■概要
新しいユーザーや協力会社のメンバーが増えるたびに、手作業で利用申請フォームの内容を確認し、Boxアカウントを発行して、関係者にGmailで通知するといった対応に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるだけでBoxへの新規ユーザー作成と関係者へのGmail通知が自動で完了します。定型的なアカウント発行業務から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームを利用したBoxのユーザーアカウント発行業務を効率化したい情報システム担当者の方
- Boxへのユーザー追加と関係者へのGmailでの連絡を手作業で行っているチームリーダーの方
- ユーザー管理に関連する一連の事務処理を自動化し、対応漏れを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームが送信されると、Boxのユーザー作成が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるアカウント情報の入力ミスや、関係者へのGmailでの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な業務遂行を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでフォームトリガーを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでBoxを選択し、「新規ユーザーを作成」アクションを設定し、フォームの回答内容をマッピングします
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、関係者へユーザー作成が完了した旨を通知します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定する質問項目は、Boxのユーザー作成に必要な情報（氏名、メールアドレスなど）に合わせて任意で設定・変更が可能です。
- Gmailで通知を送るアクションでは、通知先（To, Cc, Bcc）を任意のメールアドレスに設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
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