■概要
Bitrix24で管理するコンタクト情報と、関連資料を格納するGoogle Driveのフォルダを手作業で紐付けていませんか？件数が増えるほど管理が煩雑になり、フォルダの作成漏れといったミスも発生しやすくなります。
このワークフローは、Bitrix24とGoogle Driveを連携させ、新しいコンタクトが作成されると自動で関連フォルダを作成するものです。この定型業務を自動化することで、手作業による手間をなくし、顧客管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Bitrix24とGoogle Driveを利用し、手作業でのフォルダ作成に手間を感じている方
- 顧客情報と関連ファイルを正確に紐付けて管理し、抜け漏れを防ぎたい営業担当者の方
- Bitrix24とGoogle Driveの連携を自動化して、チーム全体の生産性を高めたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Bitrix24でのコンタクト作成をトリガーに、Google Driveのフォルダが自動で生成されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます
- 手動でのフォルダ作成による作成漏れや命名ルールの不統一を防ぎ、一元化されたデータ管理を実現することで、ヒューマンエラーのリスクを軽減します
■フローボットの流れ
- はじめに、Bitrix24とGoogle DriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでBitrix24を選択し、「新しいコンタクトが作成されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを作ります
- 続けて、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、トリガーで取得したコンタクト情報をもとにフォルダを自動作成します
- 最後に、再度オペレーションでBitrix24の「コンタクトを更新する」アクションを設定し、作成したGoogle DriveフォルダのURLなどを該当のコンタクト情報に書き戻します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成するオペレーションにて、どの親フォルダ内に新しいフォルダを作成するかを指定してください
- 作成するフォルダの名称は、トリガーで取得したBitrix24のコンタクト情報（会社名や担当者名など）を活用して動的に設定したり、固定の文言と組み合わせたりすることが可能です
■注意事項
- Bitrix24、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
