「Google Driveに新しいファイルを追加したら、関連するタスクをHiveで作成している」
「ファイル共有とタスク管理が別々のツールで行われており、手作業での連携に時間がかかっている…」
このように、日々の業務でGoogle DriveとHiveを利用する中で、手作業によるデータ連携の非効率さや、情報の二重入力によるミスに悩まされていませんか？
もし、Google Driveにファイルが追加されたことをきっかけに、Hiveで自動的にタスクを作成する仕組み があれば、これらの定型業務から解放され、より創造的で重要な業務に集中できる貴重な時間を確保できます。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できる ため、これまで自動化を試したことがない方でもすぐに実践可能です。ぜひこの機会に導入し、日々の業務をよりスマートに進めましょう！
とにかく早く試したい方へ YoomにはGoogle DriveとHiveを連携するためのテンプレート が用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
Google Driveにファイルが追加されたら、Hiveでタスクとワークフローを自動作成する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、手動でHiveのタスク作成やワークフローの開始を行う作業に手間を感じていませんか？ ファイルの追加に気づかず、レビューや対応が遅れてしまうといった課題が発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Google DriveとHiveの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルが追加されると自動でHiveにタスクが作成され、あらかじめ設定したワークフローテンプレートに基づいて一連の作業が展開されます。これにより、手作業による手間や対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとHiveを日常的に利用しており、手作業による連携に非効率を感じている方 ファイルが追加された際のレビューや対応を迅速に進めたいと考えている方 Google DriveとHiveの連携を自動化し、定型的な業務フローを整えたいチームの担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を検知し、自動でHiveにタスクとワークフローを作成するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手動での操作が不要になることで、タスクの作成漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHiveの「Create Action for Project」アクションを設定し、追加されたファイル情報をもとにタスクを作成します 最後に、オペレーションでHiveの「Apply Action Template」アクションを設定し、あらかじめ設定したワークフローテンプレートを適用します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい特定のフォルダIDを任意で設定してください Hiveのオペレーション設定では、タスクを作成するWorkspace IDおよびProject IDを任意で設定してください 「Apply Action Template」オペレーションでは、適用したいワークフローテンプレートに対応するProcess IDを設定してください ■注意事項
Google Drive、HiveのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
Google DriveとHiveを連携してできること Google DriveとHiveのAPIを連携させることで、これまで手作業で行っていたファイル管理とタスク管理の間の情報連携を自動化できます。例えば、Google Driveに新しいファイルが追加された際に、その情報を基にHiveでタスクを自動生成するといったことが可能になり、業務の抜け漏れ防止やチームの生産性向上に繋がります。
これから具体的な自動化の例を複数ご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
Google DriveとHiveの連携フローを作ってみよう それでは、さっそく実際にGoogle DriveとHiveを連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle DriveとHiveの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive Hive
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回はGoogle Driveにファイルが追加されたら、Hiveでタスクとワークフローを自動作成するフローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
Google DriveとHiveをマイアプリ連携 該当のテンプレートをコピー Google Driveのトリガー設定およびHiveのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Google Driveにファイルが追加されたら、Hiveでタスクとワークフローを自動作成する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、手動でHiveのタスク作成やワークフローの開始を行う作業に手間を感じていませんか？ ファイルの追加に気づかず、レビューや対応が遅れてしまうといった課題が発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Google DriveとHiveの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルが追加されると自動でHiveにタスクが作成され、あらかじめ設定したワークフローテンプレートに基づいて一連の作業が展開されます。これにより、手作業による手間や対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとHiveを日常的に利用しており、手作業による連携に非効率を感じている方 ファイルが追加された際のレビューや対応を迅速に進めたいと考えている方 Google DriveとHiveの連携を自動化し、定型的な業務フローを整えたいチームの担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を検知し、自動でHiveにタスクとワークフローを作成するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手動での操作が不要になることで、タスクの作成漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHiveの「Create Action for Project」アクションを設定し、追加されたファイル情報をもとにタスクを作成します 最後に、オペレーションでHiveの「Apply Action Template」アクションを設定し、あらかじめ設定したワークフローテンプレートを適用します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい特定のフォルダIDを任意で設定してください Hiveのオペレーション設定では、タスクを作成するWorkspace IDおよびProject IDを任意で設定してください 「Apply Action Template」オペレーションでは、適用したいワークフローテンプレートに対応するProcess IDを設定してください ■注意事項
Google Drive、HiveのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
ステップ1：Google DriveとHiveをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
