GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼンテーション資料を共有する際、手作業で変換を行い、その都度ストレージにアップロードする作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に急いでいる時や複数のファイルを処理する際には、面倒に感じてしまうこともあるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
日常的に変換作業を行い、手間に感じている方 Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したい方 手作業によるファイル変換やアップロードのミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からアップロードまでを自動化し、手作業の時間を削減します 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、特定のラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようにします 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTファイルをPNG形式に変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールを特定するため、任意のラベルを設定してください。例えば「要変換」のようなラベルを作成し、該当メールに付与することでフローが起動します Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。これにより、指定したフォルダにPNGファイが自動で保存されます ■注意事項
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
プレゼンテーション資料の一部を画像として利用したいとき、特定のスライドをPNG形式に変換する作業が必要になることがあります。
「必要なスライドを一枚ずつスクリーンショットして、トリミングして保存する」「急いでいる時に限って操作ミスをしてしまう」など、この作業に手間やストレスを感じていませんか？地味な作業でも、積み重なると意外と多くの時間がかかります。
もし、特定のPPTファイルを受け取ったり保存した際に、自動で全スライドをPNG画像に一括変換し、指定の場所に保存できる仕組み があれば、こうした悩みから解放されます。
資料作成や情報共有がよりスピーディーに進められ、本来注力すべき企画やコンテンツの中身を考える時間に集中 できるでしょう。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に導入でき、手間や時間もほとんどかかりません。ぜひ自動化を活用して、日々の作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはPPTファイルをPNG画像に変換する業務フロー自動化のテンプレート が用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
試してみる
■概要
プレゼンテーション資料を共有する際、手作業で変換を行い、その都度ストレージにアップロードする作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に急いでいる時や複数のファイルを処理する際には、面倒に感じてしまうこともあるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
日常的に変換作業を行い、手間に感じている方 Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したい方 手作業によるファイル変換やアップロードのミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からアップロードまでを自動化し、手作業の時間を削減します 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、特定のラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようにします 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTファイルをPNG形式に変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールを特定するため、任意のラベルを設定してください。例えば「要変換」のようなラベルを作成し、該当メールに付与することでフローが起動します Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。これにより、指定したフォルダにPNGファイが自動で保存されます ■注意事項
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
PPTファイルをPNG画像に変換する自動化の方法
普段お使いの様々なツールを起点に、PPTファイルからPNG画像への変換を自動化する方法を、具体的なテンプレートを使って紹介します！RPAを活用することで、手作業で行っていた変換プロセスを自動化できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信したPPTファイルをPNGに変換する
Gmailなどのメールツールで特定のPPTファイルを受信したことをトリガーにして、RPAが自動でPNG画像へ変換します。
そのため、メールでの資料共有が多い場合でも、変換や保存の手間を削減できます。
GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
プレゼンテーション資料を共有する際、手作業で変換を行い、その都度ストレージにアップロードする作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に急いでいる時や複数のファイルを処理する際には、面倒に感じてしまうこともあるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
日常的に変換作業を行い、手間に感じている方 Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したい方 手作業によるファイル変換やアップロードのミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からアップロードまでを自動化し、手作業の時間を削減します 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、特定のラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようにします 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTファイルをPNG形式に変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールを特定するため、任意のラベルを設定してください。例えば「要変換」のようなラベルを作成し、該当メールに付与することでフローが起動します Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。これにより、指定したフォルダにPNGファイが自動で保存されます ■注意事項
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
フォームで送信されたPPTファイルをPNGに変換する
Yoomのフォーム機能などでPPTファイルが送信された際に、RPAが自動でPNG画像へ変換します。
ファイル提出や受付業務と変換作業をシームレスに連携できます。これにより、業務フロー全体の効率化が可能です。
フォームでPPTファイルが送信されたら、RPAでPNGファイルに変換しOneDriveにアップロードする
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■概要
PowerPointの資料をWebサイトや別の資料で使うために、一枚ずつPNG画像に変換する作業は、枚数が多いと時間がかかり手間になることもあります。このワークフローは、フォームにPPTファイルをアップロードするだけで、RPAが自動で変換処理を行い、指定のOneDriveフォルダに保存します。手作業による変換の手間や繰り返し発生する定型業務を自動化し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
