Codaで行が作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する

■概要

Codaにプロジェクトや顧客情報を集約しているものの、関連ファイルを保存するGoogle Driveのフォルダは手作業で作成していませんか？この手作業は時間がかかるだけでなく、フォルダ名の命名規則がずれるといったミスにも繋がります。このワークフローは、CodaとGoogle Driveを連携させ、Codaに行が作成されたタイミングで自動的にGoogle Driveにフォルダを作成するため、こうした手作業の課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Codaのテーブルでタスクや情報を管理し、Google Driveで関連ファイルを保管している方
• Codaへのデータ入力後に、手動でGoogle Driveにフォルダを作成している業務担当者の方
• CodaとGoogle Driveの連携を自動化し、プロジェクト管理を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Codaに行が作成されると自動でGoogle Driveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• フォルダの作成漏れや命名規則の間違いといった、手動でのフォルダ作成時に起こりがちなヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、CodaとGoogle DriveをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでCodaを選択し、「テーブルで行が作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、Codaから取得した情報を基にフォルダが作成されるようにします。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveでフォルダを作成するオペレーションにて、どのフォルダ配下に新しいフォルダを作成するか、作成先の親フォルダを任意で指定してください。
• 作成するフォルダ名は、Codaのトリガーで取得したプロジェクト名や顧客名などの情報を活用し、任意の名称で設定してください。

■注意事項‍

• CodaとGoogle DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Codaから情報を取得する方法はこちらをご覧ください。