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【ノーコードで実現】HubSpotの成約情報をもとに請求書を自動作成する方法
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「成約情報を別のシステムに手入力して、請求書を作成するのが面倒…」
「顧客情報や金額を転記する際にミスが起き、修正に時間がかかる…」
このように、HubSpotで取引が成約した後の請求書発行業務に負担を感じていませんか？
特に、請求書の発行や送付が遅れると、入金サイクルにも影響が出てしまいます。
もし、HubSpotの取引が「成約」のステージに更新されたタイミングで、取引情報をもとに請求書PDFを自動で作成し、顧客に送信する仕組みがあれば、手作業によるミスや対応漏れを防ぎ、商談や顧客対応などに集中しやすくなるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に業務の自動化を進め、作業をもっと楽にしていきましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、HubSpotの成約情報をもとに、自動で請求書を作成する業務フローのテンプレートを用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
HubSpotとGoogle スプレッドシートを連携するフローを作ってみよう
ここから代表的な例として、HubSpotの取引が成約したら自動で請求書PDFを作成し、顧客にメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定するため、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて、以下のプロセスで作成します。
- HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- HubSpotのトリガー設定とGoogle スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
事前準備：HubSpotの取引データとGoogle スプレッドシートの請求書テンプレートを用意する
フローを作成する前に、テストで使うHubSpotの取引データとGoogle スプレッドシートの請求書テンプレートを用意しておきましょう。
今回は、以下のような取引データと請求書テンプレートを使用します。
請求書テンプレートの作り方は、「書類を発行する」の設定方法をご参照ください。
ステップ1：HubSpotとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
HubSpotの場合
HubSpotのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートの場合
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからは、HubSpotの取引が成約したら自動で請求書PDFを作成し、顧客にメールを送信するフローを構築します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotでの取引が成約した後の、請求書発行から送付までの一連の業務に、手間を感じてはいないでしょうか。特にHubSpotの情報を手作業で転記して請求書を作成し、メールで送付する作業は、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotで取引ステージが成約に更新されたことをきっかけに、請求書の自動作成から顧客への送付までを一気通貫で自動化し、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotを活用しており、成約後の請求書発行と送付業務を効率化したい営業担当者の方
- HubSpotの情報を元にした手作業での請求書作成に、手間やミスを感じている経理担当者の方
- 営業からバックオフィスへの情報連携をスムーズにし、顧客対応の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotで取引が成約すると請求書が自動で作成・送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- HubSpotの正確なデータを基に請求書を作成するため、手作業による金額の誤入力や宛先間違いなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「取引が指定のステージに更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでHubSpotの「取引情報の取得」アクションを設定し、トリガーとなった取引の詳細情報を取得します。
- 続いて、HubSpotの「コンタクトの取得」アクションで、取引に紐づく顧客情報を取得します。
- 次に、書類発行機能で「書類を発行する」を選択し、事前に用意したテンプレートに取得した情報を反映させ、請求書PDFを作成します。
- 最後に、メール機能の「メールを送る」で、作成した請求書PDFを添付し、取得した顧客のメールアドレス宛に自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotのトリガー設定では、自動化の起点としたいパイプラインや取引ステージを任意で設定してください。
- HubSpotの「取引情報の取得」や「コンタクトの取得」では、トリガーで取得したIDを変数として設定することで、動的に情報を取得できます。
- 書類発行機能では、請求書の雛形となるGoogle スプレッドシートのファイルと、HubSpotから取得した情報を反映させるセルをそれぞれ任意で設定します。
- メール送信機能では、宛先となる顧客のメールアドレスや件名、本文の内容を任意にカスタマイズでき、取得した顧客名などを変数として差し込むことも可能です。
■注意事項
- HubSpot、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：HubSpotのトリガー設定
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから「【コピー】HubSpotの取引が成約したら、請求書PDFを自動作成して顧客に送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初のステップにある「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
- タイトル：わかりやすい名前に変更できます。設定したタイトルは、上記画像の赤枠内「取引が指定のステージに更新されたら」に反映されます。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。必要があれば、他のアカウントに切り替えることも可能です。
- トリガーアクション：テンプレート通りに「取引が指定のステージに更新されたら」を選択します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプラインと取引ステージは、それぞれ入力欄をクリックすると選択肢が表示されます。
表示された候補の中から該当するものを選んでください。
設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されるはずです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、「ステップ4：HubSpotから取引情報を取得する設定」で使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
ステップ4：HubSpotから取引情報を取得する設定
フロー内の「取引情報の取得」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
- タイトル：わかりやすい名前に変更可能です。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
- アクション：テンプレート通りに「取引情報の取得」を選択してください。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
