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HubSpotとGmailの連携イメージ
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フローボット活用術

2025-10-23

【簡単設定】HubSpotのデータをGmailに自動的に連携する方法

Mahiro Kiriya
Mahiro Kiriya

■概要

HubSpotに新しい会社情報が登録された際、関係者への共有が遅れたり、手作業での通知に手間がかかっていたりしませんか。このワークフローを活用することで、HubSpotへの会社作成をトリガーとして、自動でGmailに通知を送信できます。HubSpotとGmail間の情報共有が円滑になり、担当者は迅速に次のアクションへ移ることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotに登録された最新情報をGmailで迅速にキャッチしたい営業担当者の方
  • HubSpotとGmailを用いた情報共有プロセスを自動化したいと考えているチームリーダーの方
  • 手作業による連絡をなくし、営業活動の初動を早めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに会社情報が作成されると自動でGmailに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での通知による連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、会社が作成された旨を任意の宛先に通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知の送信先(To, Cc, Bcc)を任意のアドレスに設定することが可能です。

注意事項

  • HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「HubSpotに新しい会社情報を登録したら、関係部署にGmailで共有している」
「毎回のコピペ作業が地味に面倒だし、通知を忘れてしまうこともある…」
このように、HubSpotとGmail間での手作業による情報共有に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか?

そこで便利なのが、HubSpotに新しい会社が登録されたことをトリガーに、必要な情報を記載した通知メールをGmailから自動で送信する仕組みです。

これらの定型業務から解放され、より戦略的な営業活動や顧客対応に時間を使えるようになるでしょう。

今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてスムーズで簡単に設定できる方法です。
これまで手作業に費やしていた時間を削減し、チーム全体の業務効率をこの機会に向上させましょう!

とにかく早く試したい方へ

YoomにはHubSpotとGmailを連携し、日々の様々な業務フローを自動化できるテンプレートが豊富に用意されています。

今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう!


■概要

HubSpotに新しい会社情報が登録された際、関係者への共有が遅れたり、手作業での通知に手間がかかっていたりしませんか。このワークフローを活用することで、HubSpotへの会社作成をトリガーとして、自動でGmailに通知を送信できます。HubSpotとGmail間の情報共有が円滑になり、担当者は迅速に次のアクションへ移ることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotに登録された最新情報をGmailで迅速にキャッチしたい営業担当者の方
  • HubSpotとGmailを用いた情報共有プロセスを自動化したいと考えているチームリーダーの方
  • 手作業による連絡をなくし、営業活動の初動を早めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに会社情報が作成されると自動でGmailに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での通知による連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、会社が作成された旨を任意の宛先に通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知の送信先(To, Cc, Bcc)を任意のアドレスに設定することが可能です。

注意事項

  • HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

HubSpotとGmailを連携してできること

HubSpotとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを完全に自動化することが可能になります。
例えば、HubSpotに新しい会社が登録された際に、その情報をGmailで指定の宛先に自動通知するといった連携が実現でき、対応の迅速化や情報共有の抜け漏れ防止に繋がるでしょう。

ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね!

HubSpotで新しい会社が作成されたら、Gmailに通知する

HubSpotに新しい会社情報が登録されるたびに、手動でメールを作成して関係者に通知する作業は、手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。

この連携を使えば、会社情報がHubSpotに登録された際に、関係者へスムーズに情報共有できるため、対応の迅速化と抜け漏れ防止の実現をサポート可能です!


■概要

HubSpotに新しい会社情報が登録された際、関係者への共有が遅れたり、手作業での通知に手間がかかっていたりしませんか。このワークフローを活用することで、HubSpotへの会社作成をトリガーとして、自動でGmailに通知を送信できます。HubSpotとGmail間の情報共有が円滑になり、担当者は迅速に次のアクションへ移ることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotに登録された最新情報をGmailで迅速にキャッチしたい営業担当者の方
  • HubSpotとGmailを用いた情報共有プロセスを自動化したいと考えているチームリーダーの方
  • 手作業による連絡をなくし、営業活動の初動を早めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに会社情報が作成されると自動でGmailに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での通知による連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、会社が作成された旨を任意の宛先に通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知の送信先(To, Cc, Bcc)を任意のアドレスに設定することが可能です。

注意事項

  • HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

HubSpotで特定条件の新しい会社が作成されたら、Gmailに通知する

全ての会社登録を通知するのではなく、「特定の業界」や「見込み度が高い」といった特定の条件に合致する会社が登録された場合のみ通知したいケースもあるかと思います。

この連携は、特定条件のデータのみを対象とする分岐処理を含むため、不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけを担当者に届けることで、確認作業の負担軽減が期待できます!


■概要

HubSpotで管理している会社情報が増えるにつれて、重要な新規登録を見逃したり、関係者への情報共有が遅れたりしていませんか。手動での確認やGmailでの連絡作業は、手間がかかるだけでなく、対応漏れのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、HubSpotとGmailを連携し、特定の条件を満たす新しい会社が作成された際に自動でメール通知を送ることが可能です。これにより、重要なビジネスチャンスを逃さず、迅速なアクションにつなげることができます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotの新規会社情報をもとに、迅速なアプローチをしたいと考えている営業担当者の方
  • HubSpotとGmailを用いた顧客管理プロセスを自動化し、チームの連携を円滑にしたいマネージャーの方
  • 手作業による情報連携をなくし、対応の抜け漏れや遅延を防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに特定の会社が作成されると自動でGmailに通知が届くため、都度確認する手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
  • システムが自動で処理を行うことで、手動確認による見落としや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、任意の宛先に通知メールが送信されるように設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、HubSpotから取得した情報にもとづいて、通知したい会社の条件を任意で設定してください。例えば、特定の業界や従業員数の会社が作成された場合のみ通知を送るといった設定が可能です。
  • Gmailでメールを送信するアクションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文などを任意で設定してください。担当者個人だけでなく、関係者が含まれるメーリングリストへの送信も可能です。

