■概要
Gmailで受信した請求書などの添付ファイルを、都度手動でダウンロードしてBoxに格納する作業は手間がかかるのではないでしょうか。また、ファイル名が統一されていないと、後から必要な情報を探す際に時間がかかってしまうこともあります。このワークフローを活用すれば、特定のGmailのメール受信をきっかけに、添付ファイルを自動でリネームしてBoxの指定フォルダへ格納する一連の流れを自動化し、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとBoxを連携させ、添付ファイルの管理業務を自動化したいと考えている方
- メールで受け取る重要書類をBoxに手作業で保存しており、手間を感じている担当者の方
- ファイル名の付け間違いや保存漏れといったヒューマンエラーを防止したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Gmailでのファイル受信からBoxへの格納までが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能になります。
- 手動でのファイルリネームやアップロードが不要になることで、命名規則の不統一や格納漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとBoxをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールに添付ファイルがある場合のみ後続の処理に進むようにします。
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、メールの件名や本文からファイル名として使用したい情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでBoxの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、抽出した情報を用いてリネームしたファイルを指定のフォルダへ格納します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名や差出人などのキーワードを任意で設定してください。
- テキスト抽出のオペレーションでは、メール本文のどの部分をファイル名にするか、自由にルールを設定することが可能です。
- Boxへファイルをアップロードするアクションでは、ファイルを格納したい任意のフォルダIDを設定してください。
■注意事項
- Gmail、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