API接続の設定画面が開いたら、取引IDを設定しましょう。
通常、取引IDにはステップ3で取得した値があらかじめ入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「取引が指定のステージに更新されたら」の中から取引IDを選んでください。
取引IDを設定したら、テストを実行。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップへ進みましょう！
ステップ5：HubSpotからコンタクト情報を取得する設定
フロー内の「コンタクトの取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの設定は、以下の通りです。
- タイトル：必要に応じて、わかりやすい名前に変更できます。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
- アクション：テンプレート通りに「コンタクトの取得」を選択してください。
設定を確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
API接続の設定画面が開いたら、コンタクトIDを設定しましょう。
通常、コンタクトIDにはステップ4で取得した値が自動で入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「取引情報の取得」の中からコンタクトIDを選びましょう。
コンタクトIDの設定が完了したら、テストを実行。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
任意で詳細設定を行い、保存しましょう！
ステップ6：Google スプレッドシートで請求書を発行する設定
フロー内の「書類を発行する」をクリックしてください。
まず、連携アカウントとアクションを設定します。
- タイトル：自由にカスタマイズできます（例：「請求書発行」など）。
- アカウント：ステップ1で連携したアカウントが選択されています。必要に応じて、他のアカウントに変更することも可能です。
次に、使用する請求書テンプレートのファイルIDを入力します。
入力欄の下にある補足説明を参考に、Google スプレッドシートのURLからファイルIDをコピーして貼り付けてください。
下記の画像の赤枠部分が、ファイルIDです。
続いて、発行された請求書を保存するフォルダと出力されるファイル名を設定します。
Googleドライブ上の保存先フォルダを開き、URLからフォルダIDをコピーして入力欄に貼り付けましょう。
出力ファイル名は、固定の文字列や取得した値、日付などを自由に組み合わせて設定できます。
本番運用に移行した後も、ここで設定したファイル名がそのまま使われつづけるため注意しましょう。
例えば、ファイル名に固定の文字列（例：「請求書」）だけを設定した場合、毎回同じ名前でファイルが作成され、内容の識別が難しくなります。
そのため、HubSpotから取得した会社名や日付を変数として組み合わせるのがおすすめです。
ここでは、固定の文字列と会社名、日付を組み合わせて、「【請求書】{前月}分_{会社名}様」という形式にしました。
すべての設定が完了したら、次へ進みましょう！
続いて、置換条件の設定を行います。
ここでは、Google スプレッドシートのテンプレート内にある置換対象の文字列（例：{会社名}など）に対して、実際のデータを割り当てる設定を行います。
置換対象の文字列には、HubSpotから取得した値や日付などを割り当てることが可能です。
例えば、{会社名}にHubSpotから取得したデータを設定する場合、入力欄をクリックして「取得した値」タブから該当するものを選びましょう。
日付を挿入したい場合は、「日付」タブから選びます。
フォーマットは複数あるため、用途に応じて選択してください。
もしテンプレートのGoogle スプレッドシートに新たな{置換文字列}を追加・変更した場合は、入力欄右上の「置換条件を再取得」ボタンをクリックしてください。
これにより、最新のテンプレート内容が反映されます。
すべての置換設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
Google Driveを開き、指定したフォルダに請求書が保存されているか確認しましょう！
Google スプレッドシートのテンプレートで使用している{}の部分が、正しい値に置き換わっているかファイルの中身もチェックしてみます！
無事に、置換されていることが確認できればOKです。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップへ進みましょう。
ステップ7：メールを送る設定
最後に、発行した書類を顧客に送信する設定を行います。
フロー内の「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルとアプリは、あらかじめ設定されています。
特に変更の必要がなければ、そのままで問題ありません。
次に、メールの宛先と内容を設定します。
「To」には、HubSpotから取得した顧客のメールアドレスが自動で入力されています。
CCやBCCなど、その他の宛先は自社の運用ルールに合わせて自由に設定してください。
【重要な注意点】
この時点で顧客のメールアドレスを設定すると、テスト実行時にも実際に顧客へメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えておきましょう。
メールの件名や本文も、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
差し込みデータ（会社名や日付など）を使うことも可能です。
添付ファイルは、ステップ6で発行した書類が自動で選択されています。
必要に応じて、添付ファイルを追加・変更することも可能です。
今回の例では、以下のように設定しました。
設定が完了したら必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう！
最後に、メール送信のテストを行います。
メールの件名や本文、宛先、添付ファイルなどに間違いがないか確認したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
テスト完了後は、忘れずに保存しましょう。
先ほど設定したテスト用のメールアドレスに、メールが届いているか確認してみます。
無事に、請求書付きのメールが届いていれば、テスト成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ8：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
実際に、HubSpotで取引が成約したら自動で請求書PDFを作成し、顧客にメールが送信されるかを確認してみましょう！
HubSpotを活用したその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotで取引が成約した際にeSigntures.ioやfreeeサインで契約書を作成し、取引先に自動で送信することができます。
さらに、GoogleフォームやSlackとの連携を活用すれば、リードステータスの更新やメッセージ管理も効率化でき、ビジネスの進行がスムーズになるでしょう。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成された後、契約書の作成や送付を手作業で行っていませんか。情報の転記には手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーとして、eSignatures.ioでの契約書作成までを自動化できます。esignatures apiを直接扱うことなく、ノーコードで契約業務のフローを構築し、営業プロセス全体の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理する取引情報をもとに、契約書作成を手作業で行っている営業担当者の方
- esignatures.ioを活用し、契約書作成・送付プロセス全体の自動化を検討している方