資料作成などで、定期的に変換作業を手作業で行っている方 WebコンテンツやSNS投稿用に、PowerPoint資料を画像化する業務を担当している方 RPAを活用して、ファイル形式の変換といった定型業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
フォームにPPTファイルをアップロードするだけで変換が完了するため、手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業による変換方法のばらつきや保存先の間違いを防ぎ、誰でも同じ手順でミスなく業務を遂行できるようになります ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します 次に、トリガーで`フォームトリガー`を選択し、「ファイルアップロードフォーム」を作成します 次に、オペレーションで`RPA機能`の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、アップロードされたPPTファイルをPNGに変換する処理を組み込みます 最後に、オペレーションで`OneDrive`の「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
フォームトリガーで作成するフォームのタイトルや質問項目は、用途に合わせて任意で編集してください OneDriveにファイルをアップロードする際、格納先となる任意のドライブID、フォルダのアイテムIDを指定してください ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
ストレージに保存されたPPTファイルをPNGに変換する
DropboxなどのストレージサービスにPPTファイルがアップロードされたことを検知し、RPAが自動でPNG画像へ変換します。
チームで共有しているファイル管理と画像変換作業が連携できます。更新や共有もスムーズに行えます。
DropboxにPPTファイルがアップロードされたら、RPAでPNGファイルに変換し保存する
試してみる
■概要
プレゼンテーション資料を画像ファイルに変換する際、スライドを一枚ずつコピー＆ペーストしたり、手作業でエクスポートしたりするのに手間を感じていないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
変換作業を日常的に行い、手作業に課題を感じている方 プレゼン資料をWebサイトやSNSで活用するため、画像化する機会が多い方 Dropbox上でファイル管理をしており、関連業務を自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル変換とDropboxへの保存が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。 手作業によるファイルの変換漏れや、指定フォルダ以外への保存ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPPTファイルをダウンロードします。 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをPNG形式に変換します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダに保存します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。 Dropboxでファイルをダウンロードするアクションでは、対象のファイルがアップロードされたフォルダのパスを正しく設定してください。 変換後のPNGファイルをアップロードするDropboxのアクションでは、保存先となるフォルダのパスを任意で設定してください。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
メールと連携し、PPTをPNGに自動変換するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換し、Google Driveに自動でアップロードするフロー を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
テンプレートをコピー
Gmailのトリガー設定とRPA、Google Driveのアクション設定
トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
プレゼンテーション資料を共有する際、手作業で変換を行い、その都度ストレージにアップロードする作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に急いでいる時や複数のファイルを処理する際には、面倒に感じてしまうこともあるかもしれません。
■このテンプレートをおすすめする方
日常的に変換作業を行い、手間に感じている方 Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したい方 手作業によるファイル変換やアップロードのミスをなくしたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からアップロードまでを自動化し、手作業の時間を削減します 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、特定のラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようにします 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTファイルをPNG形式に変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールを特定するため、任意のラベルを設定してください。例えば「要変換」のようなラベルを作成し、該当メールに付与することでフローが起動します Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。これにより、指定したフォルダにPNGファイが自動で保存されます ■注意事項
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
ステップ1：GmailとGoogle Driveのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Google Driveのマイアプリ連携
「マイアプリ」を選択し「＋新規接続」をクリックしてください。
マイアプリの新規接続一覧の中から、Google Driveをクリックします。
以下のような画面が出るので、「Sign in with Google」をクリックします。
マイアプリにGoogle Driveに表示されていればマイアプリ連携は完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試す」のアイコンをクリックします。
GmailでWMVファイルを受信したら、RPAでMP3ファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする
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■概要
動画ファイルであるWMVを音声ファイルのMP3に変換する際、手作業でのファイルダウンロードやツールを使った変換作業に手間がかかっていませんか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のWMVファイルを受信すると、RPAが変換を自動で実行し、変換後のファイルをGoogle Driveにアップロードします。この一連のプロセスを自動化することで、手作業によるファイル変換業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
