■概要
Chatworkで受けた問い合わせやリード情報を、都度HubSpotに手作業で転記していませんか？
こうした定型的な作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストによる入力ミスが発生する可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Chatworkに特定のメッセージが投稿されるとその内容をAIが自動で解析しHubSpotにコンタ-クトを作成するため、こうした課題を解消し、顧客情報管理の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Chatworkで受けた問い合わせを手作業でHubSpotに登録している方
- 顧客情報の入力漏れや転記ミスを防ぎたいと考えている営業・マーケティング担当者の方
- リード獲得から顧客管理までの一連のフローを自動化し、効率を上げたい方
■このテンプレートを使うメリット
- ChatworkのメッセージからHubSpotへのコンタクト作成が自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うので、手作業による情報の入力間違いや対応漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、データの正確性を保ちます。
■フローボットの流れ
- はじめに、ChatworkとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでChatworkを選択し、「新しいメッセージがルームに投稿されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、投稿されたメッセージから必要な情報を抽出します。
- 続けて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合のみ、後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、抽出したデータをもとにコンタクトを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Chatworkのトリガー設定では、フローを起動させたいルームを任意で指定してください。
- AI機能でデータを抽出する際、対象となるテキストや抽出したい項目（会社名、メールアドレス、姓、名など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進むための条件（例：メールアドレスが含まれている場合など）を任意で指定します。
- HubSpotにコンタクトを作成する際、抽出したどの情報をHubSpotのどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Chatwork、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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