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「Codaで管理しているプロジェクトの行が追加されるたびに、Google Driveに関連フォルダを手動で作成している…」
「案件名や日付を毎回コピー＆ペーストしていて、地味に時間がかかるし、たまに間違えてしまう…」
このように、CodaとGoogle Drive間での手作業による情報連携に、非効率さやストレスを感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Codaに行を追加するだけで、関連情報に基づいたフォルダがGoogle Driveに自動で作成される仕組み</span>があれば、こうした日々の細かな手間や入力ミスから解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を生み出すことができます。
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単にでき、日々の業務の効率化を図れるので、ぜひこの機会に導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">CodaとGoogle Driveを連携するためのテンプレート</span>が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
CodaとGoogle DriveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていた両ツール間の情報連携を自動化できます。
例えば、Codaに新しいプロジェクト情報を追加した際に、そのプロジェクト名のフォルダをGoogle Driveに自動で作成するといったことが可能になり、業務の効率化やミスの削減に繋がります。
ここでは具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Codaで管理しているテーブルに新しい行が作成されるたびに、その行の情報（例えばプロジェクト名や案件名など）をフォルダ名としてGoogle Driveに自動でフォルダを作成します。
この連携により、<span class="mark-yellow">手作業によるフォルダ作成の手間を排除し、命名規則の統一や作成漏れといった人為的ミスを防ぐ</span>ことができます。
Codaに作成された行の中でも、ステータスが「進行中」であったり、特定の担当者が割り当てられたりと、<span class="mark-yellow">指定した条件に合致した場合にのみGoogle Driveにフォルダを自動作成する</span>ことが可能です。
これにより、不要なフォルダの作成を防ぎ、より実用的で整理されたファイル管理体制を構築できます。
それでは、実際にCodaとGoogle Driveを連携したフローを作成する手順を見ていきましょう。
今回は、ノーコードで誰でも簡単に自動化フローを構築できるYoomを使用しますので、専門的な知識は不要です。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「Codaで行が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下の通りです。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
Yoomにログイン後、CodaとGoogle Driveのマイアプリ連携を行いましょう。
Codaの場合
「アプリ一覧」でCodaを検索して選択しましょう。
「Codaの新規登録」画面が表示されるので、まずはこちらからAPIトークンを取得します。
Codaにサインインしましょう。
Codaの設定画面が表示されるので、下にスクロールして「API Settings」の「Generate API token」を選択しましょう。
名前を任意で設定し、「Generate API token」を選択します。
API tokenが生成されました！
「Copy token」を選択して、APIトークンをコピーしましょう。
Yoomの「Codaの新規登録」画面に戻って、「アカウント名」を任意で設定し、先ほどコピーしたAPIトークンを「アクセストークン」に貼り付けて「追加」を選択してください。
「マイアプリ」にCodaが表示されていれば連携完了です！
Google Driveの場合
「アプリ一覧」でGoogle Driveを検索して選択しましょう。
「Sign in with Google」を選択します。
Yoomと連携したいアカウントを選択します。
アクセス権限について確認して「続行」を選択しましょう。
「マイアプリ」にGoogle Driveが表示されていれば連携完了です。
テンプレートをコピーして、フローを作っていきましょう。
バナーの「試してみる」を選択してください。
テンプレートがコピーされました。
「OK」を選択します。
次のステップから設定していきましょう。
「テーブルで行が作成されたら」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、トリガーアクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
Codaでテーブルの作成がまだの方はここで作成しておきましょう。
今回は例として、顧客情報の管理を想定して以下のように作成しました！
トリガーの起動間隔を設定します。
【注意】
「ドキュメントID」を設定します。
「テーブルID」を設定しましょう。
すべて設定できたら「テスト」を行います。