定期的にWMVファイルからMP3ファイルへの変換作業を手作業で行っている方 GmailやGoogle Driveを日常的に利用し、ファイル管理の効率化を目指している方 定型的なブラウザ操作をRPAで自動化したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GmailでWMVファイルを受信後、変換から保存までを自動化し、手作業でのファイル操作に費やしていた時間を短縮します 自動処理により、ファイルのダウンロード忘れや変換ミス、アップロード先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」アクションを設定します その後、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、WMVファイルをMP3に変換する操作を記録します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたMP3ファイルをアップロードします ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、どのラベルが付いたメールをきっかけにワークフローを起動させるか、任意のラベルを設定してください Google Driveのファイルアップロード設定では、変換後のMP3ファイルを格納したいフォルダのIDを任意で設定してください ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：トリガーとなるGmailの設定
Gmailで添付ファイルを受信したことを自動化のトリガーにするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プラン によって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
次に「ラベル」を設定します。（新規でラベルを作成して、設定することも可能です。）
実際にテストメールを送信してから「テスト」をクリックしましょう。以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。こちら をご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：ブラウザを操作する
Gmailに添付されていたファイルをgifアニメーションに変換するための設定を行います。
※ブラウザを操作するオペレーションは、サクセスプランだけで使える機能です。フリープラン・ミニプラン・チームプランで設定しているフローボットでブラウザ操作を行おうとするとエラーになるのでご注意ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作する画面が表示されるので設定を進めましょう。
今回は操作例として、以下のサイトを使用しています。用途や社内ルールなどに応じてURLをカスタマイズして使ってください。
別のサイトを使用する場合には、URLを指定指定から2以降のアクションを削除してから再度設定しなおしが必要です。
「テスト」をクリックし、実際にファイルが変換されるか確認しましょう。テスト成功後、以下のように取得した値を確認できたら「保存する」をクリックします。
ステップ5：Google Driveにアップロードする
変換したGIFファイルをGoogle Driveにアップロードするための設定を行います。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGoogle Driveのアカウントを確認し「次へ」をクリックします。
API接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう。
格納先のフォルダIDは以下のように表示される候補から選択します。
ファイル名は以下のように取得した値から、変換後のファイルをクリックしましょう。
「ファイルの添付方法」と「ファイル」は予め設定されている通りで問題ないです。
設定後「テスト」をクリックし、実際にGoogle Driveにアップロードができているか確認しましょう。
ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
RPAやGmailを活用したその他の自動化テンプレート
RPAやGmailなどの自動化ツールを使えば、普段手間のかかるファイル変換やデータ整理も、とてもスムーズに行えます。業務の効率化や情報共有のリアルタイム化に、ぜひご活用ください。
RPAを使った便利な自動化例
RPAを活用することで、ファイルの変換や各種クラウドストレージへの保存といったルーティンワークが自動化できます。作業負担が減るだけでなく、ヒューマンエラーの防止やデータの一元管理にもつながります。
DropboxにPNGファイルが格納されたら、RPAでPDFに変換し保存する
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■概要
日々の業務で発生するPNGファイルのPDF化に、手間や時間を取られていないでしょうか。Web上のファイル変換ツールは便利ですが、一つずつファイルをアップロードし、変換・ダウンロードする作業は意外と面倒なものです。このワークフローは、DropboxにPNGファイルを格納するだけで、RPAがPDFへの変換から保存までを自動で実行し、ファイル変換に伴う一連の手作業を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
ファイル変換ツールを使い、手作業でのファイル変換に手間を感じている方 Dropbox上で管理している画像ファイルを、効率的にPDF化したいと考えている方 定型的なファイル変換作業を自動化し、より重要な業務に集中したいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Dropboxにファイルを追加するだけで自動で処理が開始されるため、これまで手作業での変換にかけていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの選択ミスや変換漏れ、保存し忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したPNGファイルを指定します。 オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンライン変換サイトでPDF化する操作を記録します。 オペレーションでデータ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションを設定し、ファイル名の拡張子などを変更します。 最後に、オペレーションでDropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・作成されたPDFファイルを指定のフォルダにアップロードします。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、処理の起点としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタン、テキストやURLの取得箇所などを自由にカスタマイズできます。また、各項目には固定値だけでなく、前のステップで取得した情報を変数として利用することも可能です。 正規表現によるデータの置換オペレーションでは、ファイル名から拡張子を削除したり、特定の文字列を追加したりと、置換のルールを自由に設定できます。 Dropboxへのファイルアップロード設定では、保存先のフォルダパスやファイル名を、固定値や変数を用いて柔軟に設定することが可能です。 ■注意事項
DropboxとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
GoogleフォームからJPGファイルが送信されたら、RPAでPNGに変換しBoxに格納する
試してみる
■概要
Webサイト用の画像作成などで、JPGファイルをPNG形式に変換する作業は頻繁に発生しますが、その都度手作業で変換するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにJPGファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインコンバーターを操作して自動でPNGファイルへ変換し、指定のBoxフォルダに格納までを完結できます。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
