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「HubSpotで取引が成立したのに、そこから請求書を作るのが手間で時間がかかる…」
「毎回Googleドキュメントのテンプレートに顧客情報を手入力していて、入力ミスが心配…」
このように、CRMやSFAで管理している情報をもとに請求書を作成する際、手作業による転記や入力に手間や不安を感じていませんか？
もし、CRMで管理している取引情報が特定のステータスに更新されたのをきっかけに、取引先の情報が自動で入力された請求書をGoogleドキュメントで作成できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放されることも可能です！
そのうえ、請求書発行業務にかかる時間を削減し、より重要な業務に集中できるようになります！
今回ご紹介する自動化例はノーコードで簡単に設定でき手間や時間もかからないので、ぜひ導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはCRMの取引情報をもとに請求書を自動作成する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、HubSpotで取引が特定のステージに更新された際に、Googleドキュメントで請求書を自動で作成するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HubSpot／Googleドキュメント
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Googleドキュメントのマイアプリ連携は、ナビ内のGoogle スプレッドシートの連携方法を参考にしてください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※事前にYoomと使用するアプリにログインしてください。
HubSpotをマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
事前準備
Google Driveに書類を保存するフォルダを作成しておく
このテンプレートを通して作成した書類はGoogle Driveのフォルダに保存されます。
事前に作成した書類を保存するためのフォルダを作成しておきましょう。
HubSpotの取引に必要な情報を設定しておく
今回ご紹介するテンプレートでは、HubSpotの取引と関連付ける項目に設定している会社や商品項目の情報を利用します。
事前に会社（顧客情報）や製品（コマース）を登録しておきましょう。
登録したら請求書を作成したい取引に設定しておきます。
新規作成する場合は以下の箇所で設定する項目です。
Googleドキュメントの雛形を用意する
今回ご紹介するテンプレートでは、Googleドキュメントの雛形を利用して請求書を作成します。
事前に雛形の作成を行いましょう。
雛形の作成方法について詳しく知りたい方は以下のリンク先をご確認ください。
今回は以下の雛形を準備しました。
以下のバナーにある試してみるボタンをクリックしてください。
※オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
テンプレートのコピーに成功すると、以下の画面が表示されますのでOKをクリックしましょう。
なお、コピーしたテンプレートはYoomのマイプロジェクトから確認できます。
取引が指定のステージに更新されたらをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へをクリックしてください。
トリガーの起動間隔を設定します。
HubSpotの画面に移動し、使用したい取引のステージを更新します。
今回ご紹介するテンプレートはHubSpotの取引が指定のステージに更新されたら起動します。
そのため、実際にテストを行うには取引を更新する必要があるのです。
今回は以下のように取引ステージを成約に更新しました。
ご自身の状況に合わせて設定してください。
Yoomの画面に戻り、パイプラインを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用するものを選択してください。
取引ステージを設定します。
こちらも入力欄をクリックし、設定したい取引ステージを選択してください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面が表示され、取得した値が表示されます。
取得した値は実行した結果が設定される動的な値として利用できるため、このあとの設定でも使用します。
詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
確認できたら忘れずに完了をクリックしましょう。
取引情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値に項目名だけではなく実際の値が表示されていることを確認しましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
今回はそのまま使用しますが、取得した値は以下のように入力欄をクリックすることで設定できます。
設定できているのを確認したらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
会社情報の取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
取得した値に項目名だけではなく、実際の値が表示されているのを確認したらテストをクリックしましょう。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
取引の商品項目を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
