Dropboxで特定のフォルダ内でファイルが作成されたら、OCRして特定の条件でのみHunterにリードを作成する

■概要

Dropboxに保存した名刺画像や資料から、営業リストを作成するためにHunterへ手作業で情報を転記する業務に手間を感じていませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーも起こりがちです。このワークフローは、DropboxとHunterの連携を自動化し、こうした課題を解決します。特定のフォルダにファイルがアップロードされると、OCR機能がテキストを自動で読み取り、指定した条件に合致する場合のみHunterへリードとして登録するため、手作業による情報登録業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• DropboxとHunterを活用したリード管理に手間を感じている営業・マーケティング担当者の方
• Dropboxにアップロードされたファイル情報を基にした営業リスト作成を自動化したい方
• Hunterへの手作業でのリード登録をなくし、入力ミスや登録漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxにファイルをアップロードするだけで、OCRによる情報抽出からHunterへのリード登録までが自動で完結するため、手作業の時間を削減できます。
• 手動でのデータ転記が不要になることで、連絡先などの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、HunterとDropboxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、トリガーで取得したファイルからテキスト情報を抽出します。
4. 次に、オペレーションの分岐機能で、OCRで抽出したテキスト情報をもとに、「特定のキーワードを含む場合のみ」といった条件を設定します。
5. 最後に、オペレーションでHunterを選択し、条件に合致した場合のみ、抽出した情報を引用してリードを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスや、特定のファイル名を任意で設定可能です。
• OCR機能では、画像やPDFから読み取りたいテキスト項目を任意で設定できます。
• 分岐機能では、前段のOCRで取得した情報をもとに、「特定のドメインのメールアドレスを含む」など、Hunterへ登録するための条件を自由にカスタマイズ可能です。
• Hunterにリードを作成するアクションでは、OCRで取得した会社名や氏名、メールアドレスなどの値を、任意のフィールドに自由に設定できます。

■ 注意事項

• DropboxとHunterのそれぞれをYoomと連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。