オンラインの変換ツールを使い、手作業でのファイル変換に手間を感じている方 Googleフォームで受け取ったJPG画像の変換や、その後のファイル管理を自動化したいと考えている方 Boxへのファイル格納を手作業で行っており、格納漏れやファイル名の入力ミスをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル変換からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの格納間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったJPGファイルを指定します 次に、オペレーションで「ブラウザを操作（RPA）」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターサイトでファイルの変換処理を実行させます 次に、オペレーションでAI機能を活用し、RPAで操作したページから変換後のファイルに関する情報を抽出します 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・抽出したPNGファイルを指定フォルダに格納します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください Google Driveでダウンロードするファイルは、Googleフォームから取得したファイルIDを変数として設定できます ブラウザを操作（RPA）するアクションでは、操作対象のURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを自由にカスタマイズできます AIによるテキスト抽出では、RPAが操作したページ上のどのテキストを抽出対象とするか、項目を任意で設定できます Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定可能です ■注意事項
OneDriveにSVGが格納されたら、RPAでJPGに変換して別フォルダに格納する
試してみる
■概要
Webデザインや資料作成で受け取ったSVGファイルを、都度JPG形式に変換する作業に手間を感じていませんか。手作業でのファイル変換は時間がかかるだけでなく、ファイルの取り違えといったミスにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、OneDriveの特定フォルダにSVGファイルを格納するだけで、RPAがオンラインツールなどを利用して自動でJPGへ変換し、指定のフォルダに保存します。このconvert svg to jpgのプロセスを自動化し、日々の定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
手作業でSVGからJPGへ変換(convert svg to jpg)しており、この定型業務を効率化したい方 OneDriveで多くの画像ファイルを管理しており、ファイル形式の変換作業を自動化したい方 ファイル変換におけるダウンロードやアップロードの手間、ヒューマンエラーをなくしたい方 ■このテンプレートを使うメリット
OneDriveにファイルを格納するだけでconvert svg to jpgの処理が自動で実行されるため、手作業での変換や保存にかかる時間を短縮できます。 手作業によるファイルのアップロードミスや保存先の間違いといった、ヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めることに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、OneDriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでOneDriveを選択し、「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 オペレーションの分岐機能で、取得したファイルがSVG形式の場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。 続いて、オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したSVGファイルをダウンロードします。 RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、任意のオンライン変換サイトなどを操作し、ダウンロードしたファイルをJPG形式に変換します。 AI機能の「テキスト抽出する」アクションを使い、RPAで操作したWebページ上から変換後のファイルに関する情報を取得します。 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロードする」アクションで、変換・取得したJPGファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」で設定する変換サイトは、普段利用しているオンラインのファイル変換ツールなどを任意で設定してください。 OneDriveでSVGファイルを格納するフォルダと、変換後のJPGファイルを格納するフォルダは、それぞれ任意のものを指定してご利用ください。 ■注意事項
OneDriveとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上でご利用いただける機能、ブラウザ操作はサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 アプリの仕様上、ファイルの作成日時と最終更新日時が同一にならない場合があり、正しく分岐しない可能性があるのでご了承ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちら をご参照ください。
OutlookでJPGファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しDropboxに格納する
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■概要
Outlookで受信した請求書や申込書などのJPGファイルを、都度手作業でPDFに変換して保存する業務に手間を感じていませんか。このワークフローは、特定のメールをOutlookで受信すると、自動で添付されたJPGファイルをPDFに変換し、指定のDropboxフォルダへ格納する一連の処理を自動化します。日常的に発生するJPGからPDFへのファイル変換作業を効率化し、手作業による手間やミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
Outlookで受信するJPGファイルの管理やPDFへの変換作業に課題を感じている方 手作業でのファイル変換やファイル保存による非効率を解消したい方 定型的なファイル管理業務を自動化し、より重要なコア業務へ時間を割きたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Outlookでのメール受信を起点に、JPGからPDFへの変換、Dropboxへの保存までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手作業によるファイルの変換忘れや保存先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、ファイル管理の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、OutlookとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。 オペレーションで、受信したメールから添付ファイルの情報を取得し、ダウンロードするアクションを設定します。 RPA機能を用いて、ダウンロードしたJPGファイルをPDF形式に変換するブラウザ操作を設定します。 データ変換機能で、保存するファイル名をメールの件名や受信日などをもとに、正規表現を用いて任意の形式に整えます。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・整形したPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Outlookのトリガー設定では、対象とするメールのフォルダや、件名・本文に含まれるキーワードを任意で設定可能です。 分岐機能を追加することで、添付ファイルの有無や種類に応じて、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます。 RPA機能では、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、クリックするボタン、入力するテキストなどを業務内容に合わせて設定してください。 正規表現によるデータの置換では、ファイル名をどのようなルールで変更するかを自由に設定でき、メールの件名などの情報も利用できます。 Dropboxにファイルをアップロードする際、保存先のフォルダやファイル名を固定値で指定したり、前段のフローで取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。 ■注意事項
