DropboxにファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Slackに通知する

■概要

Dropboxに新しいファイルがアップロードされるたびに、その内容を確認し関係部署へSlackで通知する作業は、手間がかかる上に確認漏れのリスクも伴うのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCR機能がファイル内の文字情報を自動で読み取り、その内容をSlackへ通知する一連の処理を自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxにアップロードされた請求書や申込書の内容を都度確認し、Slackで手動通知している方
• 紙や画像形式の書類から文字情報を抽出し、チーム内で迅速に共有したいと考えている方
• ファイル受領後の定型的な確認・通知業務の効率化を図り、コア業務へ注力したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイル格納からOCRによる内容抽出、Slackへの通知までが自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することが可能です。
• 手作業によるファイルの確認漏れやSlackへの通知遅延、OCRの際の転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、DropboxとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。
4. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した文字情報を含めて指定したチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、「特定のフォルダ内でファイルを作成または更新」する際に、監視対象としたいフォルダのパスや、特定のファイル名（または拡張子）を任意で設定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、読み取るファイル内の文字数に応じて適切なアクション（短文、長文など）を選択し、抽出したい項目（例：請求金額、会社名など特定のキーワードに続く文字列）や使用するAIモデル、読み取る言語を任意で設定してください。
• Slackのオペレーションでは、「チャンネルにメッセージを送信」する際に、通知を送信する先のチャンネルIDや、通知メッセージの内容（OCRで抽出した情報をどのように表示するかなど）を任意で設定してください。

■注意事項

• Dropbox、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。