.avif)
・
「boardで管理している顧客情報を、マーケティング施策のためにSmooveにも登録したい！」
「boardに新しい顧客が追加されるたびに、手作業でSmooveにコンタクト情報をコピー＆ペーストしており、時間がかかるしミスも怖い…」
このように、boardとSmooveの手作業でのデータ連携に、非効率さや課題を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">boardに顧客情報が作成されたタイミングで、自動的にSmooveにコンタクトが作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の面倒な転記作業から解放され、顧客データの二重管理を防ぎ、よりスピーディーなマーケティング活動の展開といった本来注力すべき業務に時間を使えるようになるかもしれません。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、これまで自動化に馴染みがなかった方でもすぐに実践可能です。
ぜひこの機会に、業務の自動化によって作業をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">boardとSmooveを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
boardとSmooveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間のデータ転記を自動化し、業務効率を向上させることが可能になります。
例えば、boardで新しい顧客情報が作成された際に、その情報を自動でSmooveのコンタクトとして登録するといった連携が実現できます。
ここでは、具体的な自動化のユースケースを複数ご紹介します。
気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
boardで新しい顧客情報が作成された際に、その情報を自動的にSmooveのコンタクトとして登録する連携です。
<span class="mark-yellow">手作業によるデータ転記の手間と入力ミスを削減し、最新の顧客情報をSmoove上で維持できる</span>ため、マーケティング活動を迅速かつ正確に開始できます。
boardで作成された顧客情報のうち、例えば「特定のステータス」や「特定のタグが付与された」といった条件を満たす顧客のみを抽出し、Smooveにコンタクトとして自動で登録する連携です。
<span class="mark-yellow">メルマガ配信などのマーケティング対象となるリードだけを効率的にリスト化し、よりターゲットを絞った施策を実行</span>できるようになります。
それでは、さっそく実際にboardとSmooveを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでboardとSmooveの連携を進めていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はboardで顧客が作成されたら、Smooveでコンタクトを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1．boardのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでboardと検索し対象アプリをクリックしてください。
下記の画面が表示されたら、アカウント名とアクセストークンを入力し、「ログイン」をクリックしましょう。
2．Smooveのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでSmooveと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とAPI Keyを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからいよいよフローの作成に入ります。
簡単に設定できるようテンプレートを用意しているので、まずはコピーします。
Yoomにログイン後、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
テンプレートがコピーされると、以下のような画面が表示されますので、「OK」をクリックして設定を進めましょう。
「新しい顧客が作成または更新されたら」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
boardと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてboardで新しい顧客を作成しておきましょう。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でboardをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は新しい顧客が作成されたこと）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
APIキー
注釈に沿って入力しましょう。
boardにログインし、こちらのページからAPIキーの取得が可能です。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、boardに作成された新しい顧客に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値は、この後のステップで使用が可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「保存する」をクリックします。
「コマンドオペレーション」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
boardで新しい顧客が作成された場合にのみ処理を行うよう、分岐条件を設定します。
以下の画面は、基本的にデフォルト設定のままで問題ありません。
タイトル
分岐処理の名前を任意で入力します。
オペレーション
デフォルトで「新しい顧客が作成または更新されたら」が選択されているので確認してください。
取得した値
デフォルトで「作成日時」が選択されています。
新たに顧客が作成された日時を基準に処理を分ける設定です。
分岐条件
右側には、デフォルトでトリガーのステップにて取得した「更新日時」が指定されています。
この設定により、作成直後（＝作成日時と更新日時が同じ）の場合のみ「新規作成」と判定され、分岐処理が実行される仕組みです。
更新の場合は日時が異なるため、この分岐は実行されません。
※更新日時を誤って削除してしまった場合などは、入力欄をクリックすると、boardから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
設定後、「保存する」をクリックします。
「Create Contact」をクリックします。
タイトルは任意で変更できます。
アプリとアクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Smooveと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
作成するContactの内容を設定しましょう。
First Name
入力欄をクリックすると、前のステップでboardから取得した値が表示されるので、選択して入力してください。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じデータがSmooveに登録されてしまうので注意が必要です。
Last Name
こちらもFirst Nameと同様に、入力欄をクリックすると取得した値が表示されるので選択して入力が可能です。
その他の項目もお好みで設定可能です。
注釈を参考に、必要に応じて設定してみてくださいね。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でSmooveにContactが作成されるか確認しましょう。
テストが成功したらSmooveの画面を開き、Contactが実際に作成されているかを確認してみましょう。今回は下記のとおり作成されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「保存する」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、boardで新しい顧客が作成されたタイミングで、Smooveにその顧客データがContactとして自動で作成されるようになります。
実際にboardで顧客を新規作成し、SmooveのContactが作成されているかを確認してみましょう。
今回はboardからSmooveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にSmooveからboardへのデータ連携を実施したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
マーケティング活動で獲得したリード情報をシームレスに営業部門へ引き継ぐといった連携が可能になります。
Smooveで新しい購読者が登録された際に、その情報を自動でboardの顧客として登録する連携です。
この自動化により、<span class="mark-yellow">Webフォームやイベントなどで獲得したリード情報を素早く案件管理システムに反映できる</span>ため、営業担当者が迅速にアプローチを開始でき、機会損失を防ぎます。
Smooveに登録された購読者のうち、特定の条件を満たすリードのみを抽出しboardに顧客として自動登録する連携です。
この仕組みによって、<span class="mark-yellow">確度の高いホットリードだけを効率的に営業チームへ引き継ぐことができ</span>、より質の高い商談創出に貢献します。
顧客が作成・更新されたら、メール配信や顧客管理システムへ顧客・リードを自動登録・更新します。
また、案件が登録されたら、ヘルプデスクへチケットを自動作成したり、チャットツールへ通知。
逆に、外部のメールシステムや顧客管理システムからの情報をトリガーに顧客・案件を自動作成・更新します。
手動でのデータ転記がなくなり、業務の効率とデータ精度が向上するでしょう。
boardとSmooveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた顧客情報の転記作業の手間を削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、マーケティング部門と営業部門間の情報連携がスムーズになり、担当者は正確なデータに基づいて迅速なアクションを起こせるため、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：boardの情報を更新したらSmoove側も自動更新されますか？
A：設定していれば自動更新されます。
board側で顧客情報を更新した際も、以下のフローボットを作成しておけばSmooveのデータを自動で同期できます。
新規作成と更新を区別して処理するため、「分岐条件」を設定してください。
以下のように「作成日時と更新日時が等しくない場合」という条件(＝更新と判定)を設定することで、boardの顧客の更新に絞ったフローが作成できます。
また、Smooveのアクション「Update Contact」を選択し、その後の設定を進めてください。
これらの設定を行い、以下のようなフローボットを作成することで更新の同期も可能です。
Q：boardの「顧客」以外の情報を連携できますか？
A：はい、boardでは「顧客」以外の情報も連携対象にできます。
トリガーとして「顧客」「案件」「案件（失注含む）」など複数の項目が用意されており、案件の登録・更新をきっかけにフローを開始する設定も可能です。
また、Smoove側でも「コンタクト作成」「更新」「リスト追加」など用途に応じたアクションを選択できるため、両アプリのアクションを組み合わせて、目的に合ったフローボットを柔軟に構築できます。
Q：連携が失敗した場合の対処法はありますか？
A：フローボットでエラーが発生した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が送信されます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定可能です。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
.avif)
.avif)
.avif)
.webp)
.webp)
