Google Driveに特定の条件のファイルがアップロードされたら、ファイル権限を変更してMicrosoft Teamsで通知する

■概要

Google Driveに特定の条件のファイルがアップロードされた際、都度ファイル権限を手動で変更し、関係者にMicrosoft Teamsで通知する作業は、手間がかかるりますよね。
また、手作業はミスの原因にもなりかねます。このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイルアップロードを検知し、自動でファイル権限の変更とMicrosoft Teamsへの通知が行われるため、これらの課題をスムーズに解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとMicrosoft Teamsを利用した情報共有プロセスを効率化したいと考えている方
• 手作業によるファイル権限の設定ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れを防ぎたい方
• 定型的なファイル共有業務から解放され、より重要な業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイルアップロードから権限変更、Microsoft Teamsでの通知までの一連の流れが自動化されるため、手作業にかかっていた時間を削減できます。
• ファイル権限の設定忘れや通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象とするフォルダを指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、アップロードされたファイルが特定の条件（ファイル名や種類など）に合致する場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 条件に合致した場合、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル権限を「リンクを知っている全員」に変更」アクションを設定し、トリガーで取得したファイルの権限を変更します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにファイル共有の通知メッセージを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、どのフォルダを監視対象とするか、具体的なフォルダIDを指定してください。
• 分岐機能では、処理を分岐させるための条件（例：特定のファイル名が含まれる、特定の拡張子であるなど）を任意で設定してください。
• Google Driveのファイル権限変更アクションでは、対象となるファイルのID（通常はトリガーで取得したファイルIDを利用します）と、付与したい具体的な権限（例：「閲覧者」「編集者」など、「リンクを知っている全員」以外の権限も選択可能です）を任意で指定してください。
• Microsoft Teamsでメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズしてください。ファイル名やリンクをメッセージに含めることも可能です。

■注意事項

• Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。