Outlook、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
SlackにPDFファイルが追加されたらRPAでJPEG形式に変換し、Dropboxに格納する
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■概要
Slackで共有されたPDF資料を、後から確認しやすいように画像形式に変換して保存する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを利用することで、Slackの特定チャンネルにPDFファイルが投稿されると、RPA機能がPDFを画像（JPEG）に変換（convert pdf to picture）し、指定のDropboxフォルダへ自動で格納します。ファイル形式の変換から保存までの一連の作業を自動化し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Slackで受け取ったPDFファイルを、手作業で画像形式に変換して管理している方 PDFを画像に変換する（convert pdf to picture）定型業務を自動化し、作業時間を短縮したい方 RPA機能を活用して、Web上のツールを使ったファイル変換作業の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
SlackにPDFファイルが投稿されるだけで、変換からDropboxへの格納までが自動処理されるため、手作業の時間を削減できます。 手動でのファイル変換や保存作業が不要になるため、保存先の指定ミスや変換漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SlackとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションの分岐機能で、投稿されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むよう設定します。 続いて、Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションで、対象のPDFファイルをダウンロードします。 次に、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションで、Web上のファイル変換ツールを操作し、ダウンロードしたPDFをJPEG形式に変換します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたJPEGファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、ファイル変換に利用するWebサイトのURLや、ファイルアップロードから変換、ダウンロードまでの一連の操作内容を任意に設定できます。 Dropboxの「ファイルをアップロード」アクションでは、ファイルの格納先フォルダやファイル名を任意に設定したり、トリガーで取得した元のファイル名を変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。 ■注意事項
Slack、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
Gmailを使った便利な自動化例
Gmailを起点にすることで、日々受信する様々なファイルを自動的に変換したり、必要な情報だけを他のサービスに整理して記録したりできます。情報の整理やリアルタイムな社内共有も簡単に実現できます。
Boxに格納されたPNGファイルをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
Boxに保存したPNG形式の請求書や申込書などの内容を、目視で確認しながらGoogle スプレッドシートへ手入力していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Boxに保存した画像ファイルの情報を手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方 請求書や申込書など、画像からのデータ入力におけるヒューマンエラーを防止したい方 定型的な入力業務を自動化し、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Boxへのファイルアップロードを起点にデータ入力までが自動処理され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 AI OCRが自動で文字を読み取り転記するため、目視確認や手入力による転記ミスといったヒューマンエラーを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、BoxとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーでアップロードされたファイルを取得します。 オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した文字情報を指定のシートに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Boxのトリガー設定で、ファイルのアップロードを監視したい対象のフォルダを任意で設定してください。 AI OCRの設定で、読み取りたいファイルの添付方法や言語、抽出したい項目を帳票のフォーマットに合わせてカスタマイズしてください。 Google スプレッドシートのアクション設定で、データを追加したいスプレッドシートやシートを選択し、どの列にどの抽出データを追加するかを任意に設定してください。 ■注意事項
Box、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったアンケート結果をGoogle スプレッドシートに格納する
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■概要
Gmailで受け取ったアンケートの回答を、一件ずつコピー＆ペーストでGoogle スプレッドシートに転記する作業は、時間がかかるだけでなく入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、内容を自動で解析しGoogle スプレッドシートへ格納するため、こうした手作業の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したアンケート結果を手作業で転記・集計しているご担当者の方 Google スプレッドシートへのデータ入力における転記ミスや漏れをなくしたい方 繰り返し発生するデータ入力業務を自動化し、コア業務に時間を充てたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信を起点に自動でデータが格納されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや項目漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文からアンケートの回答などを抽出します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに行として追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールに付与するラベルと、メールを確認する起動間隔を任意で設定してください。 OCR機能のアクション設定では、抽出対象のテキスト（前のステップで取得したメール本文など）と、抽出したい項目（氏名、回答内容など）を任意で指定してください。 Google スプレッドシートのアクション設定では、データを格納したいスプレッドシートのID、タブ名、テーブル範囲を任意で指定し、追加するレコードの値も設定してください。 ■注意事項
GmailとGoogle スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Gmailで受け取ったファイルをOCRで読み取り、Confluenceで新規ページを作成する
試してみる
■概要
