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「Microsoft SharePointに新しいファイルがアップされるたびに、内容を確認して要約を作成するのが面倒…」
「手作業でファイルをコピーしてGeminiに貼り付けているけど、時間がかかるし、他の業務が滞ってしまう…」
このように、Microsoft SharePointとGemini間での情報連携に関する手作業に、非効率さや限界を感じてはいませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointに新しいファイルが追加された際に、その内容をAIが自動で要約し、関係者に通知する仕組み</span>があれば便利ですよね。
これらの煩わしい作業から解放され、ドキュメントの内容把握を迅速化し、より重要な戦略的な業務に割く貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できるため、ぜひこの機会に導入して、日々の業務をさらに効率化させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Microsoft SharePointとGeminiを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Microsoft SharePointとGeminiのAPIを連携させれば、Microsoft SharePoint上のファイル情報をトリガーとして、Geminiによるテキストの要約や分析といった処理を自動で実行できるようになります。
これにより、手作業による情報共有のタイムラグや確認漏れといった課題を解決し、チーム全体の情報感度を高めることができます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Microsoft SharePointの特定のフォルダに新しいファイルが追加されると、そのファイルの内容を自動でGeminiが読み取って要約を作成し、指定のチャットツールなどに通知する連携です。
この仕組みにより、<span class="mark-yellow">担当者が手動でファイルを確認し要約を作成する手間を削減し、重要な情報を迅速に関係者へ共有できる</span>ため、ドキュメントレビューや情報共有のスピード向上に繋がります。
Webフォームなどからファイルが送信された際に、そのファイルを自動でMicrosoft SharePointにアップロードし、さらにGeminiで内容を要約して関係者に通知する連携です。
この一連のフローを自動化することで、<span class="mark-yellow">問い合わせ対応や資料受付といった業務プロセスを効率化し、手作業によるアップロードミスや対応漏れを防ぎます。</span>
この連携は、フォームという外部アプリを起点とした自動化の好例です。
それでは、実際にMicrosoft SharePointとGeminiを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでMicrosoft SharePointとGeminiの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Microsoft SharePoint／Gemini／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は「Microsoft SharePointに新しいファイルが追加されたらGeminiで要約し通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
※Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
1.検索して、表示されたMicrosoft SharePointのアイコンをクリック
2.Microsoftにサインインする
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
1.検索して、表示されたGeminiのアイコンをクリック
2.Geminiの新規登録
アカウント名を任意で設定します。
アクセストークンには、注意書きを読みながら、APIキーを入力します。
入力が完了したら、「追加」をクリックします。
※APIキーはこちらから取得できます。
3.マイアプリに追加される
以下の画像のようなマイアプリを登録しましたと表示されれば登録完了です。
以下をご確認ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
まず始めに、Microsoft SharePointの指定フォルダにファイルが作成または更新されたときのトリガーを設定します。
1.「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
トリガーアクションが「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.Microsoft SharePointにフォルダを作成してファイルをアップロードします
今回は、以下のようなファイルを用意しています。
4.アプリトリガーのAPI接続設定
トリガーの起動間隔：以下注釈を確認しながら、トリガーの起動間隔を設定します
※トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
サイトID：候補からMicrosoft SharePointで使用するサイトを選択します
※候補は、マイアプリに登録したアカウントに紐づいて表示されます。
フォルダID：候補から先ほど作成したフォルダを指定していきます
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、Microsoft SharePointに保管したファイル情報が取得されるので、確認したら保存してください。
ステップ3では、ファイルの作成と更新時にトリガーが起動します。
ファイルの作成時のみ後続の処理を行うために、ここで分岐処理を設定します。
1.「コマンドオペレーション」をクリック
2.分岐条件を指定
分岐対象の取得した値：以下の画像のように入力されているのを確認します
分岐条件：「作成日時」が「等しい」「最終更新日時」となるように入力していきます
「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、「最終更新日時」を選択します。
入力が完了したら、「保存する」をクリックします。
Microsoft SharePointに保管されたファイルをダウンロードする設定をしていきます。
1.「ファイルをダウンロード」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「ファイルをダウンロード」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
サイトID：先ほどと同様にサイトIDを入力していきます
ドライブID：Microsoft SharePointの使用するドライブを選択します
アイテムID：「サイト内の指定フォルダにファイルが作成または更新されたら」のプルダウンを開いて、アイテムIDを選択します
※取得した値を利用することで、フローボットが起動するたびにMicrosoft SharePointに保存されたファイル情報をアイテムIDに反映できます。