【Hiveのマイアプリ登録】 連携アカウントを追加をクリックして、脚注を参考にアカウント名とAPI Keyを設定します。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
Google Driveにファイルが追加されたら、Hiveでタスクとワークフローを自動作成する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルを追加するたびに、手動でHiveのタスク作成やワークフローの開始を行う作業に手間を感じていませんか？ ファイルの追加に気づかず、レビューや対応が遅れてしまうといった課題が発生することもあります。 このワークフローを活用すれば、Google DriveとHiveの連携を自動化でき、特定のフォルダにファイルが追加されると自動でHiveにタスクが作成され、あらかじめ設定したワークフローテンプレートに基づいて一連の作業が展開されます。これにより、手作業による手間や対応漏れを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとHiveを日常的に利用しており、手作業による連携に非効率を感じている方 ファイルが追加された際のレビューや対応を迅速に進めたいと考えている方 Google DriveとHiveの連携を自動化し、定型的な業務フローを整えたいチームの担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveへのファイル追加を検知し、自動でHiveにタスクとワークフローを作成するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手動での操作が不要になることで、タスクの作成漏れや対応の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、業務の確実性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHiveの「Create Action for Project」アクションを設定し、追加されたファイル情報をもとにタスクを作成します 最後に、オペレーションでHiveの「Apply Action Template」アクションを設定し、あらかじめ設定したワークフローテンプレートを適用します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、起動のきっかけとしたい特定のフォルダIDを任意で設定してください Hiveのオペレーション設定では、タスクを作成するWorkspace IDおよびProject IDを任意で設定してください 「Apply Action Template」オペレーションでは、適用したいワークフローテンプレートに対応するProcess IDを設定してください ■注意事項
Google Drive、HiveのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーができているので、「OK」をクリックします。
事前準備 今回のフローはGoogle Driveに特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら起動するので、Google Driveにファイルまたはフォルダを作成してください。
ステップ3：Google Driveのトリガー設定 まずはGoogle Driveのトリガーアクションを設定していきます。
「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリックしてみましょう！
アクションは変更せず、アカウント情報がマイアプリ連携をしたアカウントと一致することを確認したら、「次へ」をクリック。
トリガーの起動間隔は契約プランに応じて異なります。
各プランの機能制限や使用上限の一覧 からご自身のプランの内容を確認してください。
特にこだわりがなければ、使用しているプランの最短時間の選択をおすすめします！
フォルダIDはボックスの候補から選択します。
先ほど資料をアップロードしたフォルダを選択してください。
入力が完了したら、「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、「取得した値」に情報が追加されます。
※
取得した値 とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：Hiveのプロジェクト内にタスクを作成する設定 次にHiveの指定したプロジェクト内に新しいタスクを作成するアクションを設定していきます。
取得した値を活用している箇所は、トリガー実行のたびに最新の情報が自動で反映されます。
・Action Template ID : 既存のテンプレートを適用する場合に選択
・Parent Action ID : サブタスクとして作成する場合の親を指定
・Milestone : マイルストーン（重要な節目として扱うかどうかの選択）
・Custom Field : カスタムフィールド（Hiveで独自に作成した入力項目）
・Custom Field Label : カスタムフィールド名（項目のラベル。例：優先度）
・Custom Field Value : カスタムフィールドの値（入力する具体的な中身）
テストが成功したら、「完了」をクリックします。
ステップ5：アクションテンプレートを適用する設定 次にHiveのワークフローを適用するアクションを設定していきます。
Process IDは候補から「Document Review Workflow（ドキュメントレビューのワークフロー）」選択してください。
ステップ6：トリガーをONにしてフローの動作確認 設定が完了すると、以下のような表示が出てくるので、「トリガーをON」をクリックします。
フローボットを起動し、正しく動作するか確認してください。
Google DriveやHiveを使ったその他の自動化例 今回ご紹介した連携以外でも、さまざまな業務を自動化することが可能です。
Google Driveを使った自動化例 フォルダ作成時のチャット通知や、格納されたファイルの承認ワークフロー、外部への送付をシームレスに完結。
Google Driveでフォルダが作成されたら、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Google Driveで新しいフォルダを作成した際、関係者への共有をMicrosoft Teamsで行う作業は、単純ですが手間がかかる業務ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Driveで特定のフォルダ内に新しいフォルダが作成されたことを自動で検知し、指定したMicrosoft Teamsのチャネルへ即座に通知できます。これにより、情報共有の迅速化と連絡漏れの防止を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Teamsを連携させ、情報共有を効率化したいと考えている方 プロジェクト単位でのフォルダ共有が多く、関係者への迅速な通知フローを構築したい方 手作業による連絡の遅れや共有漏れを防ぎ、業務の正確性を高めたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Google Driveにフォルダが作成されると自動でMicrosoft Teamsに通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた連絡の手間を削減できます。 手動での通知による連絡漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有の仕組みを構築できます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとMicrosoft TeamsのアカウントをそれぞれYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定し、監視したい親フォルダを指定します。 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。トリガーで取得した新しいフォルダ名やURLなどの情報を含めたメッセージを、指定のチャネルに送信するよう設定します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveのトリガー設定では、通知のきっかけとしたいフォルダを任意で指定してください。 Microsoft Teamsのオペレーションでは、通知先のチームやチャネル、送信するメッセージ内容を自由にカスタマイズすることが可能です。 Microsoft Teamsとの連携には、一般法人向けのMicrosoft 365プランが必要です。家庭向けプランの場合、認証に失敗する可能性があるためご注意ください。
