GoogleフォームからJPGファイルが送信されたら、RPAでPNGに変換しBoxに格納する

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‍■概要

Webサイト用の画像作成などで、JPGファイルをPNG形式に変換する作業は頻繁に発生しますが、その都度手作業で変換するのは手間がかかるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、GoogleフォームにJPGファイルが送信されるだけで、RPAがオンラインコンバーターを操作して自動でPNGファイルへ変換し、指定のBoxフォルダに格納までを完結できます。これにより、ファイル変換に関わる一連の作業を効率化し、本来の業務に集中できる環境を整えます。

■このテンプレートをおすすめする方

オンラインの変換ツールを使い、手作業でのファイル変換に手間を感じている方
Googleフォームで受け取ったJPG画像の変換や、その後のファイル管理を自動化したいと考えている方
Boxへのファイル格納を手作業で行っており、格納漏れやファイル名の入力ミスをなくしたい方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへのファイル送信をきっかけに、ファイル変換からBoxへの格納までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
手作業によるファイルの変換忘れや、変換後のファイルの格納間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

■フローボットの流れ

はじめに、Googleフォーム、Google Drive、BoxをYoomと連携します
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します
次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームで受け取ったJPGファイルを指定します
次に、オペレーションで「ブラウザを操作（RPA）」アクションを設定し、任意のオンラインコンバーターサイトでファイルの変換処理を実行させます
次に、オペレーションでAI機能を活用し、RPAで操作したページから変換後のファイルに関する情報を抽出します
最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、変換・抽出したPNGファイルを指定フォルダに格納します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Googleフォームのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいフォームを任意で指定してください
Google Driveでダウンロードするファイルは、Googleフォームから取得したファイルIDを変数として設定できます
ブラウザを操作（RPA）するアクションでは、操作対象のURLやクリックするボタン、入力するテキストなどを自由にカスタマイズできます
AIによるテキスト抽出では、RPAが操作したページ上のどのテキストを抽出対象とするか、項目を任意で設定できます
Boxへのアップロード設定では、格納先のフォルダIDやファイル名などを、固定値または前段のフローで取得した情報を変数として設定可能です

■注意事項

Googleフォーム、Google Drive、BoxとYoomを連携してください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。

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