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「成約情報を別のシステムに手入力して、請求書を作成するのが面倒…」
「顧客情報や金額を転記する際にミスが起き、修正に時間がかかる…」
このように、HubSpotで取引が成約した後の請求書発行業務に負担を感じていませんか？
特に、請求書の発行や送付が遅れると、入金サイクルにも影響が出てしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">HubSpotの取引が「成約」のステージに更新されたタイミングで、取引情報をもとに請求書PDFを自動で作成し、顧客に送信する仕組み</span>があれば、手作業によるミスや対応漏れを防ぎ、商談や顧客対応などに集中しやすくなるでしょう！
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に業務の自動化を進め、作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">HubSpotの成約情報をもとに、自動で請求書を作成する業務フローのテンプレート</span>を用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
ここから代表的な例として、HubSpotの取引が成約したら自動で請求書PDFを作成し、顧客にメールを送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定するため、まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて、以下のプロセスで作成します。
フローを作成する前に、テストで使うHubSpotの取引データとGoogle スプレッドシートの請求書テンプレートを用意しておきましょう。
今回は、以下のような取引データと請求書テンプレートを使用します。
請求書テンプレートの作り方は、「書類を発行する」の設定方法をご参照ください。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
HubSpotのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携は、以下の手順をご参照ください。
ここからは、HubSpotの取引が成約したら自動で請求書PDFを作成し、顧客にメールを送信するフローを構築します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから「【コピー】HubSpotの取引が成約したら、請求書PDFを自動作成して顧客に送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、最初のステップにある「取引が指定のステージに更新されたら」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーアクションの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかから選べます。
ただし、料金プランによって設定できるトリガーの最短間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
パイプラインと取引ステージは、それぞれ入力欄をクリックすると選択肢が表示されます。
表示された候補の中から該当するものを選んでください。
設定が完了したら、テストを実行します。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されるはずです。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、「ステップ4：HubSpotから取引情報を取得する設定」で使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
フロー内の「取引情報の取得」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
API接続の設定画面が開いたら、取引IDを設定しましょう。
通常、取引IDにはステップ3で取得した値があらかじめ入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「取引が指定のステージに更新されたら」の中から取引IDを選んでください。
取引IDを設定したら、テストを実行。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップへ進みましょう！
フロー内の「コンタクトの取得」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションの設定は、以下の通りです。
設定を確認したら、「次へ」をクリックしましょう。
API接続の設定画面が開いたら、コンタクトIDを設定しましょう。
通常、コンタクトIDにはステップ4で取得した値が自動で入力されています。
空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「取引情報の取得」の中からコンタクトIDを選びましょう。
コンタクトIDの設定が完了したら、テストを実行。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
任意で詳細設定を行い、保存しましょう！
フロー内の「書類を発行する」をクリックしてください。
まず、連携アカウントとアクションを設定します。
次に、使用する請求書テンプレートのファイルIDを入力します。
入力欄の下にある補足説明を参考に、Google スプレッドシートのURLからファイルIDをコピーして貼り付けてください。
下記の画像の赤枠部分が、ファイルIDです。
続いて、発行された請求書を保存するフォルダと出力されるファイル名を設定します。
Googleドライブ上の保存先フォルダを開き、URLからフォルダIDをコピーして入力欄に貼り付けましょう。
出力ファイル名は、固定の文字列や取得した値、日付などを自由に組み合わせて設定できます。
本番運用に移行した後も、ここで設定したファイル名がそのまま使われつづけるため注意しましょう。
例えば、ファイル名に固定の文字列（例：「請求書」）だけを設定した場合、毎回同じ名前でファイルが作成され、内容の識別が難しくなります。
そのため、HubSpotから取得した会社名や日付を変数として組み合わせるのがおすすめです。
ここでは、固定の文字列と会社名、日付を組み合わせて、「【請求書】{前月}分_{会社名}様」という形式にしました。
