■概要
顧客とのやり取りをFrontで管理し、関連資料をBoxに保存している場合、手動でのフォルダ作成に手間を感じたり、作成漏れが発生したりすることはないでしょうか。特に、問い合わせが増えるほど、こうした情報管理の負担は大きくなります。
このワークフローは、Frontで特定のメッセージを受信したことをきっかけに、Boxへ自動でフォルダを作成する仕組みを構築します。FrontとBoxの連携を自動化することで、手作業によるミスや工数を削減し、スムーズな顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Frontでの顧客対応とBoxでのファイル管理を並行して行っているカスタマーサポート担当者の方
- FrontとBoxの連携を手作業で行っており、情報管理の効率化や自動化を検討している方
- 手動でのフォルダ作成による作成漏れや命名ルールのばらつきを防ぎたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Frontでメッセージを受信するたびに、自動でBoxにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成忘れや、命名ルールの間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、FrontとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでFrontを選択し、「新しいメッセージ（Conversation）を受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします。
- 続いて、Boxの「特定フォルダ内のコンテンツを検索」アクションを設定し、フォルダが既に存在しないかを確認します。
- 最後に、フォルダが存在しない場合のみBoxの「フォルダを作成」アクションが実行されるよう設定し、新しいフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Boxのフォルダ作成アクションでは、フォルダ名に固定のテキストを設定したり、Frontのトリガーで取得したメッセージの件名や顧客名といった情報を変数として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- Front、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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