Google Driveでフォルダが作成されたら、フォルダ名からテキストを抽出しBitrix24でContactを作成する

■概要

Bitrix24とGoogle Driveを連携して顧客情報を管理する際、新しいフォルダを作成するたびに手作業でBitrix24へ情報を転記していませんか。この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Google Driveに特定のフォルダが作成されると、フォルダ名からAIがテキスト情報を抽出し、Bitrix24へ自動でコンタクトを作成するため、こうした連携業務の課題を解決し、作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24とGoogle Driveを併用し、手作業での情報登録に課題を感じている方
• Google Driveでのフォルダ作成からBitrix24へのコンタクト登録を自動化したい方
• 手作業による情報転記ミスをなくし、顧客管理の精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveでのフォルダ作成をトリガーに、Bitrix24へのコンタクト登録が自動で完結するため、手作業での情報入力にかかる時間を短縮します
• 手動でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ管理の正確性を向上させます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGoogle DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理が実行されるようにします
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキスト抽出」を選択し、トリガーで取得したフォルダ名から必要な情報を抽出します
5. 最後に、オペレーションでBitrix24の「Create Contact」アクションを設定し、抽出した情報を基に新しいコンタクトを作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト抽出設定では、フォルダ名からどの情報を抽出するか（例：「株式会社〇〇」を会社名として抽出）を任意で設定してください
• Bitrix24でコンタクトを作成する際、前のステップで抽出したどの情報をどの項目に割り当てるかを設定してください

■注意事項

• ‍‍Google Drive、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Driveのフォルダ名にBitrix24で登録しているContactの姓名やメールアドレスなど、Search Contactで使用できる値を設定してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。