すべての設定が完了したら、次へ進みましょう！
続いて、置換条件の設定を行います。
ここでは、Google スプレッドシートのテンプレート内にある置換対象の文字列（例：{会社名}など）に対して、実際のデータを割り当てる設定を行います。
置換対象の文字列には、HubSpotから取得した値や日付などを割り当てることが可能です。
例えば、{会社名}にHubSpotから取得したデータを設定する場合、入力欄をクリックして「取得した値」タブから該当するものを選びましょう。
日付を挿入したい場合は、「日付」タブから選びます。
フォーマットは複数あるため、用途に応じて選択してください。
もしテンプレートのGoogle スプレッドシートに新たな{置換文字列}を追加・変更した場合は、入力欄右上の「置換条件を再取得」ボタンをクリックしてください。
これにより、最新のテンプレート内容が反映されます。
すべての置換設定が完了したら、テストを実行しましょう。
テストが成功すると、以下の画面が表示されます。
Google Driveを開き、指定したフォルダに請求書が保存されているか確認しましょう！
Google スプレッドシートのテンプレートで使用している{}の部分が、正しい値に置き換わっているかファイルの中身もチェックしてみます！
無事に、置換されていることが確認できればOKです。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップへ進みましょう。
最後に、発行した書類を顧客に送信する設定を行います。
フロー内の「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルとアプリは、あらかじめ設定されています。
特に変更の必要がなければ、そのままで問題ありません。
次に、メールの宛先と内容を設定します。
「To」には、HubSpotから取得した顧客のメールアドレスが自動で入力されています。
CCやBCCなど、その他の宛先は自社の運用ルールに合わせて自由に設定してください。
【重要な注意点】
この時点で顧客のメールアドレスを設定すると、テスト実行時にも実際に顧客へメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えておきましょう。
メールの件名や本文も、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
差し込みデータ（会社名や日付など）を使うことも可能です。
添付ファイルは、ステップ6で発行した書類が自動で選択されています。
必要に応じて、添付ファイルを追加・変更することも可能です。
今回の例では、以下のように設定しました。
設定が完了したら必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう！
最後に、メール送信のテストを行います。
メールの件名や本文、宛先、添付ファイルなどに間違いがないか確認したら、テストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
テスト完了後は、忘れずに保存しましょう。
先ほど設定したテスト用のメールアドレスに、メールが届いているか確認してみます。
無事に、請求書付きのメールが届いていれば、テスト成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
実際に、HubSpotで取引が成約したら自動で請求書PDFを作成し、顧客にメールが送信されるかを確認してみましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、HubSpotのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、HubSpotで取引が成約した際にeSigntures.ioやfreeeサインで契約書を作成し、取引先に自動で送信することができます。
さらに、GoogleフォームやSlackとの連携を活用すれば、リードステータスの更新やメッセージ管理も効率化でき、ビジネスの進行がスムーズになるでしょう。
HubSpotと他のツールを連携することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた成約情報の転記や請求書の作成、メール送信といった一連の作業を自動化でき、ヒューマンエラーや対応漏れを防ぐことができます。</span>
これにより、営業担当者は請求書関連の事務作業に追われることなく、顧客との関係構築や新規案件の創出といった、より付加価値の高い業務に集中しやすくなるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：請求書を送る前に社内承認を挟めますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは以下のオペレーションを使って、請求書を送信する前に社内承認フローを組み込むことができます。
例えば、今回ご紹介したフローボットで請求書を発行したあとに承認を経てから顧客へ送信したい場合、「書類を発行する」と「メールを送る」の間に、上記オペレーションを挿入することで実現できます。
Q：Google スプレッドシート以外の会計ソフトと連携できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、freee請求書やマネーフォワード クラウド請求書などと連携が可能です。
例えば、HubSpotで特定の取引ステージにある会社の情報を取得し、そのデータをもとにfreee請求書で請求書を作成するといったフローも構築できます。
詳しくは、以下の自動化テンプレートをチェックしてみてください。
Q：自動化フローがエラーで停止した場合はどうすれば良いですか？
A：Yoomでは、エラーの原因や種類を「エラーコード」として記録しています。
例えば、認証切れが原因の場合は、マイアプリから該当アプリを一度削除して再接続することで復旧が可能です。
詳しい対処方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
なお、通知設定をしておくと、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）に自動で通知されます。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、迅速に原因を特定・対応することが可能です。
エラー発生時にすぐ気付けるように、事前に通知設定を行っておくことをおすすめします。
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