テストに成功すると「取得した値」(アウトプット)に反映されます。
「取得した値」(アウトプット)について、詳しくはこちらをご覧ください。
しかし、すべてが「取得した値」に反映されているわけではないので、必要な項目を手動で取得する必要があります。
「+取得する値を追加」から追加していきましょう。
こちらを参考に追加してくださいね。
追加できたら「保存する」を選択しましょう。
「フォルダを作成する」を選択します。
タイトルと連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
「フォルダ名」を設定します。
今回は「取得した値」の「会社名」をフォルダ名に設定しました！
「取得した値」(アウトプット)は変数となるため、Codaのテーブルで行が作成される度にそのデータを活用できます！
もし固定値を設定したい場合は、直接入力してください。
取得した値と固定値を組み合わせてフォルダ名を設定することもできます。
「作成先のフォルダID」を候補から設定しましょう。
設定できたら「テスト」を行います。
成功すると、Google Driveにフォルダが作成されるので確認してください。
また、「取得した値」(アウトプット)にGoogle Driveの情報が反映されるので、確認したら「保存する」を選択しましょう。
Google Driveにフォルダが作成されました！
設定完了です！
トリガーをONにすると、フローボットが起動します。
今回はCodaからGoogle Driveへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGoogle DriveでのアクションをきっかけにCodaへデータを連携することも可能です。
書類のデータ化など、こちらの連携も非常に便利なため、ぜひ併せてご利用ください。
Google Driveの指定したフォルダに請求書や契約書などのファイルがアップロードされると、<span class="mark-yellow">OCR機能でファイル内のテキストを自動で読み取り、その内容をCodaのテーブルに新しい行として追加</span>します。
この連携は、紙やPDFの書類を手入力する手間を削減し、データ化の迅速性と正確性の向上に繋がります。
Google Driveにアップロードされたファイルの中でも、ファイル名に「請求書」と含まれていたり、特定のファイル形式だったりと、<span class="mark-yellow">あらかじめ設定した条件を満たすものだけを対象にOCR処理を行い、Codaに行を追加</span>する連携です。
これにより、必要な情報だけを効率的にデータベース化し、管理の簡素化に繋がります。
CodaやGoogle DriveのAPIを使用することで、さまざまな業務を自動化することができます。
ここでは、複数のテンプレートをご紹介するので、気になるものがあればぜひ試してみてくださいね！
他のアプリでのアクションをきっかけにCodaに行を追加することができます。
簡単な設定で手作業による転記を省けるため、担当者の作業負担を軽減したいときは、以下のテンプレートを試してみてください！
AIツールと連携することで、保存されたファイルを自動で解析してメンバーへ通知できます。
テンプレートの設定だけで、手動でのファイル確認や通知作業が削減されるため、業務の効率化を図りたいときにおすすめです。
CodaとGoogle Driveの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたCodaの情報に基づくGoogle Driveでのフォルダ作成といった定型業務の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、担当者は単純作業から解放され、より迅速かつ正確な情報に基づいて業務を進められるようになり、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うはずです！
今回ご紹介したような業務自動化は、ノーコードツールの「Yoom」を活用すれば、プログラミングの知識がない方でも直感的な操作で簡単に構築可能です！もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomが実現する業務効率化の世界を体験してみてください！
Q：連携エラーが起きた場合、どのように対処すればよいですか？
A：エラーの原因として、設定内容・フローボット起動時の取得した値の誤りやアプリの接続切れなどが挙げられます。
また、エラーが発生すると、アカウント登録時に設定したメールアドレスに通知が届くため、通知内容から原因を確認できます。
エラー時の対応方法についてはこちらをご覧ください。
Q：階層構造のフォルダは作成できますか？
A：はい、可能です！
例えば、今回解説した例の場合、会社名のフォルダを作成した後、その中に個人名のフォルダを作成することもできます。
設定する際は、Google Driveの「フォルダを作成する」オペレーションを「+」マークから追加してください。
個人名のフォルダを作成する設定では、「作成先のフォルダID」に取得した値から前のステップで作成したフォルダのIDを選択することがポイントです。
完成した自動化フローは以下のようになります。
Q：Google Driveの「共有ドライブ」にも対応していますか？
A：はい、可能です！
業務で使用されているドライブをお使いいただけます。
設定する際は、ステップ4の「作成先のフォルダID」欄に、候補から任意の共有ドライブを選択してください。
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