GmailでPPTファイルを受信したら、RPAでPNGファイルに変換しGoogle Driveにアップロードする

■概要

プレゼンテーション資料を共有する際、手作業で変換を行い、その都度ストレージにアップロードする作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に急いでいる時や複数のファイルを処理する際には、面倒に感じてしまうこともあるかもしれません。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のPPTファイルを受信したことをきっかけに、自動でRPAがファイルをPNGに変換し、指定のGoogle Driveフォルダへ格納するため、こうした一連の作業を自動化し、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的に変換作業を行い、手間に感じている方
• Gmailで受け取ったファイルをGoogle Driveに格納する作業を効率化したい方
• 手作業によるファイル変換やアップロードのミスをなくしたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのファイル受信をトリガーに変換からアップロードまでを自動化し、手作業の時間を削減します
• 手動でのファイル操作が不要になるため、変換ミスや格納先の間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、特定のラベルが付いたメールを起点にフローが起動するようにします
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、受信したPPTファイルをPNG形式に変換する操作を記録します
4. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPNGファイルを指定のフォルダにアップロードします

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の起点としたいメールを特定するため、任意のラベルを設定してください。例えば「要変換」のようなラベルを作成し、該当メールに付与することでフローが起動します
• Google Driveでファイルをアップロードするアクションを設定する際に、格納先のフォルダIDには任意のIDを設定してください。これにより、指定したフォルダにPNGファイが自動で保存されます
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■注意事項

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は以下をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691