Google Driveで手書き画像ファイルがアップロードされたら、OCRでテキスト化しJootoにタスクを追加する
試してみる
■概要
手書きのメモや書類の内容を、都度PCに手入力で転記する作業に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
手書きの議事録やメモをOCRでデータ化し、タスク管理を効率化したいと考えている方 Google DriveとJootoを利用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方 現場からの手書き報告書をもとにしたタスク作成プロセスを自動化したいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
手書きの画像ファイルをアップロードするだけでタスクが自動作成されるため、これまで手作業でのOCR処理や転記に費やしていた時間を短縮できます。 手作業でのデータ転記が不要になることで、入力間違いやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとJootoをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。 次に、OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを読み取ります。 最後に、オペレーションでJootoの「タスクを追加」アクションを設定し、OCRで読み取ったテキスト情報をもとにタスクを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
OCR機能では、読み取りたい手書きの画像ファイルから特定の項目のみを抽出するように任意で設定が可能です。 Jootoでタスクを追加する際に、タスクの説明欄などにOCR機能で読み取ったテキスト情報を変数として埋め込むなど、自由にカスタマイズが可能です。 ■注意事項
Google Drive、JootoのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCR_AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google Driveにファイルが格納されたら、担当者に承認依頼を送信して、承認後Microsoft Excelにレコードを追加する
試してみる
■概要
Google Driveに新しいファイルが格納されるたびに、手作業で承認依頼を送信し、承認後にMicrosoft Excelへ情報を転記する業務は、手間がかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Google Driveへのファイル格納をトリガーに、承認依頼の送信からMicrosoft Excelへのレコード追加までを自動化し、こうした課題の解決に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとMicrosoft Excelを用いた承認フローで、手作業に課題を感じている方 ファイルの承認状況や記録の転記ミスを減らし、業務の正確性を高めたい方 定型的な承認業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
ファイル格納後の承認依頼作成やMicrosoft Excelへの記録といった手作業が自動化され、業務時間を短縮できます。 手作業による承認依頼の送付漏れや、Microsoft Excelへの転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveおよびMicrosoft ExcelをYoomと連携します。 次に、トリガーとしてGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。 続いて、オペレーションで「承認依頼」を選択し、「承認依頼する」アクションを設定します。ここで承認者や依頼内容などを指定し、担当者に承認を促します。 最後に、承認が完了した後のオペレーションとしてMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。承認された情報を基に、指定したExcelファイルに新しいレコードが自動で追加されるようになります。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
承認依頼のアクションでは、承認者を指定するだけでなく、承認依頼の詳細な内容、承認が完了するための条件、そして差し戻しが発生した場合に処理を戻す先のオペレーションなどを、実際の業務プロセスに合わせて柔軟に設定してください。 Microsoft Excelへレコードを追加するアクションでは、連携するデータベース（ファイルやシート）を指定し、どの列にどの情報を追加するのかといったレコードの値を、フロー内で取得できる情報と紐付けてカスタマイズしてください。 ■注意事項
Google Drive、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailでファイルを送付する
試してみる
■概要
Google Driveにファイルが格納されたら承認を受け、Gmailと連携して格納されたファイルを送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Google Driveを使用している企業の方
・総務部、事務職員など顧客対応業務担当者
・経理担当者や人事担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考えている方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・入力作業の多い総務、事務の担当者
・デジタルツールを活用して業務を行っているマーケティング担当者
■このテンプレートを使うメリット
・ファイルの格納をトリガーに自動で承認からメール送付まで行うため、手作業による手間を省き業務を効率化します。
・一連の流れが自動で完了することにより、手入力によるミスを防ぐことができます。
■注意事項
Google Drive、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
指定日時にGoogle DriveからCSVデータをダウンロードし、Slackに通知する
試してみる
■概要
定期的にGoogle Driveから特定のデータをダウンロードし、関係者に共有する作業は、単純でありながらも忘れやすく、手間がかかる業務ではないでしょうか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google Driveから定期的にデータを取得し、Slackで手動共有している担当者の方 定型的なデータ共有作業における抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 手作業によるファイルダウンロードや通知業務をなくし、効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動でファイルを取得し通知まで行うため、手作業にかかっていた時間を短縮し、他の業務に集中することができます。 手作業によるファイルのダウンロードミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとSlackをYoomと連携します。 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。 続いて、オペレーションでGoogle Driveを選択し、「Googleスプレッドシートをダウンロード」アクションで対象のファイルを取得します。 さらに、オペレーションで「データを操作・変換機能」を利用し、「ファイル名の変換」アクションで取得したファイル名を任意の名前に変更します。 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、ファイル名が変更されたファイルを指定のチャンネルに送信します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
