Google Driveでファイルが作成されたら、フォルダ名からテキストを抽出しBitrix24のContactをUpdateする

■概要

Bitrix24とGoogle Driveを併用して顧客管理やファイル共有を行っているものの、情報の同期は手作業に頼っているため、更新の手間や入力ミスが発生していませんか。
このワークフローは、特定のGoogle Driveフォルダにファイルが作成されると、フォルダ名から情報をAIが自動で抽出し、Bitrix24のコンタクト情報を更新します。Bitrix24とGoogle Drive間の連携を自動化し、手作業による情報更新の非効率を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Bitrix24とGoogle Driveを併用し、顧客情報や関連ファイルを管理している方
• Google Driveのフォルダ名などを元に、手作業でBitrix24の情報を更新している方
• ファイル管理と顧客情報管理の連携を自動化し、定型業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル追加をきっかけにBitrix24のコンタクトが自動更新されるため、手作業による情報更新に費やしていた時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記に伴う入力ミスや更新漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客データの一貫性と正確性を保つことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Bitrix24とGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」アクションを設定します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイル・フォルダ情報を取得」アクションを設定し、作成されたファイルやフォルダの情報を取得します。
4. 次に、AI機能の「テキスト抽出」を設定し、取得したフォルダ名から更新に必要な情報を抽出します。
5. 続いて、Bitrix24の「Search Contact」アクションで、抽出した情報をもとに更新対象のコンタクトを検索します。
6. 最後に、Bitrix24の「Update Contact」アクションで、対象コンタクトの情報を自動で更新します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキスト抽出」オペレーションでは、フォルダ名やファイル名のどの部分から、どのような情報を抽出するかを任意に設定してください。
• Bitrix24の「Update Contact」アクションでは、更新するコンタクトの項目や内容を、事前のアクションで取得した値などを活用して任意に設定してください。

■注意事項

• ‍‍Google Drive、Bitrix24のそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Driveのフォルダ名にBitrix24で登録しているContactの姓名やメールアドレスなど、Search Contactで使用できる値を設定してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。