【簡単設定】Google Driveのフォルダを自動でコピーする方法

「新しいプロジェクトが始まるたびに、Google Driveで同じ構成のフォルダを手作業でコピーするのが面倒…」
「急いでいる時にフォルダをコピーすると、命名規則を間違えたり、必要なファイルを入れ忘れたりしてしまう…」
このように、定型的なフォルダの準備作業に手間やストレスを感じていませんか？

もしGoogle Driveで新しいフォルダが作成されたことをきっかけにあらかじめ用意しておいたテンプレートフォルダ一式を自動でコピーし、展開できる仕組みがあればこうした手作業による手間やミスから解放されますね。
これによりプロジェクトのコア業務に集中する時間を生み出すことができます！
今回ご紹介する自動化の設定はノーコードで簡単に設定できて手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！

とにかく早く試したい方へ

Google Driveでフォルダが作成されたら、共有用のコピーフォルダを作成する

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Google Driveのフォルダを自動でコピーするフローを作ってみよう

※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive

[Yoomとは]

フローの作成方法

• Google Driveのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Google Driveのトリガー設定と各種アクション設定
• トリガーをONにし、フローが起動するかを確認

Google Driveでフォルダが作成されたら、共有用のコピーフォルダを作成する

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ステップ1：Google DriveとYoomを連携する

以下のナビでは、基本的な設定方法を紹介しています。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携方法を参考にして、Google Driveのマイアプリ連携を行ってください。

ステップ2：テンプレートをコピーする

Google Driveでフォルダが作成されたら、共有用のコピーフォルダを作成する

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ステップ3：Google Driveのトリガー設定

最初の設定です！
ここからは、「Google Driveでフォルダが作成されたら、共有用のコピーフォルダを作成する」フローボットを設定していきます。
まずは、以下の赤枠をクリックしましょう！

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
確認後、「次へ」をクリックして進みましょう！

ここで、Google Driveの画面に移動し、特定のフォルダに新しくフォルダを作成してください。
今回は以下のフォルダを作成しました。

Yoomの画面に戻って、API接続設定を行います。

• 「トリガーの起動時間」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ここでは、基本的にはご契約プランの最短起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
  プランによって起動間隔の選択内容が異なるため、ご注意ください。

続いて、「フォルダID」を設定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。
先ほどファイルを作成したフォルダを選択してくださいね。

「テスト」をクリックしましょう！
テストが成功すると、取得した値が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。

「完了」をクリックして、次のステップに進みましょう！

ステップ4：Google Driveにフォルダを作成する設定

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！

次の画面で必須項目を設定していきます！
まずは、「フォルダ名」を設定します。
以下のように、先ほど取得した値から選択することも可能です。
直接入力する場合は、固定値として設定されてしまうので、ご注意ください。

続いて、「作成先のフォルダID」を設定します。
先ほど作成したファイルをバックアップしたいフォルダIDを指定します。
入力欄をクリックして表示される「候補」から選択してください。

「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。

ここで、Google Driveの画面を開き、フォルダが作成されているか確認しましょう！
作成されましたね。

最後に、「完了」をクリックし、次に進んでください。

ステップ5：権限を付与する設定

アクションはそのままで、連携するアカウント情報を確認します。
「次へ」をクリックして進みましょう！

クリックすると、API接続設定画面に移ります。
まずは、「付与する権限」をプルダウンから選択してください。
設定する際は、入力欄下の注釈を参照してくださいね。
プルダウンで設定した項目は、今後このフローで追加されるすべてのフォルダに適用されます。

続いて、「権限を付与するファイル名」を設定します。
ステップ4で取得した値を設定してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。

