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「HubSpotで取引が成立したのに、そこから請求書を作るのが手間で時間がかかる…」
「毎回Googleドキュメントのテンプレートに顧客情報を手入力していて、入力ミスが心配…」
このように、CRMやSFAで管理している情報をもとに請求書を作成する際、手作業による転記や入力に手間や不安を感じていませんか？
もし、CRMで管理している取引情報が特定のステータスに更新されたのをきっかけに、取引先の情報が自動で入力された請求書をGoogleドキュメントで作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、請求書発行業務にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCRMの取引情報をもとに請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が特定のステージに更新された際に、Googleドキュメントで請求書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleドキュメントのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google Driveに書類を保存するフォルダを作成しておく
このテンプレートを通して作成した書類はGoogle Driveのフォルダに保存されます。
事前に作成した書類を保存するためのフォルダを作成しておきましょう。
HubSpotの取引に必要な情報を設定しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、HubSpotの取引と関連付ける項目に設定している会社や商品項目の情報を利用します。
事前に会社（顧客情報）や製品（コマース）を登録しておきましょう。
登録したら請求書を作成したい取引に設定しておきます。
新規作成する場合は以下の箇所で設定する項目です。
Googleドキュメントの雛形を用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleドキュメントの雛形を利用して請求書を作成します。
事前に雛形の作成を行いましょう。
雛形の作成方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下の雛形を準備しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
取引が指定のステージに更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
HubSpotの画面に移動し、使用したい取引のステージを更新します。
今回ご紹介するテンプレートはHubSpotの取引が指定のステージに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引を更新する必要があるのです。
今回は以下のように取引ステージを成約に更新しました。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
Yoomの画面に戻り、パイプラインを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用するものを選択してください。
取引ステージを設定します。
こちらも入力欄をクリックし、設定したい取引ステージを選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
取引情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値に項目名だけではなく実際の値が表示されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回はそのまま使用しますが、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
会社情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値に項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認したらテストをクリックしましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
