Salesforceで新規取引先オブジェクトが登録されたら、Outlookに通知する

■概要

Salesforceに新しい取引先情報を登録するたび、関係者へOutlookで通知メールを作成・送信する作業に手間を感じていませんか。手作業での連絡は時間がかかるだけでなく、送信漏れなどのミスにつながる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、SalesforceとOutlookの連携がスムーズに実現し、取引先の新規登録をトリガーとして、自動で関係者へ通知メールを送信するため、こうした日々の定型業務を効率化し、より重要な業務に集中できる環境を構築します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Salesforceへの入力後、Outlookでの通知作成を手作業で行っている営業担当者の方
• チーム内の情報共有を迅速かつ正確に行い、営業機会の損失を防ぎたいマネージャーの方
• SalesforceとOutlookを連携させ、手作業による連絡業務を自動化したいと考えている方

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■このテンプレートを使うメリット

• Salesforceへの取引先登録をトリガーにメールが自動送信されるため、Outlookを都度開いてメールを作成する手間と時間を削減できます
• 手作業での情報共有で起こりがちな連絡漏れや遅延を防ぎ、迅速で正確な情報連携を実現します

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■フローボットの流れ

1. はじめに、SalesforceとOutlookをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「取引先オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、通知したい宛先やメールの件名・本文などを指定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Salesforceとの連携設定を行う際に、ご利用中の環境に合わせた任意のマイドメインURLを設定してください
• Outlookのメール送信アクションでは、通知先のメールアドレスや、件名・本文にSalesforceから取得した情報を差し込むなど、内容を自由に設定できます

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■注意事項

• Salesforce、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 【Salesforce】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。