スケジュールトリガーでは、フローボットを起動したい任意の日時（毎日、毎週、毎月など）を設定してください。 Google Driveのダウンロード設定では、対象となるファイルのIDや、ダウンロードするファイルタイプ（CSV、PDFなど）を任意で設定してください。 ファイル名変換のオペレーションでは、変換対象とするファイルや変更後のファイル名などを任意で設定してください。 Slackでファイルを送信するアクションでは、通知先のチャンネルIDやメンバーID、また送信時に添えるメッセージ内容を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。 https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
指定日時にGoogle Driveに格納された複数ファイルをDropboxに格納する
試してみる
■概要
定期的なバックアップやチーム間でのファイル共有のために、Google DriveとDropbox間で手作業のファイル移動を行っていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Google DriveとDropboxを併用しており、定期的なファイル移行に手間を感じている方 複数ツール間でのファイル管理を効率化し、バックアップ体制を強化したい情報システム担当者の方 手作業によるファイル移動での共有漏れや、作業忘れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方 ■このテンプレートを使うメリット
指定した日時に自動で処理が実行されるため、これまで手作業で行っていたファイル移動の時間を削減できます。 手作業で起こりうるファイルの移動漏れや格納先の間違いといったミスを防ぎ、確実なファイル管理を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google DriveとDropboxをYoomと連携します。 次に、トリガーで、スケジュールトリガーを選択し、ワークフローを起動したい日時を設定します。 オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダの一覧を取得」アクションを設定し、対象フォルダを指定します。 続いて、繰り返し処理機能を設定し、取得したファイル情報をもとに、後続の処理をファイルの数だけ繰り返します。 繰り返し処理の中で、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。 最後に、Dropboxの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでファイル一覧を取得するアクションで、対象としたいフォルダのIDを任意で設定してください。 繰り返し処理の中でGoogle Driveからファイルをダウンロードする際に、ファイルIDを動的に指定してください。 Dropboxにファイルをアップロードするアクションで、格納先のフォルダパスやファイル名、ファイルの添付方法を任意で設定してください。 ■注意事項
Google Drive、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
GmailでWordファイルを受信したら、RPAでPDFに変換しGoogle Driveに格納する
試してみる
■概要
メールで受け取ったWordファイルを、都度オンラインのコンバーターでPDFに変換し、手作業でフォルダに保存する業務に手間を感じていませんか。
■このテンプレートをおすすめする方
Wordで作成された請求書や見積書などをメールで受け取り、PDFで保存している方 手作業でのファイル形式の変換や、フォルダへの格納作業に手間を感じている方 オンラインのWebサイトなどを利用した定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方 ■このテンプレートを使うメリット
メール受信をトリガーにファイル変換から保存までを自動で実行するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。 手動でのファイル変換やアップロード作業がなくなるため、変換ミスや保存漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、GmailとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、添付ファイルを取得します。 次に、オペレーションの分岐機能で、添付ファイルが存在する場合のみ後続のアクションが実行されるよう設定します。 次に、オペレーションのRPA機能で、任意のword to pdf converter onlineのサイトを開き、取得したファイルをアップロードしてPDFに変換・ダウンロードするようブラウザ操作を設定します。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに格納します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Gmailのトリガー設定では、起動の条件となるメールのキーワード（件名、差出人など）を任意に設定できます。 分岐機能では、ファイル形式の判定など、前段のオペレーションで取得した情報を基に後続処理の実行条件を自由にカスタマイズ可能です。 RPA機能では、操作したいWebページのURLやクリックするボタンなどを自由に設定でき、前段で取得した情報を変数として利用することも可能です。 Google Driveへのファイルアップロードでは、格納先のフォルダやファイル名を、固定値や前段で取得した情報を変数として設定できます。 ■注意事項
Gmail、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。 ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
GitHubでIssueが作成されたら、Google Driveにフォルダを作成する
試してみる
■概要
GitHubでのIssue管理に際し、関連するドキュメントや資料をGoogle Driveで手動作成・管理することに手間を感じていませんか。Issueごとにフォルダを作成し、情報を整理する作業は、単純ながらも抜け漏れや命名ミスが発生しやすい業務です。
■このテンプレートをおすすめする方
GitHubでプロジェクト管理を行い、Google Driveで関連資料を保管している開発チームの方 GitHubとGoogle Drive間での手作業による情報整理に、非効率や課題を感じている方 Issueごとのドキュメント管理を自動化し、業務の属人化を防ぎたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
GitHubでIssueが作成されるたびに、自動でGoogle Driveにフォルダが生成されるため、これまで手作業で行っていたフォルダ作成の時間を短縮します Issueの情報に基づいたフォルダが自動で作られるため、作成漏れや命名規則の間違いといった人為的なミスを防ぎ、管理体制を標準化できます ■フローボットの流れ
はじめに、GitHubとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダを作成する」アクションを設定し、GitHubのIssue情報を元にしたフォルダを作成するように設定します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google Driveでフォルダを作成する際、フォルダ名にGitHubのIssueタイトルや番号など、トリガーで取得した情報を変数として動的に設定することが可能です また、「【対応中】」のような固定のテキストとIssueの情報を組み合わせることで、チームのルールに合わせた命名規則でのフォルダ作成を自動化できます ■注意事項