最後に「組織のドメイン」を入力しましょう！
「組織ドメイン」とは、Google Workspaceアカウントのメールアドレスにある＠以降の部分を指します。

「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、取得した値が表示されます。

ここで、Google Driveの該当フォルダの「共有」設定を開き、アクセス権限に組織ドメインが表示されているか確認しましょう。
無事に付与されましたね。

最後に、Yoomの画面に戻り「完了」をクリックしましょう！

ステップ6：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

手動で起動させる場合は、フロー画面右上の「起動する」をクリックすることで、お好きなタイミングでフローを起動できます。

Google Driveを活用した自動化例

Google Driveに特定条件のフォルダが作成されたら、OneDriveにもフォルダを作成する

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■概要
Google DriveとOneDriveを併用していると、フォルダ構造の同期やファイルのバックアップに手間がかかっていませんか。
片方でフォルダを作成した後、もう片方で同じものを作成する作業は、時間もかかり更新漏れの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダが作成されると、自動でOneDriveにも同じフォルダが作成されるため、手作業による二重管理から解放され、よりスムーズなデータ連携が実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google DriveとOneDriveを併用し、フォルダの手動同期に課題を感じている方
・複数のクラウドストレージのデータを連携させ、バックアップ作業を効率化したい方
・チームでの共同作業において、ストレージ間のフォルダ作成漏れを防ぎたい管理者の方

■注意事項
・Google Drive、OneDrivveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。

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Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Slackに送信する

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■概要
「Google Driveに音声ファイルがアップロードされたら、議事録をAIで作成し、Slackに送信する」ワークフローは、会議後の議事録作成を効率化する業務ワークフローです。
会議中に録音された音声ファイルが自動的にGoogle Driveに保存され、その後AIがスムーズに議事録を作成します。
完成した議事録はスムーズにSlackに共有されるため、チーム全体でスムーズに情報を共有できます。

■このテンプレートをおすすめする方
・定例会議やプロジェクトミーティングで頻繁に議事録を作成しているビジネスパーソン
・複数のSaaSアプリを利用しており、情報共有に時間がかかっているチームリーダー
・議事録作成の自動化を検討しているが、具体的な方法がわからないIT担当者
・会議内容の記録を効率的に管理し、チーム全体でスムーズに共有したい経営者

■注意事項
・Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

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Google Driveの特定フォルダにファイルが作成されたら、OCRを行い結果を新規Googleドキュメントに追加する

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■概要
Google Driveにアップロードされた請求書や申込書などの内容を、一つひとつ手作業で確認し転記していませんか？
こうした定型的なデータ入力作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。
このワークフローを活用すれば、煩雑なデータ入力作業の自動化を実現し、Google Driveにファイルが追加されるだけでOCRでテキストを読み取り、その結果を自動でGoogleドキュメントに記録します。

■このテンプレートをおすすめする方
・Google Driveに保存した請求書等の内容を手作業で転記している方
・OCRを活用したデータ入力の自動化を検討している業務効率化担当者の方
・Googleドキュメントへの記録作業を効率化し、ヒューマンエラーをなくしたい方

■注意事項
・Google Drive、GoogleドキュメントのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。

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Google DriveにCSVファイルがアップロードされたら、データをもとに複数宛先へメールを送信する

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Wixで連絡先がセグメントに追加されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
Wixで管理している顧客情報が増えるたびに、関連ファイルを保管するフォルダをGoogle Driveに手動で作成する作業は、手間がかかる上にミスの原因にもなりがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Wixで連絡先が特定のセグメントに追加されたタイミングをトリガーにして、Google Driveに自動でフォルダを作成できます。
WixとGoogle Drive間の連携作業を自動化し、手作業による手間やミスをなくし、よりスムーズな顧客管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・WixとGoogle Driveを利用し、顧客ごとのフォルダを手作業で作成している方
・顧客情報の追加に伴う定型業務を自動化し、業務効率を改善したいと考えているチーム
・手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、管理体制を整えたい方

■注意事項
・Wix、Googele DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Zoho CRMで予定が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

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■概要
Zoho CRMで顧客との予定を管理し、関連資料をGoogle Driveに保管しているものの、予定が入るたびに手動でフォルダを作成する作業に手間を感じていませんか。この手作業は、フォルダの作成忘れや命名ミスといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Zoho CRMでの予定作成をトリガーとして、自動でGoogle Driveに指定のフォルダを作成できるため、こうした課題を解決し、スムーズな情報管理を実現します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoho CRMで管理する予定ごとに、手動でGoogle Driveのフォルダを作成している方
・顧客とのスケジュールに関する資料管理を効率化し、抜け漏れをなくしたい方
・Zoho CRMとGoogle Driveの連携を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