取引IDにはデフォルトで取得した値が設定されています。
先ほどと同様に、取得した値に項目名だけではなく実際の値が表示されているのを確認したらテストをクリックします。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
商品項目の詳細情報を取得をクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
ステップ3と同じアカウントになっていることを確認したら次へをクリックしてください。
商品項目IDはデフォルトで取得した値が設定されていますので、実際の値が表示されているか確認してください。
商品項目用のプロパティを設定します。
デフォルトで以下の4項目が設定されています。
※入力欄に設定されている設定例｜の部分は削除してください。
追加したい項目がある場合は+商品項目プロパティ一覧を追加をクリックして設定してください。
その他の項目について、今回は使用しないため空欄となっておりますが、使用したい方は注釈を確認し設定してください。
※入力欄に直接記入する、もしくはプルダウンメニューから選ぶと、入力した値や設定した値が固定値となります。
このテンプレートを通して行う全ての商品項目の詳細情報を取得する設定に反映されますのでご注意ください。
ここまで設定できたらテストをクリックしましょう。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
書類を発行するをクリックします。
連携するアカウント情報にはステップ1で連携したアカウントか、連携時に使用していたYoomのアカウントが表示されます。
アカウントを確認して問題なければ次へ進みます。
ドキュメントのファイルIDを設定します。
入力欄をクリックし、表示された候補の中から使用する雛形ファイルを選択してください。
格納先のGoogle DriveフォルダIDを設定します。
こちらも同様に、入力欄をクリックし書類を保存したいフォルダを選択してください。
出力ファイル名を設定します。
デフォルトで設定されていますが編集できます。
取得した値などを利用して自由に設定してください。
また、直接入力した箇所は固定値となり、このテンプレートを通して作成される全てのファイル名に反映されます。
※入力欄をクリックすると最後に←取得した任意のアウトプットを使って設定してくださいと記載されていますので削除してください。
ここまで設定できたら次へをクリックします。
置換対象の文字列には雛形に記載している項目名が表示されます。
項目名が表示されていない場合は、置換条件を再取得をクリックすると表示されますのでご確認ください。
また、それぞれの項目には取得した値や日付の情報がデフォルトで設定されていますが、空欄になっている場合は取得した値を設定してください。
表示内容を確認し、問題なければテストをクリックしましょう。
※テストをクリックすると実際に書類が発行されます。
※請求日や支払期限などに動的な日付の情報を設定したい場合は以下のように入力欄をクリックし、日付タブから選択してください。
テストに成功するとテスト成功画面と取得した値が表示されますのでご確認ください。
確認できたら完了をクリックしましょう。
作成した書類がGoogle Driveフォルダに保存されていますのでご確認ください。
先ほどのYoomの画面で完了をクリックすると以下の画面が表示されます。
トリガーをONをクリックしてください。
トリガーをONにしたら実際にフローが起動するか確認してみましょう。
お疲れ様でした！ここまでで設定は完了です！
以上がHubSpotで取引が特定のステージに更新された際に、Googleドキュメントで請求書を自動で作成するフローでした！
Yoomでは、HubSpotを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、HubSpotに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
例えば、フォーム、BASE、Backlog等からの情報をHubSpotに自動集約したり、顧客登録や取引更新をトリガーに見積書作成やGoogle Driveフォルダ作成などが可能です。
顧客管理と営業事務を自動化し、業務効率を大幅に向上させます。
CRMと連携して請求書作成を自動化することで、これまで手作業で行っていた取引情報の転記作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、取引成立から請求書発行までのプロセスがシームレスになり、営業担当者や経理担当者はコア業務により多くの時間を割けるようになります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：作成した請求書を自動でメール送付できますか？
A：
はい、できます。
新しくアクションを追加する場合は、フローボットの追加したい箇所にある+をクリックし設定を行います。
また、メール送付する際は以下のように設定を行ってください。
Q：請求書以外の書類（見積書・納品書など）も作成できますか？
A：
はい、できます。
それぞれの雛形を作成し、連携することで見積書や納品書など自由に作成可能です。
また、雛形にはGoogle スプレッドシートやMicrosoft Excelも利用できます。以下のテンプレートも参考にしてください。
Q：消費税や合計金額の計算は自動で行えますか？
A：
はい、行えます。
消費税や合計金額の計算を自動で行うには、計算アクションを追加する必要があります。
先ほどと同様にフローボットの計算を行いたい箇所にある+をクリックし、表示されたメニューから計算を選択します。
以下の画面が表示されたら計算（四則演算）を選択し、設定を行ってください。
より詳しく知りたい方は以下のリンク先をご覧ください。