GitHub、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionでページが更新されたら、Google Driveでファイル名を更新する
試してみる
■概要
Notionで管理しているプロジェクトやタスク情報が更新された際に、関連するGoogle Drive上のファイル名を一つひとつ手作業で変更するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。
■このテンプレートをおすすめする方
NotionとGoogle Driveでドキュメントや成果物を管理しており、手動での情報更新に手間を感じている方 Notionのステータス変更などに応じて、関連ファイルの情報を常に最新の状態に保ちたいと考えている方 ファイル名の変更漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、情報管理の精度を向上させたいチームリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Notionのページ更新に連動してGoogle Driveのファイル名が自動で変更されるため、手作業による更新作業の時間を短縮します。 ファイル名の変更漏れや入力ミスを防ぎ、Notion上の情報とGoogle Driveのファイル名の整合性を保ち、データ管理を効率化します。 ■フローボットの流れ
はじめに、NotionとGoogle DriveをYoomと連携します。 次に、トリガーでNotionを選択し、「ページが作成または更新されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、更新されたページの詳細情報を取得します。 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件を満たした場合にのみ、後続のアクションが実行されるようにします。 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイル名を更新する」を設定し、取得したNotionの情報を元にファイル名を更新します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Notionのトリガー設定では、監視対象としたいデータソースのIDを任意で設定してください。 Notionでレコードを取得するアクションでは、どのページの情報を取得するかをIDなどの条件で任意に設定してください。 分岐機能では、どのような条件（例：特定のステータスへの変更）でファイル名更新を実行するかを任意で設定してください。 Google Driveでファイル名を更新するアクションでは、対象のファイルIDと、Notionから取得したどの情報を新しいファイル名にするかを任意で設定してください。 ■注意事項
Notion、Google DriveのそれぞれとYoomに連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaで特定のプロジェクトのタスクが完了したら、Google Driveの関連ファイルを移動する
試してみる
■概要
Asanaでのタスク管理とGoogle Driveでのファイル管理は多くのチームで採用されていますが、タスク完了後に手動でファイルを整理するのは手間がかかり、更新漏れの原因にもなりがちです。このワークフローは、AsanaとGoogle Driveの連携を自動化し、特定のタスクが完了した際に、関連ファイルを指定のフォルダへ自動で移動させます。これにより、手作業によるファイル整理の手間をなくし、よりスムーズなプロジェクト管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
AsanaとGoogle Driveを併用し、タスク完了後のファイル整理に手間を感じている方 手作業でのファイル移動による、格納場所の間違いや更新漏れといったミスを防ぎたい方 AsanaとGoogle Driveの連携を通じて、プロジェクト管理の自動化を推進したい方 ■このテンプレートを使うメリット
Asanaでのタスク完了をトリガーにファイルが自動で移動するため、これまで手作業で行っていたGoogle Driveのファイル整理時間を短縮することができます AsanaとGoogle Driveの連携を自動化することで、ファイルの移動忘れや格納場所の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます ■フローボットの流れ
はじめに、AsanaとGoogle DriveをYoomと連携します 次に、トリガーでAsanaを選択し、「特定のプロジェクトのタスクが完了したら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Asanaのタスク情報から移動対象のファイルIDを抽出します 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルの格納先フォルダを変更」アクションを設定し、抽出した情報をもとにファイルを移動させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Asanaのトリガー設定では、自動化の対象としたいワークスペースおよびプロジェクトを任意で設定してください Google Driveのオペレーション設定では、ファイルの移動元となる現在のフォルダと、移動先のフォルダをそれぞれ任意で設定してください ■注意事項
Asana、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Asanaのタスクに、Google Driveの関連ファイルのIDを登録しておいてください。
Hiveを使った自動化例 外部ツールでのアクションをトリガーに、Hiveのアクションやメッセージを自動生成します。
DropboxにPDFファイルが作成されたら、OCRでテキストをキャプチャしHiveでMessageを作成する
試してみる
■概要
Dropboxに保存された請求書や契約書などのPDFファイル。その都度ファイルを開いて内容を確認し、テキストを手作業でコピーして他のツールに転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、DropboxにPDFが保存されるとOCR機能が自動でテキストをキャプチャーし、その内容を元にHiveへメッセージを作成します。
■このテンプレートをおすすめする方
Dropboxに保存したPDFからテキストをキャプチャーし、手作業で転記している方 Hiveを利用してプロジェクト管理を行っており、情報連携を効率化したいと考えている方 PDFの確認・転記作業における入力ミスや確認漏れをなくしたいと考えている担当者の方 ■このテンプレートを使うメリット
DropboxへのPDF保存を起点に、テキストの抽出からHiveへのメッセージ作成までを自動化し、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を短縮します 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや抜け漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、DropboxとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します 最後に、オペレーションでHiveの「Create Message」アクションを設定し、抽出したテキスト情報をもとにメッセージを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのパスやファイル名を任意で設定してください OCR機能では、PDFから抽出したいテキスト項目を任意で設定することが可能です Hiveでメッセージを作成する際に、対象のWorkspace IDやContainer ID、Sender Nameを任意で設定してください。また、メッセージ本文（Message Body）には、OCRで取得した値を含めるなど、任意の内容で設定できます ■注意事項
