Gmailで特定ラベルのメールを受信したら、Google Workspaceでグループにメンバーを追加する

■概要

日々の業務でGoogle WorkspaceとGmailを利用する中で、メンバーの新規加入や所属変更があるたびに手作業でGoogle Workspaceのグループにユーザーを追加する作業に手間を感じていませんか。このワークフローは、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信したことをきっかけに、自動でGoogle Workspaceの指定したグループへメンバーを追加する処理を実行します。手作業による対応漏れや設定ミスを防ぎ、担当者の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google WorkspaceとGmailを連携させ、ユーザー管理業務を自動化したい情報システム担当者の方
• プロジェクトメンバーの追加など、Gmailでの依頼をもとにグループ管理を手作業で行っている方
• 手作業による設定ミスや対応漏れをなくし、グループ管理の正確性を高めたいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでメールを受信するだけで、Google Workspaceへのメンバー追加が自動で完結するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 申請メールをもとに自動で処理が実行されるので、手動でのメンバー追加時に起こりがちな、追加先のグループ間違いや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメール本文から追加したいメンバーのメールアドレスなどの情報を抽出します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、抽出したメールアドレスから対象ユーザーを検索します。
5. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、検索したユーザーを指定のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理を自動化するきっかけとなるメールラベルを任意のものに設定できます。
• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」オペレーションでは、メンバーを追加したいグループのキーを任意に設定できます。

■注意事項

• Gmail、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。