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「Bitrix24で案件を管理していて、関連資料はGoogle Driveに保存しているけど、新しい案件ができるたびに手動でフォルダを作るのが面倒…」
「顧客ごとにフォルダを分けているが、たまに作成を忘れたり、命名規則を間違えたりしてしまう…」
このように、Bitrix24とGoogle Driveを併用する中で、手作業によるデータ管理に手間や煩わしさを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Bitrix24で新しい案件が作成されたタイミングをトリガーに、自動でGoogle Driveに関連フォルダを作成する仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな作業から解放されるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定が可能です。
ぜひこの機会に導入して、日々の業務をもっと効率化しましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Bitrix24とGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Bitrix24とGoogle DriveのAPIを連携させれば、これまで手動で行っていたアプリケーション間のデータ入力を自動化できます。
例えば、Bitrix24で新しい案件が作成された際に、自動でGoogle Driveに専用フォルダを作成するといった連携が可能になり、手作業による手間やミスを大幅に削減できます。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Bitrix24で新しいDeal（案件）が作成されるたびに、手動でGoogle Driveに案件名のフォルダを作成する手間を削減し、<span class="mark-yellow">フォルダの作成漏れや命名ミスを防いで案件管理をスムーズにするための自動化</span>です。
この連携は、あるアプリのデータをもとに、別のアプリでアクションを直接実行するシンプルな構成になっています。
Bitrix24に新しいContact（連絡先）が登録された際に、手作業でGoogle Driveに顧客名のフォルダを作成している手間をなくし、<span class="mark-yellow">顧客ごとの資料を整理・保管するフォルダを自動で生成するフロー</span>です。
こちらも、アプリ間のデータを直接連携するパターンで簡単に設定できます。
それでは、実際にBitrix24とGoogle Driveを連携させる自動化フローを作成する手順を解説します。
今回ご紹介する方法は、プログラミングの知識がなくても画面の指示に従って設定を進めるだけで、誰でも簡単に連携を実装できます！
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Bitrix24／Google Drive
[Yoomとは]
今回はBitrix24でDealが作成されたら、Google Driveでフォルダを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにBitrix24と入力し、Bitrix24のアイコンをクリックします。
Bitrix24を参照しApplication IDとApplication key、ドメインを入力してください。
※画面上にも記載がありますが、各情報の取得はこちらのページをご参照ください。
マイアプリにBitrix24が追加されたことを確認出来たら、Bitrix24のマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにGoogle Driveと入力し、Google Driveのアイコンをクリックします。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」のボタンをクリックしましょう。
お手持ちのGoogleアカウントを選択しログインを行ってください。
希望のアカウントが表示されていない場合は「別のアカウントを使用」からログインすることが可能です。
選択したGoogleアカウントでログイン確認画面が表示されるので、「次へ」をクリックします。
アクセス権限の確認画面が表示されるので「続行」をクリックして連携を完了させましょう。
マイアプリにGoogle Driveが追加されたことを確認出来たら、Google Driveのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！
Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるBitrix24のトリガー設定を行います。
画面赤枠の「New Deal」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
次の設定を行う前にBitrix24にて、Dealを作成しておきましょう。
Yoom画面に戻り、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックし、Bitrix24のトリガー設定を完了させましょう。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
次にGoogle Driveにフォルダを作成する設定を行います。
画面赤枠の「フォルダを作成する」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面ではGoogle Driveのどのパスに
どんな名称でフォルダを作成するかを設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
（※実際にGoogle Driveにフォルダが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
画面下の保存するボタンをクリックしてください。
Google Driveを参照し、フォルダが作成されていることも確認しましょう。
最後に作成したフォルダの情報をBitrix24に更新していきます。
画面赤枠の「Update Deal」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択画面は、
下記画像を参考に設定を行い、次へボタンをクリックしましょう。
API接続設定画面では以下を設定していきます。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。
(※実際にBitrix24に更新がかかります。)
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
Bitrix24を参照し、設定した内容が更新されているかを確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、
Bitrix24の更新設定を完了させてください。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
今回はBitrix24からGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、
逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにBitrix24のデータを操作する自動化も可能です。
例えば、特定のフォルダが作成された際に、その情報をBitrix24に登録するといった業務フローも構築できますので、
下記のテンプレートも併せてご活用ください。
Google Driveに特定の命名規則でフォルダを作成した後に、そのフォルダ名に含まれる顧客情報を手動でBitrix24のContactとして登録する作業を自動化します。
<span class="mark-yellow">二度手間のデータ入力をなくして、迅速かつ正確に顧客情報を登録するための連携</span>です。
特定の顧客フォルダに新しいファイルが追加されたことをトリガーとして、Bitrix24の既存Contact情報を手動で更新するフローもあります。
<span class="mark-yellow">ファイルの追加といったアクションをきっかけに、関連する顧客情報を自動で最新の状態に保つことができる連携</span>です。
他にも、Bitrix24やGoogle Driveを活用した様々な自動化の実現が可能です！
以下のような自動化もYoomなら簡単に設定することができます!
Bitrix24に登録されたリードやコンタクト情報をチャットツールや他のCRMツールへ自動で通知・同期します。
また、フォームの回答内容からコンタクトや案件を自動作成したり、既存コンタクトを自動更新することが可能です。
手動での転記作業をなくし、情報共有の迅速化とデータの一元管理を実現します。
ファイルやフォルダが作成されたらチャットで通知したり、アップロードされたファイルをOCRで読み取り、データベースに追加したりします。
また、レコードが登録されたらフォルダ作成する連携も可能です。
手動でのデータ入力やファイル整理の手間を削減し、業務効率を向上させましょう。
本記事でご紹介したBitrix24とGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた案件や顧客情報に紐づくフォルダ作成といった定型業務の手間を大幅に削減し、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は面倒なデータ管理業務から解放され、本来注力すべき顧客とのコミュニケーションや戦略的な活動に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、
プログラミングの知識がない方でも、まるでブロックを組み合わせるような直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、
Yoomがもたらす業務効率化を直接体験してみてください！
Q：フォルダ名をより複雑にカスタマイズできますか？
A：はい、できます。
今回のフローではDeal Titleのみをフォルダ名としましたが、例えば画像のように日付の情報を組み合わせることが可能です。
他にも取得した値を組み合わせることもできるため重複しないような命名規則を設定することも可能です。
Q：特定の条件を満たす案件だけフォルダを作成できますか？
A：はい、有料プランで利用可能な分岐オペレーションを使用することで対応が可能です。
例えば以下の画像のように「取引の金額が250,000より大きい場合にのみフォルダを作成する」といったフローも作成することができます。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、
普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：連携がエラーで失敗した場合、通知は来ますか？
A：設定している場合、フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生箇所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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