを使えば、今回ご紹介したテンプレート以外にも様々な業務に応用できます。
ここでは、関連するテンプレートをいくつかご紹介します。日々の業務効率化のヒントとして、ぜひ参考にしてください。
Google スプレッドシートを使った自動化例
例えば、Google スプレッドシートのデータを起点に、書類発行や送付、請求処理、申請・問い合わせ情報の集約などの作業を自動化できます。
これにより、情報分散を防ぎ、業務の一元管理と対応スピード向上を実現できるでしょう。
Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する
試してみる
■概要
「Google スプレッドシートで行が追加されたらAirtableのレコードを作成する」フローは、日々のデータ管理作業をスムーズに進める業務ワークフローです。
例えば、営業チームがスプレッドシートに新しい顧客情報を追加すると、自動的にAirtableにそのデータが反映されます。
この連携により、手動でのデータ入力の手間やミスを削減し正確な情報共有が可能になります。
結果としてGoogle スプレッドシートとAirtable間のデータフローを自動化し、業務効率を大幅に向上させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートとAirtableを日常的に使用しているチームや個人
・データ入力の手間を減らし、作業効率を向上させたいビジネスパーソン
・手動でのデータ連携に伴うヒューマンエラーを防ぎたい管理者
・複数のツール間で情報を一元管理し、業務プロセスを自動化したい方
・Yoomを活用して業務ワークフローの自動化に興味がある方
■注意事項
・Google スプレッドシート、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Asanaのタスク情報をGoogle スプレッドシートに同期する
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Asanaのタスク情報をスプレッドシートに同期して、スプレッドシート上でAsanaのタスクを管理できるフローボットです。Asanaでタスクが追加・更新されたら、スプレッドシートに情報を自動的に同期します。
BubbleでThingが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
BubbleでThingが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加するフローです。
Google スプレッドシートの行が追加されたら、請求書を発行してSlackに送信する
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■概要
このワークフローでは、Google スプレッドシートの行が追加されたら、請求書を発行してSlackに送信することが可能です。この自動化により、入力ミスや通知漏れといったありがちなミスも防ぎやすくなります。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Google スプレッドシートで請求情報の管理をしている方
・請求書の発行から社内共有までの流れを効率化したい経理担当の方
・Slackをチームの連絡手段として活用しているバックオフィスの方
・業務フローを少しずつ自動化していきたいと考えている中小企業の経営者の方
・請求漏れや通知忘れが発生しがちで困っている方
■注意事項
・Google スプレッドシート、Googleドキュメント、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Chat Plusでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートにチケット情報を追加する
試してみる
Chat Plusでチケットが作成されたらGoogle スプレッドシートにチケット情報を追加するフローです。
ClickUpでタスクが登録されたらGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
ClickUpでタスク管理を行う際、進捗状況の集計や共有のためにGoogle スプレッドシートへ手作業で情報を転記していませんか。
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ClickUpでタスクが作成されたタイミングで、Google スプレッドシートへ自動でレコードを追加できます。
二重入力の手間をなくし、タスク管理の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ClickUpとGoogle スプレッドシートを併用し、二重入力の手間を削減したい方
・手作業による転記ミスをなくし、タスク情報の正確性を担保したいプロジェクトマネージャーの方
・チームのタスク状況をGoogle スプレッドシートで集計・可視化する業務を効率化したい方
■注意事項
・ClickUp、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
Garoonでワークフローが承認されたらGoogle スプレッドシートに情報を追加する
試してみる
Garoonでワークフローが承認されたらGoogleスプレッドシートのデータベースに情報を追加するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらMiroでボードにカードを作成する
試してみる
Googleスプレッドシートで行が追加されたらMiroでボードにカードを作成するフローです。
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成する
試してみる
Google スプレッドシートで行が追加されたらNotionでページを作成するフローです。
Google スプレッドシートの顧客情報が更新されたら、書類を発行してGmailで送付する
試してみる
Google スプレッドシート上の顧客情報を元に書類を発行してGmailに送付するフローです。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームを使った自動化例
例えば、入力フォームへの回答を起点に、書類共有、顧客・取引先登録、記事公開、タスク化などの作業を自動化できます。
これにより、手作業とミスを削減できるでしょう。
Googleフォームに添付されたPDF書類をSlackで送信する
試してみる
■概要
「Googleフォームに添付されたPDFをSlackで送信する」ワークフローは、書類の共有が自動化されるため作業効率が向上します。
定型的な業務が自動化されるため、作業負担が軽減されます。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームでアンケートや申請を管理している方
・PDF形式のファイルを迅速に共有したいと考えている方
・Googleフォームに送信された情報をスムーズに確認したい方
・コミュニケーションツールとしてSlackを利用している企業
・Slackを日常的に使用しており、情報共有をスピーディに行いたい方
・チームメンバーとスピーディに情報共有し、業務効率を向上させたいと考える方
■注意事項
・GoogleフォームとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Gmailで特定のメール内容が担当者にて承認されたら、Googleフォームを更新し自動返信する
