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Asanaでタスクを管理していて、そのタスクに関連する打ち合わせをGoogle Meetで設定したいけれど、毎回手動で会議を作成してURLをAsanaタスクに貼り付ける作業が面倒だと感じていませんか？
タスクが増えるほどこの単純作業に時間がかかり、時には設定ミスや共有漏れが発生してしまうこともあるかもしれません。
こうした日々の細かな手間は、<span class="mark-yellow">Asanaでタスクが作成されたタイミングで、関連するGoogle Meetの会議スペースが自動的に作成される仕組み</span>を導入することで解消できるかもしれません。
手作業によるミスを減らし、本来集中すべきタスクそのものに時間を使えるようになります。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングなどの専門知識を必要とせず、誰でも簡単に設定できるものなので、ぜひこの機会に導入して面倒な繰り返し作業から解放されましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">AsanaとGoogle Meetを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
AsanaとGoogle MeetのAPIを連携すれば、Asanaでのアクションに応じてGoogle Meetの会議スペースを自動で作成するといった連携が可能になります。
これにより、タスク管理とオンライン会議の連携がシームレスになり、業務効率が向上するでしょう！
気になる自動化例の「試してみる」をクリックしてアカウント登録するだけで、すぐにAsanaとGoogle Meetの連携を実際に体験できます。
登録はたったの30秒で完了するので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Asanaで新しいタスクを作成するたびに、関連する打ち合わせのGoogle Meet会議スペースを手動で設定する手間を省き、<span class="mark-yellow">会議設定の時間を短縮し、URLの共有漏れといったミスを防ぎます。</span>
Asanaのタスクが「打ち合わせ設定」など特定のセクションに移動したタイミングでのみGoogle Meetの会議スペースを自動作成することで、<span class="mark-yellow">必要な会議だけを設定し、手動での確認や設定作業の負担を減らせます。</span>
それでは、さっそく実際にAsanaとGoogle Meetを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでAsanaとGoogle Meetの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回はAsanaにタスクが作成されたら、Google Meetで会議スペースを作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
アプリ一覧で、Asanaを選択します。
Asanaのログイン画面に切り替わったら、ログインします。
ここではメールアドレスでログインしますので、入力してください。
パスワードを入力します。
これでAsanaのマイアプリ登録ができました。
アプリ一覧でGoogle Meetを選択しましょう。
「Sign in with Google」をクリックします。
連携するアカウントをクリックします。
「次へ」を選択してください。
「続行」をクリックしましょう。
これでGoogle Meetのマイアプリ登録ができました。
Yoomで用意されているテンプレートを活用して、設定する方法をご紹介します。
下のバナーに表示されている「試してみる」をクリックしましょう。
「OK」をクリックしてください。
これでテンプレートのコピーができました。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに保存されています。
次にフローボットの設定に進みましょう。
コピーしたテンプレートの一番上の項目、「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の設定を行います。
上記の設定ができたら、次へをクリックしてください。
アプリトリガーのAPI接続設定の画面を設定しましょう！
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違いますが、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
ワークスペースIDは、候補に表示されている中から連携したいワークスペースIDを選択しましょう。
候補に対象のワークスペースIDが表示されない場合は、前の画面に戻り連携したアカウント情報を確認してみてくださいね。
プロジェクトIDも同様に、候補から選択してください。
正しくデータを反映させるため、必ずワークスペースIDを入力してからプロジェクトIDを選択するようにしましょう。
設定したら、Asanaに移動してトリガー（特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら）を行ってください！
トリガーを実行後、Yoomに戻りテストをクリックします。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら保存しましょう。
取得した値は、フローボットが起動する毎に、新しい値が反映されます。
この値を活用し、後続のオペレーションで使用していきます。
詳細はこちらを確認してください。
