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「Typeformで受け付けた問い合わせやアンケートの回答を、Dropboxに手作業で保存している…」
「回答が増えるたびにフォルダを作成してファイルを整理するのが手間で、ミスも発生しがち…」
このように、TypeformとDropbox間での手作業によるデータ管理に、非効率さや限界を感じていませんか？
こうした定型的ながらも重要な業務に時間を取られてしまうと、本来注力すべきコア業務に集中できなくなってしまいます。
もし、<span class="mark-yellow">Typeformに新しい回答が送信されたタイミングで、Dropboxに自動でフォルダを作成し、関連情報を整理する仕組み</span>があれば、これらの手作業から解放されるかもしれません。
より重要な業務に多くの時間を割くことができるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定が可能です。ぜひこの記事を参考にして、日々の業務をもっと楽にしていきましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">TypeformとDropboxを連携するためのテンプレート</span>が用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
TypeformとDropboxのAPIを連携させれば、Typeformで受け付けた回答情報をトリガーにして、Dropbox上でフォルダを作成するといった操作を自動化できます。
これにより、手作業による情報整理の手間を削減し、管理ミスを防ぐことが可能になります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Typeformに新しい回答が送信されるたびに、回答者ごとの情報を管理するために手動でDropboxにフォルダを作成する作業は、手間がかかる上に作成漏れのリスクも伴います。
このテンプレートを利用すれば、フォームへの回答をトリガーとして、<span class="mark-yellow">Dropboxに回答者名のフォルダを自動で作成できるため、情報管理が格段に効率化され、手作業によるミスも防げます。</span>
この連携は、Typeformのデータを直接Dropboxに連携するシンプルな構成です。
すべての回答ではなく「有料プランに関心がある」「特定の製品を選択した」といった、特定の条件に合致する重要な回答のみを抽出してフォルダ管理したい場合、手作業での仕分けは非効率です。
この連携を活用すると、<span class="mark-yellow">設定した条件に合う回答があった場合のみ、自動でDropboxにフォルダを作成できるため、対応が必要な案件をすぐに見つけ出し、管理を簡素化できます。</span>
この連携は、特定条件で処理を分岐させる設定を含んでいます。
それでは、実際にTypeformとDropboxを連携したフローを作成する手順をご紹介します。
今回はノーコード自動化ツールであるYoomを使用しますので、プログラミングの知識は一切不要で、画面の指示に従って操作するだけで簡単に設定が完了します。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Typeformでフォームが回答されたら、Dropboxにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
検索ボックスにTypeformと入力し、Typeformのアイコンをクリックします。
お手持ちのTypeformのアカウントでログインを行ってください。
ログインするとYoomとの連携を求める下記の画面が表示されます。
画面下のAcceptのボタンをクリックしましょう。
マイアプリにTypeformが追加されたことを確認出来たら、Typeformのマイアプリ登録は完了となります。
検索ボックスにDropboxと入力し、Dropboxのアイコンをクリックします。
お手持ちのDropboxのアカウントでログインを行ってください。
マイアプリにDropboxが追加されたことを確認出来たら、Dropboxのマイアプリ登録は完了となります。
それでは自動化の設定を行っていきましょう！Yoomにログインして、以下のバナーにある「試してみる」をクリックしてください。
自動的にテンプレートがコピーされ、以下の画面が表示されます。
テンプレートはマイプロジェクトというプロジェクトに自動的に格納されるので、
確認したい場合はそこから確認してください。以下の画面表示を読んで、「OK」をクリックしましょう。
まずはフローが動き出すきっかけとなるTypeformのトリガー設定を行います。画面赤枠の「フォームが送信されたら」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
また、次の画面の操作を行う前にTypeformにてフォームを作成しましょう。今回は下記のようなフォームを作成して進めています。
Yoomの画面に戻り、下記画面に以下の設定を行ってください。
設定が完了したらテストボタンをクリックしてください。
テスト成功が表示されたら次へボタンをクリックしましょう。
次の画面のテストでフォームの回答結果を取得するため、先ほど作成したフォームに回答を送信してください。
回答を送信したらYoom画面に戻りテストボタンをクリックしましょう。
テスト成功が表示されたら、回答の取得完了となります。
取得した情報より、回答した選択肢を取得するために「取得する値を追加」をクリックしてください。
※「取得した値ってなんだろう?」と思った方は下記の記事をご参照ください。
アウトプットについて
※取得する値を追加する方法はこちらのページにも手順が記載されています。
下記ウィンドウが表示されたらanswersの中のlabelの+ボタンをクリックしてください。この項目名でDropboxにフォルダを作成します。
画面右側の追加する値の欄に、選択した項目が追加されたら追加ボタンをクリックしてください。
取得した値に先ほど追加した値が設定されていることを確認し、保存するボタンをクリックしましょう。
次にDropboxにフォルダを作成する設定を行います。画面赤枠の「フォルダを作成」をクリックしてください。
「連携アカウントとアクションを選択」画面では以下を設定します。
設定が完了したら次へボタンをクリックしましょう。
設定が完了したらテストボタンをクリックしましょう。（※実際にDropboxにフォルダが作成されます。）
テスト成功が表示されていれば設定完了となります。
DropBoxを参照しフォルダが作成されていることも確認しましょう。
テスト結果に問題がなければ画面下の保存するボタンをクリックし、Dropboxにフォルダを作成する設定を完了させましょう。
こちらで全ての項目の設定が完了しました！
以下の画面が表示されるので、「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了となります。
設定したフローボットが正常に起動するかチェックしてみましょう！
Yoomでは、TypeformとDropboxに関しての様々な業務効率化テンプレートを提供しています。
TypeformとDropboxでの操作をトリガーに、様々な業務工程を自動化することで業務の効率化と人的ミスの削減が可能です。
ご自身の業務に合わせて、これらのテンプレートもぜひ活用してみてくださいね！
Typeformで回答があったら、Zendeskでチケットを自動作成したり、Googleカレンダーに予定を追加したりできます。
また、回答内容をAIで要約してMicrosoft Excelに追加したり、GitHubでリリースノートを作成したりすることも可能です。
Dropboxにファイルが格納されたら、OCRで内容を読み取り、Discordにチャンネルを作成したり、Slackに通知したりできます。
また、GoogleスプレッドシートやMicrosoft Excelに抽出した情報を自動で追加したり、ファイルを別の形式に変換して保存したりすることも可能です。
今回は、TypeformとDropboxを連携し、フォームの回答情報をもとにDropboxのフォルダを自動で作成する方法についてご紹介しました。
この仕組みを導入することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた回答データの整理やフォルダ作成といった反復作業から完全に解放され、ヒューマンエラーのリスクをなくすことができます。</span>
これにより、回答内容の管理が格段にスムーズになり、より重要な分析や顧客対応といったコア業務に集中できる環境が整います。
今回ご紹介したような業務の自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に業務フローを構築が可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：複数のフォームで保存先を分けられますか？
A：はい。今回作成いただいたフローを参考に、他のTypeformのフォーム用に別のフローを作成することで保存先を分けることが可能です。
Q：フォルダを階層構造で自動作成できますか？
A：はい。可能です。例えば画像のように実装することで、日付のフォルダが作成された中に、新しいフォルダを作成することができます。
Q：連携が失敗した場合の通知はありますか？
A：連携に失敗した場合はフローボットが停止し、Yoomに登録しているメールアドレスへ通知が行われます。また、お送りしたメールから連携に失敗した際の原因を確認することも可能です。原因を確認しても対処方法が分からない場合は、ヘルプページまたは、こちらをご確認ください。
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