■注意事項
・Zoho CRM、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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Zoomで指定のホストのレコーディングが完了したら、Google Driveに録画をアップロードする

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■概要
ウェビナー開催後の録画ファイルの管理に、手間や時間を取られていませんか？Zoomから手動でダウンロードし、Google Driveへアップロードする作業は時間がかかるだけでなく、共有の遅れや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、一連の作業が自動化され、ウェビナーの自動化を実現できます。レコーディングが完了したら録画ファイルを自動で保存し、ファイル管理業務を効率化します。‍

■このテンプレートをおすすめする方
・Zoomでのウェビナー開催が多く、録画ファイルの管理に課題を感じているご担当者様
・ウェビナー業務の自動化によって、迅速な情報共有を実現したい方
・手作業によるファイル管理でのアップロード漏れやミスをなくしたいと考えている方

■注意事項
・Zoom、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
・Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
・現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
　・ミーティングが終了したら
　・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
・詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398

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kintoneにレコードが登録されたら、Google Driveにフォルダを作成しメールで通知する

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■概要
kintoneに新しい案件や顧客情報が登録されるたびに、関連書類を保管するGoogle Driveのフォルダを手作業で作成し、関係者へメールで通知する、といった定型業務に時間を要していませんか。
このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード登録をきっかけに、Google Driveへのフォルダ作成からメール通知までの一連の業務を自動化でき、手作業による手間や対応漏れといった課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方
・kintoneとGoogle Driveを併用しており、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
・kintoneへのデータ登録後の、関係者への情報共有漏れや遅延を防ぎたいと考えている方
・kintoneを中心とした業務フローの自動化を進め、生産性を向上させたいチームリーダーの方

■注意事項
・kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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フォームの回答内容をもとにGeminiで記事案を自動生成し、下書きをGoogle Driveに保存する

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■概要
記事コンテンツの作成は、企画、構成案、執筆と多くの工程があり、手間がかかる業務ではないでしょうか。
特にアイデア出しや下書き作成に時間がかかり、本来の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームに情報を入力するだけでGeminiが記事案を自動で生成し、Google Driveに保存までの一連の流れを自動化できます。
コンテンツ生成の自動化を実現し、コンテンツ作成業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方
・記事作成のアイデア出しや下書き作成業務の効率化を目指しているコンテンツ担当者の方
・コンテンツ生成の自動化に関心があり、具体的な実現方法を探している方
・GeminiやGoogle Driveを活用し、コンテンツ制作フローを改善したいと考えている方

■注意事項
・Gemini、Googleドキュメント、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。

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毎月SmartHRの本人確認書類をGoogle Driveから一括更新する

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■概要
従業員が増えるにつれて、SmartHRの本人確認書類の更新作業が煩雑になっていませんか？
Google Driveなどに保管された書類を一人ひとり手作業でアップロードするのは時間がかかり、更新漏れなどのミスも起こりやすくなります。
このワークフローを活用すれば、Google Driveに保存した本人確認書類を一括でSmartHRに連携し、従業員情報を自動で更新できます。
定期的な更新作業の負担を軽減し、正確な情報管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方
・SmartHRでの本人確認書類の更新作業を手作業で行い、手間を感じている人事労務担当者の方
・Google DriveとSmartHRに従業員情報が分散しており、管理を効率化したいと考えている方
・従業員情報の更新業務を自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい管理部門の方

■注意事項
・SmartHR、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・移動コマンドはミニプラン以上、「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
・オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。

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まとめ

Google Driveのフォルダコピーを自動化することで、プロジェクト開始時の煩雑な準備作業や、手作業によるフォルダ構成のミスを減らすことができます。

これにより、担当者は毎回同じ作業を繰り返す手間から解放され、より創造的なコア業務に集中できる時間を確保できます！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！

よくあるご質問