Gmailに届く請求書や申込書などの添付ファイル、その内容を確認してConfluenceに手作業で転記していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受信したファイルの内容を、手作業でConfluenceに転記している方 紙の書類をPDF化し、その情報をConfluenceで管理・共有しているチームの方 請求書や申込書などの定型的な書類処理を自動化し、業務効率化を目指す方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでのメール受信からConfluenceへのページ作成までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。 手作業によるデータ転記がなくなるため、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとConfluenceをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 その後、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などで後続の処理を続けるか判断します。 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、Gmailの添付ファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでConfluenceの「ページを作成」アクションを設定し、OCRで読み取った内容を反映したページを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたいメールのラベルを任意で設定してください。 分岐機能では、添付ファイルの有無以外にも、件名や本文の内容などを条件に設定することが可能です。 OCR機能では、読み取る書類の言語や抽出したい項目、利用するAIモデルなどを任意で設定できます。 Confluenceでページを作成するアクションでは、ページの作成先となるクラウドIDやスペースID、ページのステータスなどを任意で設定してください。 ■注意事項
Gmail、ConfluenceのそれぞれとYoomを連携してください。 分岐するオペレーションはミニプラン以上、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailで受信した請求書をOCRで読み取り、Notionデータベースに追加する
試してみる
■概要
毎月Gmailに届く大量の請求書、その添付ファイルを開いて内容を確認し、Notionの管理表に一つひとつ手入力する作業に手間を感じていないでしょうか。この定型的な作業は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信するだけで、AI OCRが請求書の内容を自動で読み取り、Notionデータベースへ情報を追加するため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Gmailで受け取る請求書の処理を手作業で行い、負担を感じている経理・バックオフィス担当者の方 Notionを情報管理のハブとして活用しており、手入力によるヒューマンエラーをなくしたい方 請求書処理のような定型業務を自動化し、より付加価値の高いコア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailでの請求書受信からNotionへのデータ登録までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮できます。 システムが自動で情報を転記するため、手作業による金額や日付の入力間違い、請求書の見落としといったミスを防止します。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとNotionをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールに添付ファイルがある場合のみ、後続の処理に進むようにします。 続いて、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、請求書の添付ファイルから必要な情報を抽出します。 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を任意のデータベースに追加します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、処理の対象としたい請求書メールに付与するラベルを任意で指定してください。 OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。 Notionへのレコード追加時には、特定の情報を固定値として入力したり、前工程で取得した情報を変数として動的に埋め込んだりするなどのカスタマイズができます。 ■注意事項
Gmail、NotionとYoomを連携してください。 分岐はミニプラン以上、AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランでは設定したフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
Gmailの受信内容をChatGPTで要約してSlackに通知する
試してみる
■概要
日々大量に届くメールの確認に追われ、重要な情報の内容把握に時間を要してはいませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
大量のメール対応に追われ、情報収集の効率化を図りたいと考えている方 Gmailで受信した重要な情報をチーム内のSlackで素早く共有したい方 ChatGPTを活用して、日々の定型業務の自動化を検討している方 ■このテンプレートを使うメリット
Gmailで受信したメールを都度確認する手間を省き、ChatGPTによる要約で内容を短時間で把握できるため、情報収集にかかる時間を短縮します。 手作業での情報共有時に起こりがちな通知漏れや内容の誤伝達を防ぎ、重要な情報を正確かつ迅速に関係者へ共有できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Gmail、Slack、ChatGPTをYoomと連携します。 トリガーでGmailの「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、自動化の対象としたいメールの条件を指定します。 次に、オペレーションでChatGPTの「テキストを生成」アクションを設定し、受信したメール本文を要約するように指示します。 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、ChatGPTが生成した要約を指定のチャンネルに通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
「テキストを生成」では、メールの件名や送信者といった情報を変数としてプロンプトに埋め込むことも可能です。 「チャンネルにメッセージを送る」では、メッセージを送るチャンネルを任意で設定できます。通知メッセージの本文は固定のテキストに加え、ChatGPTが生成した要約などの変数を組み合わせて自由に作成できます。 ■注意事項
Gmail、Slack、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）https://openai.com/ja-JP/api/pricing/ ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
まとめ
PPTファイルをPNG画像に変換する作業を自動化することで、これまで手作業で行っていたスクリーンショットやトリミング、保存といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、資料作成や共有のスピードが格段に向上し、より創造性が求められるコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングなどの専門知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで、直感的に業務フローを構築できるので、もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜこちらの登録フォーム から無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
