Gmailで受信したお問い合わせ内容を要約しAirtableに登録する

■概要

Gmailで受信するお問い合わせの情報を、手作業でAirtableに転記する業務は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、AIが自動で内容を要約し、Airtableへレコードとして登録します。AirtableとGmailを連携させることで、こうした定型業務を自動化し、正確かつスムーズな顧客対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信したお問い合わせを、Airtableへ手動で入力しているカスタマーサポート担当者の方
• AirtableとGmailを活用した顧客情報の一元管理を、より効率的に行いたいと考えている方
• 手作業による転記ミスをなくし、お問い合わせ対応の品質向上を目指すチームの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでのメール受信を起点に、Airtableへのデータ登録までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 人の手によるコピー＆ペースト作業が不要になるため、情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとAirtableをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが届いた際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を設定し、受信したメールの本文から「会社名」や「氏名」などの必要な情報を抽出します。
4. 続けて、AI機能の「要約する」を設定し、メール本文のお問い合わせ内容を簡潔にまとめます。
5. 最後に、オペレーションでAirtableの「レコードを作成」を設定し、前段のステップで抽出・要約したデータをAirtableの任意のテーブルに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
• AI機能のテキスト抽出では、受信したメール本文から抽出したい項目（例：会社名、担当者名、電話番号など）を自由にカスタマイズできます。
• AI機能の要約では、メール本文を要約する際の文字数や形式（例：箇条書きで要約）などの条件を任意で設定することが可能です。
• Airtableにレコードを作成する際、どのフィールドに、前段のステップで取得したどの情報を登録するかを自由にマッピングできます。

■注意事項

• Gmail、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。