Dropbox、HiveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。 ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Google スプレッドシートに行が追加されたら、HiveのワークスペースにActionを作成する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートでタスクリストを管理し、プロジェクト管理ツールのHiveへ手作業で転記する際に、手間や入力ミスが発生していませんか？
■このテンプレートをおすすめする方
Google スプレッドシートで管理しているタスクを、手作業でHiveに登録している方 HiveのAPIを活用した業務自動化を検討しているものの、開発リソースが不足している方 タスクの転記漏れや入力ミスといったヒューマンエラーをなくし、管理精度を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートへの情報入力がトリガーとなり、Hiveへ自動でアクションが作成されるため、転記作業にかかる時間を短縮できます。 手作業による情報の入力漏れや転記ミスを防ぎ、タスク管理の正確性を向上させることができます。 ■フローボットの流れ
はじめに、Google スプレッドシートとHiveをYoomと連携します。 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHiveの「Create Action for Project」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を元にアクションを作成します。 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを更新する」アクションを設定し、Hiveの任意の項目を記録します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Google スプレッドシートのトリガー設定では、対象のスプレッドシート、シート、そしてデータが入力されているテーブルの範囲を任意で設定してください。 Hiveのアクション設定では、タイトルや担当者などの各項目に、固定値を設定したり、前段のGoogle スプレッドシートから取得した情報を変数として設定したりすることが可能です。 Google スプレッドシートの更新設定では、情報を記録したいスプレッドシート、シート、そして更新対象のセルを任意で指定してください。 ■注意事項
Googleカレンダーで予定が作成されたら、HiveにMessageを作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーに新しい予定が登録されるたびに、手作業でHiveにメッセージを作成していませんか？この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや転記ミスの原因にもなり得ます。このワークフローは、HiveのAPIを利用した連携をノーコードで実現し、Googleカレンダーに予定が作成されると自動でHiveにメッセージを送信します。手間のかかる情報共有作業を自動化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
GoogleカレンダーとHiveを併用し、予定の共有を手作業で行っている方 HiveのAPIなどを活用した業務自動化に関心があるものの、実装に課題を感じている方 チーム内でのスケジュール共有を効率化し、連携ミスをなくしたいプロジェクトリーダーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーに予定が追加されると自動でHiveにメッセージが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手動での情報連携が不要になることで、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHiveの「Create Message」アクションを設定し、トリガーで取得したGoogleカレンダーの予定情報を連携させます ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーのトリガー設定では、自動化の対象としたいカレンダーIDのほか、特定の種別や検索キーワードを含む予定に絞ってフローを起動させることが可能です Hiveにメッセージを作成する際、件名や本文などの各項目に、固定のテキストやGoogleカレンダーから取得した予定の情報を変数として自由に設定できます ■注意事項
Googleカレンダー、HiveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformの回答をもとにHiveにActionを作成する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせなどの情報を、プロジェクト管理ツールであるHiveに手作業で転記する作業に手間を感じていませんか？ 手入力による作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや対応漏れが発生するリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、Jotformのフォームが送信されると、その回答内容をもとにHiveの特定のプロジェクトへ自動でActionが作成されるため、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
Jotformで収集した情報を活用し、Hiveでのプロジェクト管理を効率化したい方 手作業によるタスクの作成や情報共有に時間的な制約を感じているチームの方 JotformとHiveを連携させ、より迅速なプロジェクトの進行を目指している方 ■このテンプレートを使うメリット
Jotformに回答が送信されると自動でHiveにActionが作成されるため、これまで手作業で行っていたタスク登録の時間を短縮できます 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや対応の抜け漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります ■フローボットの流れ
はじめに、HiveとJotformをYoomと連携します 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの情報を取得します 最後に、オペレーションでHiveの「Create Action for Project」アクションを設定し、AIが生成したテキストをもとに特定のプロジェクトへActionを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Jotformの「最新の回答を取得する」オペレーションでは、トリガーと連携するフォームのIDを任意で設定してください Hiveでは、フォーム回答を使用して自由に登録内容をカスタマイズしてください ■注意事項
Salesforceに商談が登録されたら、HiveでMessageを作成する
試してみる
■概要
Salesforceに登録された新しい商談情報を手作業で転記し、チームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。 このワークフローを活用すれば、Salesforceの商談オブジェクトに新規レコードが登録されると、自動でHiveにMessageを作成するため、手動での情報共有の手間や伝達漏れといった課題を解消し、SalesforceとHiveを活用した商談管理を円滑に進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