- HubSpotとeSignatures.ioを連携させて、営業フローの効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでの取引作成後、eSignatures.ioでの契約書作成が自動で行われるため、手作業による契約業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要となり、`esignatures api`連携のようにシステムが処理するため、入力ミスや送付漏れといった人的エラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとeSignatures.ioをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作成します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」を設定し、契約書作成に必要な取引情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでeSignatures.ioの「Create Contract」を設定し、取得した情報を元に契約書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- eSignatures.ioで契約書を作成するアクションを設定する際に、使用する契約書のテンプレートを指定する必要があります。任意のTemplate IDを設定することで、作成したい契約書の種類に応じたテンプレートを自動で適用させることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、eSignatures.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要HubSpotで新しい取引が作成されるたびに、freeeサインで契約書を作成・送付し、その後HubSpotの情報を更新する作業は、手間がかかるうえに入力ミスなども起こりがちです。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーとして、freeeサインによる契約書の送付からHubSpotの取引情報更新までを自動で実行し、一連の契約プロセスをスムーズにすることで、手作業による負担を減らします。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとfreeeサインを利用し、契約書の作成・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約締結までのプロセスを効率化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている法務・営業企画の方
- HubSpot上の取引ステータスの手動更新に手間を感じ、自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotでの取引作成を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約情報や取引情報の転記ミス、送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、freeeサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreeeサインを選択し、「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を紐づけます。
- 次に、同じくfreeeサインの「契約書を送信する」アクションを設定し、作成した契約書を送付します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、契約書が送付済みであることなどを取引情報に反映させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- freeeサインで契約書を作成する際に、宛名や契約金額などの項目に、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を変数として設定してください。
- 最後のHubSpotの取引情報を更新するオペレーションでは、契約書送付日や特定のステータスなど、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を設定し、任意の取引内容に更新することが可能です。
■注意事項- HubSpot、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要HubSpotで管理している取引情報を、案件・請求管理ツールのboardへ手作業で転記していませんか？この二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しい取引が登録されたタイミングで、boardに案件情報が自動で作成されるため、こうした入力作業に関する課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
■概要HubSpotで新規コンタクトを獲得した際、営業担当への情報共有に手間がかかっていたり、対応が遅れてしまったりするケースはありませんか。手動での通知は、タイムラグや連絡漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、HubSpotに新しいコンタクトが登録されたことをトリガーに、LINE WORKSへ自動で通知が送信されるため、情報共有とスピーディーな顧客対応を実現できます。■このテンプレートをおすすめする方- HubSpotで獲得した新規コンタクトへの初動を早めたい営業担当者の方
- LINE WORKSを主要な連絡ツールとしており、手動での通知作業を減らしたい方
- 新規リードの発生をチームで共有し、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット- HubSpotへのコンタクト登録を検知してLINE WORKSへ自動通知するため、手動での連絡作業や確認の手間を減らすことができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを低減します。
■フローボットの流れ- はじめに、HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を任意のトークルームに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント- LINE WORKSへの通知メッセージは、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
- LINE WORKSのオペレーション設定で、メッセージを送信するトークルームを任意で設定してください。
■注意事項- HubSpot、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して案件管理を行っている企業
・HubSpotで顧客の情報管理をしている営業事務の方
・商談のステータス変更後、Backlogに課題を追加して営業事務の方に仕事を任せることがある方
2.Backlogでプロジェクトやタスクを管理している企業
・毎回手動でBacklogに課題を追加している方
・定型的なタスクが発生した際に自動でBacklogに課題を追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはタスク管理を効率化してくれる便利なツールですが、タスクが発生するたびに手動で課題を追加するのは手間に感じることもあると思います。
手動で行う作業が多いと人為的なミスも発生しやすいため、なるべく定型的な業務は自動化したいですよね。
そこで、このテンプレートが役に立ちます。
このテンプレートを使うと、HubSpotで商談が受注ステータスになった際、自動的にBacklogに課題が追加されるため、受注後の処理がスムーズに進みます。
また、課題の自動追加により、ヒューマンエラーを防ぎ、Backlogへの登録漏れや情報の誤りを未然に防止することができます。
■注意事項
・HubSpotとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、請求書発行の都度マネーフォワード クラウド請求書へ手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社詳細ページからマネーフォワード クラウド請求書へ取引先情報を自動で追加できるため、登録時の二度手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を利用しており、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- 顧客情報の転記ミスをなくし、請求業務の正確性を向上させたい方
- CRMと会計ソフト間のデータ連携を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接マネーフォワード クラウド請求書に取引先を作成でき、データ転記の手間と時間を短縮します。
- 手作業による情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、請求情報などの正確性を担保し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、「Chrome拡張機能トリガー」を選択し、HubSpotの会社詳細ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「取引先を作成する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、フローボットを起動する対象のページURLを指定できます。
- 「取引先を作成する」では、HubSpotから取得した会社名や住所などの情報をどの項目に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Slackの特定チャンネルに投稿される問い合わせやリード情報を、都度HubSpotへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーにしてHubSpotへのコンタクト作成を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った問い合わせやリード情報をHubSpotで管理している方
- 手作業によるSaaS間の情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- コンタクト情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を高めたい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにメッセージが投稿されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、監視対象のチャンネルなどを設定します。
- 続いて、AI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージからコンタクト作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、コマンドオペレーションを設定し、特定の条件を満たす場合にのみ後続のアクションが実行されるよう分岐条件を定めます。
- 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでテキストからデータを抽出するオペレーションでは、どのような情報をメッセージから抜き出すかをプロンプトで自由に設定可能です。
- コマンドオペレーションでは、特定のキーワードを含むメッセージのみを処理の対象とするなど、後続のアクションに進むための条件を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データのURLや参加者情報をHubSpotへ手作業で転記するのは手間ではありませんか？
特に、ミーティングが多い日には、この作業が大きな負担となり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後の情報取得からHubSpotへのコンタクト登録までを自動化できるため、煩雑な手動作業を省略できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや商談が多く、顧客情報をHubSpotで管理している方
- ミーティング後の情報共有や記録の手作業に時間を取られている方
- 顧客対応の効率化とデータ入力の精度向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、収録データURLなどの情報が自動でHubSpotに登録されるため、手作業での転記や情報収集にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力漏れや誤りを防ぎ、HubSpotに正確な顧客情報を蓄積することで、データ管理の質を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、指定したZoomアカウントでミーティングが終了するたびにフローが起動します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」を選択し、終了したミーティングの録画データURLなどの関連情報を取得します。
- 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで取得したZoomのミーティング情報を基に、HubSpotへ新しいコンタクトを作成または既存コンタクトに情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成または更新する際に、Zoomから取得した情報を変数をして引用・設定できます。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
■概要
フォームから得た契約同意情報を、他のアプリに反映するのは手間がかかりますよね。
このような定型業務を手作業で行うと、更新時の入力ミスや対応の遅れといった問題も起こりがちです。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、HubSpotのコンタ-クト情報を自動で更新できます。
顧客管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た顧客情報を、手作業でHubSpotに反映している方
- HubSpotでのリード管理において、ステータスの手動更新に漏れや遅れを感じている方
- 顧客管理に関する一連のプロセスを自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にHubSpotのコンタクト情報が更新されるため、転記やステータス変更に費やしていた時間を短縮できます。
- ステータスの更新漏れや、誤った情報への更新といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとHubSpotをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」アクションを設定します。
ここで、フォームから取得したメールアドレスなどを基に該当コンタクトを特定します。 - HubSpotの「コンタクトの更新」アクションを設定し、検索で見つかったコンタクトのリードステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- HubSpotのコンタクト検索では、フォームから取得したどの情報（例：メールアドレスや氏名）を基にコンタクトを検索するかを設定してください。
- HubSpotのコンタクト更新では、更新したい項目にフォームの回答を設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotで新しい取引が作成された後、契約書の作成や送付を手作業で行っていませんか。情報の転記には手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、HubSpotでの取引作成をトリガーとして、eSignatures.ioでの契約書作成までを自動化できます。esignatures apiを直接扱うことなく、ノーコードで契約業務のフローを構築し、営業プロセス全体の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotで管理する取引情報をもとに、契約書作成を手作業で行っている営業担当者の方