直接入力すると、固定値になるためご注意ください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
先程ダウンロードしたファイルの文字をAIで読み取る設定をしていきます。
1.「画像・PDFから文字を読み取る」をクリック
2.アクションを選択
今回は、アクションを「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」に設定していきます。
※アクションは複数あり、選択するアクションによって消費されるタスク数が異なるのでご注意ください
※画像・PDFから文字情報を読み取るオペレーションについては、こちらのページもご確認ください
設定したら「次へ」をクリックします。
3.詳細を設定
使用するAI：今回は、推奨のGeminiを選択します
以下の画像のように、「ファイルの添付方法」や「抽出したい項目」「言語」を入力し、「テスト」をクリックします。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
先ほど読み取った文章をAIを活用して要約する設定をしていきます。
1.「コンテンツを生成」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「コンテンツを生成」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
モデル：使用するGeminiのモデルタイプを入力します
モデルについては、Geminiのページ左上をクリックすることで確認できます。
プロンプトと役割を入力していきます。
プロンプトで毎回変わる箇所は、以下の「全文」のように取得した値を利用してください。
取得した値は、枠をクリックすると表示されます。
その他、任意で詳細を指定することができます。
テストが成功したら、下部にある「保存する」をクリックします。
最後に、Microsoft Teamsに要約した文書を送る設定をしていきます。
1.「チャネルにメッセージを送る」をクリック
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルは、そのままで問題ありませんが、必要であれば変更してください。
アカウント情報を確認します。
アクションが「チャネルにメッセージを送る」になっていることを確認して「次へ」をクリックします。
3.API接続設定
チームID：候補から使用するMicrosoft Teamsのチームを選択します
チャネルID：候補から使用するチャネルを選択します
メッセージ：「コンテンツを生成」のプルダウンを開いて、「生成されたコンテンツ」を選択します
メッセージには、これまでのステップで取得した内容を自由に設定できます。
定型文を追加する場合は、直接入力してください。
その他、「メンション情報」や「添付ファイル情報」を任意で入力します。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
（テストを行うと、実際にチャネルにメッセージが送信されるのでご注意ください）
テストが成功したら、Microsoft Teamsの指定したチャネルにメッセージが送信されます。
Yoomの画面に戻り、下部にある「保存する」をクリックします。
これで、設定は完了です。
すべての設定が完了すると以下の画像のようなフローの起動画面が出るので、トリガーをONをクリックします。
トリガーをONにしたのち、動作確認をしてください。
今回はMicrosoft SharePointからGeminiへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にメールで受信したファイル情報をGeminiで要約し、その結果をMicrosoft SharePointに格納するといった、データの流れが逆になる連携も可能です。
必要に応じて、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Gmailで特定の条件に合致するメール（添付ファイル付き）を受信した際に、添付ファイルの内容をGeminiで自動的に要約し、その結果をMicrosoft SharePointの指定のフォルダに格納する連携です。
この連携により、<span class="mark-yellow">メールで送られてくる契約書や報告書などの重要書類を、手作業なしでMicrosoft SharePointに情報資産として蓄積できる</span>ため、ナレッジマネジメントを効率化します。
上記のGmailと同様のフローをOutlookで実現する連携です。
Outlookで受信したメールの添付ファイルをGeminiが自動で要約し、その結果をMicrosoft SharePointに保存することで、<span class="mark-yellow">Microsoft製品を中心とした業務環境でも、メール起点の情報集約とナレッジ化をスムーズに実現</span>し、チームの情報共有基盤を強化します。
Microsoft SharePointやGeminiのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
kintoneなどと連携することで、レコードが追加されたらMicrosoft SharePointにフォルダを自動作成できます。
簡単な設定だけでフォルダの作成漏れを防げるため、人為的ミスを削減したいときに利用してみてください。
Notionと連携することで、登録された議事録をGeminiで自動的に要約できます。
テンプレートを設定するだけで、議事録の要約作業を自動化できるため、業務や情報共有の効率化を図りたいときにおすすめです。
Microsoft SharePointとGeminiの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたファイルの確認、内容のコピー＆ペースト、要約作成といった一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者はドキュメント管理や情報共有にかかる時間を削減でき、本来注力すべきコア業務に集中できるはずです。
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：要約の精度は調整できますか？
A：はい。
抽出したい項目や指示内容により調整ができます。
質の高い要約を得るには、プロンプト設計で「保持すべき情報」を具体的に指定することが重要です。
粒度や形式のコントロールが、要約の精度と実務適性を高めるポイントです。
Q：対応するファイル形式は？
A：OCR機能ではPDFや画像ファイル（JPEG、PNG など）を対象に文字抽出が可能です。
Microsoft ExcelやGoogleドキュメントなどを連携したい場合はPDFに変換してご利用ください。
※印字された文字であれば高い精度で認識できますが、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを利用するのが推奨です。
詳しくはこちらをご確認ください
Q：要約以外のタスクも可能ですか？
A：はい、可能です。
ファイルの言語を自動で翻訳したり、契約書から特定の項目を抽出したりするような利用もできます。
利用する際は、OCRとGeminiのステップで、利用状況にあわせて設定してみてください。
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