Google Workspaceでユーザーが情報が更新されたら、Gmailで通知する

■概要

Google Workspaceで管理しているユーザー情報が更新された際、関係者への連絡を都度Gmailで手作業で行うことに手間を感じていませんか。手動での通知は、対応漏れや遅延のリスクも伴います。このワークフローは、Google Workspace上のユーザー情報更新を自動で検知し、指定した宛先にGmailで通知するものです。この連携により、情報共有の迅速化と管理業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceでのユーザー管理を担当し、変更情報の共有に手間を感じている方
• 社員の部署異動などの情報を、Gmailを使い手動で関係部署に通知している人事担当者の方
• Google WorkspaceとGmailを連携させ、情報共有を自動化する仕組みを構築したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceでのユーザー情報更新を検知し、自動でGmail通知が送信されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を削減できます
• 手動での連絡作業が不要になることで、通知の宛先間違いや連絡漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有が可能です

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google WorkspaceとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報を含めて指定の宛先に通知メールを送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスを任意のアドレスに設定することが可能です
• メールの本文には、固定のテキストだけでなく、前段のオペレーションで取得したユーザー名などの情報を変数として埋め込むことができます

■注意事項

• Google Workspace、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。