- esignatures.ioを活用し、契約書作成・送付プロセス全体の自動化を検討している方
- HubSpotとeSignatures.ioを連携させて、営業フローの効率化を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでの取引作成後、eSignatures.ioでの契約書作成が自動で行われるため、手作業による契約業務の時間を短縮できます。
- 手動での情報転記が不要となり、`esignatures api`連携のようにシステムが処理するため、入力ミスや送付漏れといった人的エラーを防止します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとeSignatures.ioをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定して、フローが起動するきっかけを作成します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」を設定し、契約書作成に必要な取引情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでeSignatures.ioの「Create Contract」を設定し、取得した情報を元に契約書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- eSignatures.ioで契約書を作成するアクションを設定する際に、使用する契約書のテンプレートを指定する必要があります。任意のTemplate IDを設定することで、作成したい契約書の種類に応じたテンプレートを自動で適用させることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、eSignatures.ioのそれぞれとYoomを連携してください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreeeサインを利用し、契約書の作成・送付を手作業で行っている営業担当者の方
- 契約締結までのプロセスを効率化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている法務・営業企画の方
- HubSpot上の取引ステータスの手動更新に手間を感じ、自動化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotでの取引作成を起点に契約書の作成から送付までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による契約情報や取引情報の転記ミス、送付漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、freeeサインとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreeeサインを選択し、「契約書をテンプレートから作成（入力項目が署名者1に設定されている）」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を紐づけます。
- 次に、同じくfreeeサインの「契約書を送信する」アクションを設定し、作成した契約書を送付します。
- 最後に、HubSpotの「取引の更新」アクションを設定し、契約書が送付済みであることなどを取引情報に反映させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- freeeサインで契約書を作成する際に、宛名や契約金額などの項目に、トリガーで取得したHubSpotの取引情報を変数として設定してください。
- 最後のHubSpotの取引情報を更新するオペレーションでは、契約書送付日や特定のステータスなど、固定値や前段のオペレーションで取得した情報を設定し、任意の取引内容に更新することが可能です。
■注意事項
- HubSpot、freeeサインのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとboardを利用し、案件情報の二重入力に手間を感じている営業担当者の方
- 手作業によるデータ転記をなくし、正確な案件管理を実現したいと考えている方
- 営業部門の定型業務を自動化することで、コア業務に集中できる環境を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotへの取引登録をトリガーとしてboardへの案件作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮することができます。
- 手作業での転記が不要になるため、金額の入力間違いや顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、boardとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい取引が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでboardを選択し、「案件の登録（一括請求）」アクションを設定し、HubSpotから取得した取引情報を連携させます。
■このワークフローのカスタムポイント
- boardに案件を登録する際、どの項目にどの情報を設定するかを自由にカスタマイズできます。
- HubSpotで取得した取引名や顧客情報、金額などを変数としてマッピングしたり、担当者名などを固定値として設定したりすることが可能です。
■注意事項
- HubSpot、boardのアウトプットを設定してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- boardのマイアプリ連携方法は「boardのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- HubSpotで獲得した新規コンタクトへの初動を早めたい営業担当者の方
- LINE WORKSを主要な連絡ツールとしており、手動での通知作業を減らしたい方
- 新規リードの発生をチームで共有し、機会損失を防ぎたいマネージャーの方
- HubSpotへのコンタクト登録を検知してLINE WORKSへ自動通知するため、手動での連絡作業や確認の手間を減らすことができます。
- システムが自動で通知を行うため、連絡漏れや対応の遅れといったヒューマンエラーを防ぎ、機会損失のリスクを低減します。
- はじめに、HubSpotとLINE WORKSをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「HubSpotに新規コンタクトが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE WORKSを選択し、「トークルームにメッセージを送信」アクションを設定し、HubSpotで取得した情報を任意のトークルームに通知します。
- LINE WORKSへの通知メッセージは、HubSpotから取得したコンタクト情報（会社名、担当者名、メールアドレスなど）を組み合わせて、自由にカスタマイズすることが可能です。
- LINE WORKSのオペレーション設定で、メッセージを送信するトークルームを任意で設定してください。
- HubSpot、LINE WORKSのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
HubSpotで商談が受注になったらBacklogに課題を自動登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotを利用して案件管理を行っている企業
・HubSpotで顧客の情報管理をしている営業事務の方
・商談のステータス変更後、Backlogに課題を追加して営業事務の方に仕事を任せることがある方
2.Backlogでプロジェクトやタスクを管理している企業
・毎回手動でBacklogに課題を追加している方
・定型的なタスクが発生した際に自動でBacklogに課題を追加したい方
■このテンプレートを使うメリット