SalesforceとHiveを連携させ、商談発生時の迅速な情報共有を実現したいと考えている方 手作業によるSalesforceからHiveへの情報転記に、手間や抜け漏れを感じている営業担当者の方 商談管理プロセスにおける定型業務を自動化し、チーム全体の生産性を高めたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Salesforceへの商談登録をトリガーにHiveへ自動でメッセージが作成されるため、情報共有にかかる時間を短縮できます。 システムが自動で処理を行うことで、重要な商談情報の転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。 ■フローボットの流れ
はじめに、SalesforceとHiveをYoomと連携します。 次に、トリガーでSalesforceを選択し、「商談オブジェクトに新規レコードが登録されたら」というアクションを設定します。 最後に、オペレーションでHiveの「Create Message」アクションを設定し、Salesforceから取得した情報を基にメッセージを作成します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Salesforceとの連携設定では、ご利用の環境に応じたマイドメインURLを任意で設定してください。 Hiveの「Create Message」アクションでは、メッセージを投稿するWorkspace IDやContainer ID、Sender Nameを任意で設定してください。 Message Bodyには、トリガーで取得したSalesforceの商談名や金額といった動的な情報を組み込み、通知内容を自由に設定することが可能です。 ■注意事項
Salesforce、HiveのそれぞれとYoomを連携してください。 トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。 プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。 Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
Googleカレンダーで予定が作成されたら、HiveでMessageを作成する
試してみる
■概要
Googleカレンダーで新しい予定を作成するたびに、手動でHiveを開いて関係者にメッセージで共有していませんか？ この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、共有漏れや遅延の原因にもなり得ます。 このワークフローを活用すれば、Googleカレンダーに予定が登録されると、自動でHiveにメッセージが作成されるため、予定の共有プロセスを効率化し、チームの連携を円滑にします。
■このテンプレートをおすすめする方
Googleカレンダーの予定を、手作業でHiveのメッセージ機能を使って共有している方 予定の共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の情報連携をスムーズにしたいと考えている方 Hiveを活用した業務プロセスを自動化し、生産性を向上させたいと考えている方 ■このテンプレートを使うメリット
Googleカレンダーへの予定登録を起点に、Hiveのメッセージ作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます 手作業によるメッセージの作成ミスや、宛先の設定間違い、共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報伝達を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、GoogleカレンダーとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでGoogleカレンダーを選択し、「予定が作成されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHiveの「Create Message」アクションを設定し、Googleカレンダーで作成された予定の情報を基にメッセージを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Googleカレンダーの「予定が作成されたら」のトリガー設定では、連携の対象としたいカレンダーのIDを任意で設定してください Hiveの「Create Message」のアクション設定では、Workspace IDやContainer ID、Sender Nameをそれぞれ任意の値で設定してください。Message Bodyには、トリガーで取得した予定の情報などを活用して、通知したいメッセージ内容を自由に設定することが可能です ■注意事項
Googleカレンダー、HiveのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください
CloseでContactが追加されたら、HiveにActionを作成する
試してみる
■概要
営業支援ツールCloseで管理している顧客情報を、プロジェクト管理ツールHiveへ手作業で転記していませんか？こうした定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Closeに新しい顧客情報が追加されると、自動でHiveにアクションを作成するため、顧客管理とタスク連携をスムーズに行うことが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
CloseとHiveを併用しており、顧客ごとのタスク管理に手間を感じている方 Closeへの新規顧客登録後、Hiveへのアクション作成を自動化したいと考えている方 営業担当者からプロジェクト担当者への情報連携を効率化したいマネージャーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Closeに新しいContactが追加されると自動でHiveにActionが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます 手作業による転記ミスやタスクの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな顧客対応を実現します ■フローボットの流れ
はじめに、CloseとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでCloseを選択し、「New Contact」というアクションを設定します 次に、オペレーションでCloseの「Get Contact」アクションを設定し、トリガーで追加されたContactの詳細情報を取得します 最後に、オペレーションでHiveの「プロジェクトにActionを作成する」アクションを設定し、取得した情報をもとにActionを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
HiveでActionを作成するオペレーションでは、アクションを追加したい対象のWorkspace IDとProject IDを任意で設定してください ■注意事項
Close、HiveのそれぞれとYoomを連携してください。 Closeの「New Lead」および「New Contact」トリガーは、Close上で「New Lead」ダイアログから1件ずつ手動登録する場合、名前のみが入力された未完成の状態でも起動します。住所やメールアドレスなどの詳細情報が未入力の状態でデータを取得する可能性がありますのでご注意ください。 入力完了後の情報をもとに連携を行いたい場合は、Chrome拡張機能トリガー「Trigger from Lead Page」のご利用もご検討ください。
Airtableでレコードが追加されたら、HiveにActionを作成する
試してみる
■概要
Airtableで管理している情報を基に、Hiveでタスクを作成する際に、手作業での転記に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Airtableに新しいレコードが追加されると、自動でHiveにAction（タスク）を作成することが可能です。手作業による二度手間や入力ミスを防ぎ、Hiveでのタスク管理をより円滑に進められるため、プロジェクトの進行をスムーズにします。