試してみる
■概要
日々の業務で発生するメールでの申請や依頼に対し、確認や承認後の対応に手間がかかっていませんか。手作業でのステータス更新や返信は、対応漏れや遅延の原因にもなり得ます。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信すると担当者への確認依頼からGoogleフォームの更新、申請者への自動返信までを実行し、メールを起点とした自動承認プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Gmailでの申請受付や、その後の承認作業の効率化を検討している担当者の方
・承認プロセスの進捗状況を、Googleフォームを活用して管理したいと考えている方
・手作業による返信対応などをなくし、自動承認プロセスを推進したい方
■注意事項
・Gmail、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームの回答内容を元にGetResponseで連絡先を作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容を元にGetResponseで連絡先を作成する」フローは、Googleフォームで収集したデータを自動的にGetResponseに連携し、効率的に連絡先を管理する業務ワークフローです。
手動でのデータ転送や入力ミスを防ぎ、マーケティング活動をスムーズに進めたい方に最適です。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを使用して顧客情報を収集しているマーケティング担当者の方
・GetResponseでの連絡先管理を自動化し、効率化を図りたいビジネスオーナーの方
・手動でのデータ入力によるミスを減らし、正確な連絡先情報を維持したいチームリーダーの方
・フォーム回答から即時にメールキャンペーンを実施したいマーケティングチームの方
・業務ワークフローの自動化を推進し、日常業務の効率化を目指している経営者の方
■注意事項
・Googleフォーム、GetResponseのそれぞれとYoomを連携してください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録する
試してみる
Googleフォームの情報でマネーフォワード クラウド請求書に取引先を登録するフローです。
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成する
試してみる
Googleフォームに回答があったら、Notionにページを作成するフローです。
Googleフォームの内容を用いてWordPressで記事を新規投稿する
試してみる
Googleフォームの内容を用いてWordpressで記事を新規投稿するフローです。
Googleフォームの回答をもとに、Stripeで支払いリンクを作成する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた申し込みや注文に対し、Stripeで個別に支払いリンクを作成して送付する作業は、件数が増えると大きな負担になりがちです。手作業によるリンクの作成ミスや、メールでの送付漏れといった課題も発生しやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームの回答内容に応じてStripeの支払いリンクを自動で作成し、申込者へメールで送付する一連の流れを自動化できるため、こうした手作業を効率化し、ミスを減らすことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
・GoogleフォームとStripeを利用した決済フローを手作業で行い、効率化したい方
・支払いリンクの作成や送付作業での入力ミスや対応漏れをなくしたいと考えている方
・フォームからの申し込み後の決済処理を自動化し、顧客体験を向上させたい担当者の方
■注意事項
・Googleフォーム、StripeのそれぞれとYoomを連携してください。
・Stripeはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトは
エラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付する
試してみる
Googleフォームの情報からGMOサインで契約書を作成し、署名依頼を送付するフローです。
Googleフォームの回答内容をもとにClickUpにタスクを作成する
試してみる
■概要
「Googleフォームの回答内容をもとにClickUpにタスクを作成する」ワークフローは、タスク管理の一元管理に寄与します。
転記する手間が省けるため、作業時間が短縮されるでしょう。
■このテンプレートをおすすめする方
・Googleフォームを日常的に活用している方
・Googleフォームの回答を手動で管理する手間を減らしたいと考えている方
・タスク管理ツールとしてClickUpを利用している方
・ClickUpを活用して効率的にタスク管理を行いたい方
・チームでスムーズにタスクの共有や進捗管理を行いたい方
・GoogleフォームとClickUpを連携させて業務の自動化を図りたい方
■注意事項
・GoogleフォームとClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
まとめ
今回は、Google スプレッドシートとGoogleフォームを連携し、フォーム作成を自動化する方法についてご紹介しました。
この連携を活用することで、これまで手作業で行っていたフォームの作成や設定といった定型業務から解放され、ヒューマンエラーのリスクを削減できます。
これにより、担当者は単純作業に費やしていた時間を、企画の立案やデータの分析といった、より付加価値の高いコア業務に集中させることが可能になります。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローの構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：連携が失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：
エラーになった場合は、Yoomのアカウント作成時に登録したメールアドレスに通知が届きます。
通知内容に掲載されているリンクからエラーの原因を確認することが可能です。
また、通知設定をしておけばSlackやChatworkへ自動通知が可能です。
エラー時の対応方法については以下をご確認ください。
Q：フォームの回答があった際の処理も自動化できますか？
A：
はい、可能です。
Yoomを使うことで、Googleフォームへの回答をきっかけにして、Googleスプレッドシートに追加・更新できます。
ただし、今回ご紹介したフローボットとは別のフローを作成する必要があります。
以下のブログでは、Googleフォームをトリガーに設定し、Googleスプレッドシートのレコードを更新するフローについて解説していますので、ぜひご参照ください。
Q：選択式の質問も作れますか？
A：
はい、可能です。
今回のフローボットでは、「フォームの設問タイトルや説明を追加する（記述式）」アクションを選択しましたが、「選択式」や「グリッド式」の質問も作成することができます。
今回ご紹介したフローボットに「選択式」の質問も追加で設定したい場合は、下図の赤枠部分をクリックして、オペレーションを追加してください。
※GoogleフォームのAPIアクションは以下のリンクをご確認ください。
