■概要
新しいユーザーがGoogle Workspaceに追加されるたび、手動でGoogle Driveに専用フォルダを作成し、関係者にSlackで通知する作業は、時間と手間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、Google Driveでのフォルダ作成とSlackへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceで新規ユーザーのオンボーディング業務を担当しているIT管理者の方
- Google Driveでのフォルダ作成やSlackでの通知連絡を手作業で行っているチームの方
- ユーザー追加に伴う定型業務を効率化し、コア業務に集中したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceにユーザーが登録されると、Google Driveでのフォルダ作成やSlackへの通知が自動で行われるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダ作成の漏れや通知の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性と迅速性を向上させます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Workspace、Google Drive、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新規ユーザーの登録を検知します。
- 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「フォルダを作成する」アクションを設定し、新規ユーザー用のフォルダを自動で作成します。
- 最後に、オペレーションでSlackを選択し、「メッセージを送る」アクションを設定することで、指定したチャンネルにフォルダ作成完了の通知を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveでフォルダを作成するアクションでは、作成先の親フォルダIDを指定し、作成するフォルダの名称を例えば「（ユーザー名）様 専用フォルダ」のように任意で設定してください。
- Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルIDを指定し、メッセージ内容を「〇〇さんのGoogle Driveフォルダを作成しました。URLはこちらです。」のように自由にカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google Workspace、Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
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