Boxにファイルがアップロードされたら、OCRしFrontにコメントを追加する

■概要

Boxにアップロードされる請求書や申込書などのファイル内容を、都度手作業で確認し、Frontに転記する業務は手間がかかるだけでなく、転記ミスなどのヒューマンエラーも発生しがちです。このワークフローは、FrontとBoxを連携させることで、こうした課題を解決します。Box内の特定フォルダにファイルがアップロードされると、その内容をOCR機能で自動的に読み取り、Frontの関連する会話へコメントとして追加するため、確認や入力の手間を省き、迅速で正確な対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxに保存された顧客関連のファイルを、Front上で確認・対応している方
• BoxとFront間での情報共有を手作業で行っており、入力ミスや対応漏れを防ぎたい方
• ファイル内容の確認とFrontへのコメント入力を自動化し、対応の質とスピードを向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、内容の読み取りからFrontへのコメント追加までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていた時間を削減できます
• 手動でのファイル確認漏れや、Frontへの内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、BoxとFrontをYoomと連携します
2. トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」アクションを設定し、特定のフォルダへのファイル追加を自動で検知できるようにします
3. 次に、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします
4. 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでFrontの「Add Comment to Conversation」アクションを設定し、抽出したテキストを任意の会話にコメントとして追加します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の設定において、読み取り対象のファイルからどの部分のテキストを抽出するかを任意でカスタムすることが可能です
• Frontへコメントを追加する際、OCR機能で読み取った情報を変数として埋め込むだけでなく、固定のテキストと組み合わせるなど、表示内容を柔軟に設定できます

■注意事項

• Box、FrontのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924