Backlogはタスク管理を効率化してくれる便利なツールですが、タスクが発生するたびに手動で課題を追加するのは手間に感じることもあると思います。
手動で行う作業が多いと人為的なミスも発生しやすいため、なるべく定型的な業務は自動化したいですよね。
そこで、このテンプレートが役に立ちます。
このテンプレートを使うと、HubSpotで商談が受注ステータスになった際、自動的にBacklogに課題が追加されるため、受注後の処理がスムーズに進みます。
また、課題の自動追加により、ヒューマンエラーを防ぎ、Backlogへの登録漏れや情報の誤りを未然に防止することができます。
■注意事項
・HubSpotとBacklogのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
HubSpotで管理している顧客情報を、請求書発行の都度マネーフォワード クラウド請求書へ手入力していませんか？
この作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスが発生する原因にもなります。
このワークフローを活用すれば、HubSpotの会社詳細ページからマネーフォワード クラウド請求書へ取引先情報を自動で追加できるため、登録時の二度手間の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を利用しており、手作業でのデータ入力に手間を感じている方
- 顧客情報の転記ミスをなくし、請求業務の正確性を向上させたい方
- CRMと会計ソフト間のデータ連携を自動化し、業務効率化を進めたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの画面から直接マネーフォワード クラウド請求書に取引先を作成でき、データ転記の手間と時間を短縮します。
- 手作業による情報の入力ミスや転記漏れを防ぎ、請求情報などの正確性を担保し、ヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、「Chrome拡張機能トリガー」を選択し、HubSpotの会社詳細ページからフローボットを起動できるように設定します。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「取引先を作成する」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chrome拡張機能トリガーの設定では、フローボットを起動する対象のページURLを指定できます。
- 「取引先を作成する」では、HubSpotから取得した会社名や住所などの情報をどの項目に反映させるかを任意で設定できます。
■注意事項
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携してください。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法はこちらをご参照ください。
■概要
DocuSignのエンベロープが完了したら、HubSpotの取引ステージを更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.HubSpotとDocuSignを併用している営業チーム
・契約書などの書類締結プロセスをDocuSignで電子化し、HubSpotの取引ステージと連携させて管理したい方
・契約締結後のステータス変更を手動で行う手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約締結状況をリアルタイムに把握し、営業活動の進捗管理を効率化したい方
2.HubSpotを利用している企業の経営者・管理者
・営業プロセスの可視化と自動化を進め、営業活動の生産性を向上させたい方
・契約管理業務の効率化により、人的リソースを他の業務に集中させたい方
■このテンプレートを使うメリット
・契約締結状況がHubSpotにリアルタイムで反映されるため、営業活動の進捗状況を常に把握できます。
・契約締結後の迅速なステータス変更により、顧客への対応スピードが向上し、満足度向上に貢献します。
・DocuSignでのエンベロープ完了をトリガーに、HubSpotの取引ステージを自動で更新するため、手作業によるステータス変更の手間が省け、業務効率が大幅に向上します。
■注意事項
・HubSpot、DocuSignのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Slackの特定チャンネルに投稿される問い合わせやリード情報を、都度HubSpotへ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定メッセージをトリガーにしてHubSpotへのコンタクト作成を自動化できるため、こうした課題を円滑に解消し、迅速で正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った問い合わせやリード情報をHubSpotで管理している方
- 手作業によるSaaS間の情報転記に手間を感じ、業務を効率化したいと考えている方
- コンタクト情報の入力ミスや登録漏れを防ぎ、データ精度を高めたい責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackにメッセージが投稿されると、自動でHubSpotにコンタクトが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記が不要になることで、入力間違いや対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションで、監視対象のチャンネルなどを設定します。
- 続いて、AI機能で「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージからコンタクト作成に必要な情報を抽出します。
- 次に、コマンドオペレーションを設定し、特定の条件を満たす場合にのみ後続のアクションが実行されるよう分岐条件を定めます。
- 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、AIが抽出した情報を元にコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIでテキストからデータを抽出するオペレーションでは、どのような情報をメッセージから抜き出すかをプロンプトで自由に設定可能です。
- コマンドオペレーションでは、特定のキーワードを含むメッセージのみを処理の対象とするなど、後続のアクションに進むための条件を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
Zoomでのミーティング後、録画データのURLや参加者情報をHubSpotへ手作業で転記するのは手間ではありませんか？
特に、ミーティングが多い日には、この作業が大きな負担となり、他の業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Zoomミーティング終了後の情報取得からHubSpotへのコンタクト登録までを自動化できるため、煩雑な手動作業を省略できる可能性があります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoomでのウェビナーや商談が多く、顧客情報をHubSpotで管理している方
- ミーティング後の情報共有や記録の手作業に時間を取られている方
- 顧客対応の効率化とデータ入力の精度向上を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoomミーティング終了後、収録データURLなどの情報が自動でHubSpotに登録されるため、手作業での転記や情報収集にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の入力漏れや誤りを防ぎ、HubSpotに正確な顧客情報を蓄積することで、データ管理の質を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、ZoomとHubSpotをYoomと連携します。
- トリガーでZoomの「ミーティングが終了したら」というアクションを設定します。これにより、指定したZoomアカウントでミーティングが終了するたびにフローが起動します。
