Google Workspaceで従業員が追加されたら、Google スプレッドシートに追加しSlackに通知する

■概要

新しい従業員の入社は喜ばしい一方、関連部署への情報共有や管理簿への登録など、付随する作業は煩雑になりがちではないでしょうか？
特に、手作業での情報転記は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー追加をきっかけに、Google スプレッドシートへの情報記録とSlackへの通知が自動で完了し、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google Workspaceで従業員情報を管理している情報システム担当者の方
• 従業員名簿をGoogle スプレッドシートで管理し、手作業での更新に課題を感じる方
• 新メンバーの入社情報をSlackで迅速に関係部署へ共有したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Workspaceへのユーザー追加後、自動でGoogle スプレッドシートへ情報が追記されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、名前や連絡先などの入力間違いや、通知の送り忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Workspace、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得したユーザー情報をシートに追加します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「Slackに通知する」アクションを設定し、指定のチャンネルに新メンバー追加の通知を送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceでユーザーを検索する際に、検索の対象となる項目やキーワードを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、どの情報をどの列に追加するかを任意で設定してください。
• Slackで通知を送るアクションでは、通知先のチャンネルIDや、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。

■注意事項

• Google Workspace、Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。