■このテンプレートをおすすめする方
AirtableとHiveを併用しており、手作業での情報連携に課題を感じている方 Hiveでのタスク管理における、タスクの作成漏れや遅延を防ぎたいと考えている方 管理ツール間の連携を自動化し、業務効率を向上させたい方 ■このテンプレートを使うメリット
Airtableへのレコード追加をきっかけに、自動でHiveにタスクが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます 手作業による情報転記が不要になるため、入力ミスや漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、タスク管理の正確性を高めます ■フローボットの流れ
はじめに、AirtableとHiveをYoomと連携します 次に、トリガーでAirtableを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します 最後に、オペレーションでHiveの「Create Action for Project」アクションを設定し、Airtableから取得した情報を基にタスクを作成します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Airtableのトリガー設定では、連携の対象としたいベースIDとテーブルIDを任意で設定してください Hiveでタスクを作成するアクションを設定する際に、対象のWorkspace IDとProject IDを任意で設定してください ■注意事項
Airtable、HiveのそれぞれとYoomを連携してください トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください AirtableのアウトプットはJSONPathから取得可能です。取得方法は「『取得する値』を追加する方法 」をご参照ください。
Hiveで新しいActionが作成されたら、Telegramで通知する
試してみる
■概要
Hiveで新しいタスク（Action）が作成されるたびに、関係者へ手動で通知するのは手間がかかり、共有漏れのリスクも伴います。このワークフローは、HiveとTelegramの連携を自動化するもので、新しいActionの作成をトリガーにTelegramへ自動でメッセージを送信できます。リアルタイムでの情報共有を実現することで、チームの連携をスムーズにし、生産性を高めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
Hiveでのタスク追加をチームに迅速に共有したいプロジェクトマネージャーの方 HiveとTelegramを連携させ、手動での通知作業を減らしたいと考えている方 プロジェクトの進捗状況をTelegramでリアルタイムに把握したいチームメンバーの方 ■このテンプレートを使うメリット
Hiveで新しいActionが作成されると自動でTelegramに通知が飛ぶため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を短縮できます。 手作業による通知漏れや伝達ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報共有を実現します。 ■フローボットの流れ
はじめに、HiveとTelegramをYoomと連携します。 次に、トリガーでHiveを選択し、「New Action」というアクションを設定します。 次に、オペレーションでHiveの「Get Action」アクションを設定し、トリガーで検知したActionの情報を取得します。 最後に、オペレーションでTelegramの「メッセージを送信」アクションを設定し、取得したAction情報を基に任意のチャットへ通知します。 ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション■このワークフローのカスタムポイント
Telegramの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送りたいチャットグループを任意で設定してください。 通知メッセージの本文も自由にカスタマイズ可能です。Hiveから取得したActionのタイトルなどの情報を含めることで、より分かりやすい通知を作成できます。 ■注意事項
HiveとTelegramのそれぞれとYoomを連携してください。
Hiveで新しいActionが作成されたら、Discordで通知する
試してみる
■概要
プロジェクト管理ツールHiveで新しいActionが作成された際、チームへの共有が遅れたり、確認漏れが発生したりすることはないでしょうか。
■このテンプレートをおすすめする方
Hiveをチームで利用しており、タスクの更新状況をリアルタイムで共有したいと考えている方 HiveのAPIを活用して、手動で行っている通知業務の自動化を検討している方 Discordを主要なコミュニケーションツールとしており、情報集約を効率化したい方 ■このテンプレートを使うメリット
HiveでActionが作成されるたびに自動で通知が送られるため、手動で確認・連絡する手間と時間を削減できます 通知の伝達漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要なタスクの更新を確実にチームメンバーへ共有することが可能です ■フローボットの流れ
はじめに、HiveとDiscordをYoomと連携します 次に、トリガーでHiveを選択し、「New Action」というアクションを設定します 次に、オペレーションでHiveの「Get Action」アクションを設定し、トリガーで検知したActionの情報を取得します 最後に、オペレーションでDiscordの「メッセージを送信する」アクションを設定し、取得したAction情報を本文に含めて指定のチャンネルに通知します ※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
Hiveのトリガー設定では、連携の対象となるWebhook名やWorkspace IDを任意で指定してください HiveのオペレーションでActionの詳細情報を取得する際、対象のAction IDを固定値で指定するか、トリガーで取得した情報を変数として設定することが可能です Discordへの通知では、メッセージを送るチャンネルを任意に設定できます。また、通知本文は固定テキストだけでなく、Hiveから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です ■注意事項
Hive、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ Google DriveとHiveの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたファイル追加からタスク作成までの一連の作業をなくし、ヒューマンエラーの発生を防ぐことができます。
この仕組みにより、担当者はファイル管理とタスク管理の間の情報連携に時間を費やす必要がなくなり、プロジェクトの進捗遅延やタスクの抜け漏れといったリスクを低減させながら、本来注力すべきコア業務に集中できる理想的な環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ無料登録
よくあるご質問
Q：連携が失敗してタスクが作られなかった場合、通知を受け取る方法はありますか？
A：
Yoomの画面上にエラーメッセージが表示され、ワークスペース発行時に登録したメールアドレス宛に通知が届きます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。詳しくはエラー時の対応方法について
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口
また、チャットツール（Slack・Chatworkなど）でエラー通知を受け取ることも可能です。Slack・Chatworkへの通知設定
Q：ファイル名に特定のキーワードを含む場合のみ、タスクを作ることはできますか？
A：
はい、可能です。
Q：タスク作成時に、Hiveの「カスタムフィールド」へDriveの情報を入力することは可能ですか？
A：
はい、可能です。