- 次に、Zoomの「ミーティングのレコーディング情報を取得する」を選択し、終了したミーティングの録画データURLなどの関連情報を取得します。
- 最後に、HubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで取得したZoomのミーティング情報を基に、HubSpotへ新しいコンタクトを作成または既存コンタクトに情報を追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HubSpotでコンタクトを作成または更新する際に、Zoomから取得した情報を変数をして引用・設定できます。
■注意事項
- Zoom、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
- 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
- ミーティングが終了したら
- ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
- 詳細はこちらをご参照ください。
■概要
フォームから得た契約同意情報を、他のアプリに反映するのは手間がかかりますよね。
このような定型業務を手作業で行うと、更新時の入力ミスや対応の遅れといった問題も起こりがちです。
このワークフローなら、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、HubSpotのコンタ-クト情報を自動で更新できます。
顧客管理の課題を解消し、業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで得た顧客情報を、手作業でHubSpotに反映している方
- HubSpotでのリード管理において、ステータスの手動更新に漏れや遅れを感じている方
- 顧客管理に関する一連のプロセスを自動化し、営業活動の効率化を目指すチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信と同時にHubSpotのコンタクト情報が更新されるため、転記やステータス変更に費やしていた時間を短縮できます。
- ステータスの更新漏れや、誤った情報への更新といったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- GoogleフォームとHubSpotをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでHubSpotの「コンタクトを検索（キーワード検索）」アクションを設定します。
ここで、フォームから取得したメールアドレスなどを基に該当コンタクトを特定します。 - HubSpotの「コンタクトの更新」アクションを設定し、検索で見つかったコンタクトのリードステータスなどを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォームを指定してください。
- HubSpotのコンタクト検索では、フォームから取得したどの情報（例：メールアドレスや氏名）を基にコンタクトを検索するかを設定してください。
- HubSpotのコンタクト更新では、更新したい項目にフォームの回答を設定してください。
■注意事項
- Googleフォーム、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133 - トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
まとめ
HubSpotと他のツールを連携することで、これまで手作業で行っていた成約情報の転記や請求書の作成、メール送信といった一連の作業を自動化でき、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は請求書関連の事務作業に追われることなく、顧客との関係構築や新規案件の創出といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：請求書を送る前に社内承認を挟めますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは以下のオペレーションを使って、請求書を送信する前に社内承認フローを組み込むことができます。
例えば、今回ご紹介したフローボットで請求書を発行したあとに承認を経てから顧客へ送信したい場合、「書類を発行する」と「メールを送る」の間に、上記オペレーションを挿入することで実現できます。
Q：Google スプレッドシート以外の会計ソフトと連携できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、freee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などと連携が可能です。
例えば、HubSpotで特定の取引ステージにある会社の情報を取得し、そのデータをもとにfreee請求書で請求書を作成するといったフローも構築できます。
詳しくは、以下の自動化テンプレートをチェックしてみてください。
■概要
毎月の請求書作成業務において、HubSpotで管理している顧客情報を都度確認しながら、freee請求書へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎月決まった日にHubSpotから特定の条件に合致する会社情報を自動で取得し、freee請求書で請求書を作成するため、こうした課題を解消し、正確で効率的な請求業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee請求書を利用し、毎月の請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求業務の工数削減やミスの防止によって、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotからfreee請求書への情報転記が自動化されるため、請求書作成にかかる作業時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による金額の誤入力や請求漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Hubspotとfreee請求書をYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットが起動する日時を「毎月1日」のように指定します。
- オペレーションで、Hubspotの「会社IDの一覧を取得」アクションを設定し、請求対象となる会社を抽出します。
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、前段で取得した会社のリストを一つずつ処理するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Yoomデータベースの「レコードを追加する」アクションで、処理の実行ログなどを記録します。
- 続いて、Hubspotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションで、請求書作成に必要な会社名や金額などの詳細情報を取得します。
- 最後に、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実際の請求業務のタイミングに合わせて、フローボットを起動したい日時を任意に設定してください。
- Hubspotから会社情報を取得する際、請求対象の条件となるプロパティの内部名は、ご利用の環境に合わせて任意の値を設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段で取得した一覧データの中から、どの情報を後続の処理で利用するかなどを任意にカスタマイズしてください。
■注意事項
- HubSpotとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotで管理している取引情報を、都度マネーフォワード クラウド請求書に手入力して請求書を作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの情報をもとにマネーフォワード クラウド請求書で請求書を自動で作成し、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を併用し、請求書発行を手作業で行っている方