次に「会議スペースを作成」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の設定をします。
上記の設定ができたら、次へをクリックしてください。
API接続設定の画面に進んだら、テストをクリックしてください。
テストが成功し、取得した値に情報が追加できたら保存しましょう。
次に「タスクにコメントを追加」をクリックしてください。
連携アカウントとアクションを選択の設定をします。
上記の設定ができたら、次へをクリックしましょう。
API接続設定に進みます。
タスクIDは、Asanaのトリガーで取得した「タスクID」を選択します。
取得した値を用いて以下のように設定することで、Asanaでタスクが作成されるごとに、同一タスクにコメント追加ができます。
なお、アウトプットを活用せず手入力すると毎回同じタスクにコメントが追加されてしまうため注意が必要です。
コメント内容は、Google Meetの取得した値より「会議URL」や「会議コード」を活用してみましょう。
下記のように設定すれば、Google Meetの情報をAsanaタスクのコメントで確認できて便利ですね！
運用内容に合わせて、お好みでカスタマイズしてみてください。
設定できたら、テストをクリックしましょう。
テストが成功し、下記のようにAsanaのタスクへコメントが追加されていればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存」しましょう。
最後にトリガーをONにして、作成してフローボットが正常に動くか確認しておきましょう！
これでフローボットの設定ができました。
今回はAsanaからGoogle Meetへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle MeetでのアクションをきっかけにAsanaのタスクを操作したい場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
会議後のフォローアップ業務を自動化し、対応漏れを防ぐことができます。
Google Meetでの会議が終了したことをトリガーに、議事録の作成やフォローアップ項目などを記載したAsanaタスクを自動で生成することが可能です。
これにより、<span class="mark-yellow">会議後のアクションアイテムの登録漏れを防ぎ、迅速な対応を促します。</span>
Google Meetでの会議終了後、関連するAsanaタスクのセクションを「打ち合わせ完了」や「レビュー待ち」などに自動で移動させることができます。
これにより、<span class="mark-yellow">プロジェクトの進捗管理をスピーディーかつ正確に行い、手動でのステータス更新の手間を省きます。</span>
今回ご紹介した連携以外でも、AsanaやGoogle MeetのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
もし気になるものがあれば、こちらも試してみてください！
様々なフォームツールを使用して登録された情報を自動的にAsanaに追加することで、タスク管理が効率化されます。
例えば、WixやGoogleフォーム、Typeformなどで受け取ったデータを基に、Asanaで新しいタスクを自動で作成することが可能です。
これにより、手動でのデータ入力作業を削減し、作業時間を短縮することができます。
Google Meetでの会議終了後、議事録作成や録画データの保存が自動化されることで、会議後の業務を効率化できます。
例えば、会議が終了したタイミングで議事録をDropboxに保存したり、Notionに録画URLを追加したりすることが可能です。
こうした自動化により、会議後の追記作業の負担を減らし、情報の整理や共有がスムーズになります。
AsanaとGoogle Meetの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた会議設定やタスクへのURL転記といった作業から解放され、ヒューマンエラーを軽減し、プロジェクトに関連するコミュニケーションをよりスムーズに進めることができます。</span>
これにより、担当者は面倒な事務作業に時間を奪われることなく、より創造的で重要な業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツール「Yoom」を活用することでプログラミング知識がない方でも直感的に構築できます。
もしAsanaやGoogle Meetを使った業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、その効果を体験してみてください！
Q：特定のタスクだけを自動化の対象にできますか？
A：はい、「分岐」のオペレーションを活用すれば可能です。
例えば、以下のテンプレートはタスク名に「会議」が含まれている場合にのみフローボットが起動するよう設定しました。
ただし、「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
「分岐」の設定方法
Q：Slackなどのチャットツールと連携して、ミーティング情報を通知できますか？
A：はい！可能です。
お使いのチャットツールやメールアプリをマイアプリ登録すれば実現できます。
Yoomで連携できるアプリ一覧
下記は、Slackと連携した時のサンプル例です。ぜひ参考にしてみてください。
Q：Asanaでタスクの内容を変更したら、Google Meetの予定も変更されますか？
A：Asanaのトリガーを「特定のプロジェクトでタスクが作成・更新されたら」に設定すれば可能です。
以下がイメージテンプレートです。
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