- 請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理・営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、請求業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報を基に請求書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの画面上でフローボットを起動できるように設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」を設定し、表示している取引の情報を取得します。
- 次に、データ操作・変換機能で取得した情報を加工し、マネーフォワード クラウド請求書での請求書作成に適した形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「請求書（新形式）を作成」を設定し、加工したデータを元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ操作・変換機能のオペレーションでは、請求日や支払期日の設定など、自社の運用に合わせて変換する内容を自由に設定できます。
- マネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成する際に、品目や単価、備考欄などに固定の文言を設定したり、HubSpotから取得した取引情報を動的に反映させたりすることが可能です。
■注意事項
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください
■概要
毎月の請求書作成業務において、HubSpotで管理している顧客情報を都度確認しながら、freee請求書へ手入力する作業に手間を感じていませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、毎月決まった日にHubSpotから特定の条件に合致する会社情報を自動で取得し、freee請求書で請求書を作成するため、こうした課題を解消し、正確で効率的な請求業務を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとfreee請求書を利用し、毎月の請求書発行を手作業で行っている経理担当者の方
- 請求業務の工数削減やミスの防止によって、チーム全体の生産性を高めたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、ノンコア業務から解放されたいと考えている事業責任者の方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotからfreee請求書への情報転記が自動化されるため、請求書作成にかかる作業時間を短縮できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による金額の誤入力や請求漏れなどのヒューマンエラーを防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Hubspotとfreee請求書をYoomと連携します。
- トリガーでスケジュールトリガー機能を設定し、フローボットが起動する日時を「毎月1日」のように指定します。
- オペレーションで、Hubspotの「会社IDの一覧を取得」アクションを設定し、請求対象となる会社を抽出します。
- 次に、繰り返し処理機能を設定し、前段で取得した会社のリストを一つずつ処理するようにします。
- 繰り返し処理の中で、Yoomデータベースの「レコードを追加する」アクションで、処理の実行ログなどを記録します。
- 続いて、Hubspotの「会社のカスタムプロパティを取得」アクションで、請求書作成に必要な会社名や金額などの詳細情報を取得します。
- 最後に、freee請求書の「請求書の作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに請求書を自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガー機能では、実際の請求業務のタイミングに合わせて、フローボットを起動したい日時を任意に設定してください。
- Hubspotから会社情報を取得する際、請求対象の条件となるプロパティの内部名は、ご利用の環境に合わせて任意の値を設定してください。
- 繰り返し処理機能では、前段で取得した一覧データの中から、どの情報を後続の処理で利用するかなどを任意にカスタマイズしてください。
■注意事項
- HubSpotとfreee請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
■概要
HubSpotで管理している取引情報を、都度マネーフォワード クラウド請求書に手入力して請求書を作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、HubSpotの情報をもとにマネーフォワード クラウド請求書で請求書を自動で作成し、請求業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書を併用し、請求書発行を手作業で行っている方
- 請求書作成時の転記ミスや確認作業に多くの時間を費やしている経理・営業担当者の方
- SaaS間のデータ連携を自動化し、請求業務全体の効率化を図りたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- HubSpotの取引情報を基に請求書が自動作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業によるデータの転記が不要になることで、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChrome拡張機能トリガーを選択し、HubSpotの画面上でフローボットを起動できるように設定します。
- 続いて、オペレーションでHubSpotの「取引のカスタムプロパティを取得」を設定し、表示している取引の情報を取得します。
- 次に、データ操作・変換機能で取得した情報を加工し、マネーフォワード クラウド請求書での請求書作成に適した形式に整えます。
- 最後に、オペレーションでマネーフォワード クラウド請求書の「請求書（新形式）を作成」を設定し、加工したデータを元に請求書を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- データ操作・変換機能のオペレーションでは、請求日や支払期日の設定など、自社の運用に合わせて変換する内容を自由に設定できます。
- マネーフォワード クラウド請求書で請求書を作成する際に、品目や単価、備考欄などに固定の文言を設定したり、HubSpotから取得した取引情報を動的に反映させたりすることが可能です。
■注意事項
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- HubSpotとマネーフォワード クラウド請求書のそれぞれとYoomを連携してください。
- Chrome拡張を活用したトリガー設定については以下をご確認ください
Q：自動化フローがエラーで停止した場合はどうすれば良いですか？
A：Yoomでは、エラーの原因や種類を「エラーコード」として記録しています。
例えば、認証切れが原因の場合は、マイアプリから該当アプリを一度削除して再接続することで復旧が可能です。
詳しい対処方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
なお、通知設定をしておくと、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）に自動で通知されます。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、迅速に原因を特定・対応することが可能です。
エラー発生時にすぐ気付けるように、事前に通知設定を行っておくことをおすすめします。
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