注意事項

  • HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

HubSpotとGmailの連携フローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にHubSpotとGmailを連携したフローを作成してみましょう!
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は「HubSpotで新しい会社が作成されたら、Gmailに通知する」フローを作成していきます!
作成の流れは大きく分けて以下です。

  • HubSpotとGmailをマイアプリ登録
  • テンプレートをコピー
  • HubSpotのトリガー設定およびGmailのメール送信設定
  • トリガーをONにしてフローの動作確認

■概要

HubSpotに新しい会社情報が登録された際、関係者への共有が遅れたり、手作業での通知に手間がかかっていたりしませんか。このワークフローを活用することで、HubSpotへの会社作成をトリガーとして、自動でGmailに通知を送信できます。HubSpotとGmail間の情報共有が円滑になり、担当者は迅速に次のアクションへ移ることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotに登録された最新情報をGmailで迅速にキャッチしたい営業担当者の方
  • HubSpotとGmailを用いた情報共有プロセスを自動化したいと考えているチームリーダーの方
  • 手作業による連絡をなくし、営業活動の初動を早めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに会社情報が作成されると自動でGmailに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での通知による連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、会社が作成された旨を任意の宛先に通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知の送信先(To, Cc, Bcc)を任意のアドレスに設定することが可能です。

注意事項

  • HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

ステップ1:HubSpotとGmailをマイアプリ登録

はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ!

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【HubSpotのマイアプリ登録】

検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補からアプリを選択します。

下図の画面が表示されるので、「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。

Yoomと連携したいアカウントを選択したら、連携完了です!

【Gmailのマイアプリ登録】

先ほど同様に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から選択します。

「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう!

Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」をクリックして、該当のアカウントにログインしてくださいね!

YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」をクリックします。以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です!
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。

ステップ2:テンプレートをコピー

ここから実際に、フローを作成していきましょう!
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
まずは以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。


■概要

HubSpotに新しい会社情報が登録された際、関係者への共有が遅れたり、手作業での通知に手間がかかっていたりしませんか。このワークフローを活用することで、HubSpotへの会社作成をトリガーとして、自動でGmailに通知を送信できます。HubSpotとGmail間の情報共有が円滑になり、担当者は迅速に次のアクションへ移ることが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotに登録された最新情報をGmailで迅速にキャッチしたい営業担当者の方
  • HubSpotとGmailを用いた情報共有プロセスを自動化したいと考えているチームリーダーの方
  • 手作業による連絡をなくし、営業活動の初動を早めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotに会社情報が作成されると自動でGmailに通知が飛ぶため、手作業での連絡業務に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手動での通知による連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、重要な情報を関係者に確実に共有することが可能になります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「新しい会社が作成されたら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、会社が作成された旨を任意の宛先に通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailでメールを送信するアクションを設定する際に、通知の送信先(To, Cc, Bcc)を任意のアドレスに設定することが可能です。

注意事項

  • HubSpot、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう!

ステップ3:HubSpotのトリガー設定

最初の設定です!
まずは、HubSpotに新しい会社が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「新しい会社が作成されたら」をクリックしてください。

タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて使いやすいタイトルに変更してみてくださいね!
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。フローで使用するアカウントであることを確認しておきましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。

次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです!
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しく会社を作成しましょう!

この際に作成する会社情報は、テスト用なので架空の内容(「テスト株式会社」や「Yoom太郎」など)でOKです。

作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成した会社情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう!

※アウトプットとは?
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。

確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。

ステップ4:Gmailのメール送信設定

続いて、HubSpotに新しく会社が作成された旨を、Gmailに通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。

ステップ3同様にタイトルは必要であれば編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。

次に、メール送信の詳細設定です。

「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から選択してくださいね!

「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて設定してください。
「件名」をフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定し、次に進みます。

最後に、メールを送信する内容を「本文」に設定していきましょう。

「HubSpotに新しく会社が作成されました。」など、毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接入力し、「会社名」などHubSpotから取得した情報を引用する部分は、アウトプットを使って設定してくださいね!

設定が完了したら「次へ」をクリックし、先ほど設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう!

この際、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。

「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね!

HubSpotの会社情報が反映された状態で、「本文」に設定した通りの内容でメールが届いていましたよ!

確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です。

ステップ5:トリガーをONにしてフローの動作確認

これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね!

以上が「HubSpotで新しい会社が作成されたら、Gmailに通知する」フローの作成手順でした!

GmailのデータをHubSpotに連携したい場合

今回はHubSpotからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。

Gmailで受信した内容をもとに、HubSpotに会社を作成する

Webサイトのフォームなどから問い合わせが届いた際に、その内容をHubSpotに手動で登録する作業は、手間がかかり大変ですよね。

この連携を活用することで、問い合わせやリード情報がメールで届いた際に、手入力の手間なく迅速かつ正確にHubSpotへ会社情報を登録し、営業活動の初動を早めることが期待できます!


■概要

Gmailで受信した新規顧客や問い合わせに関する情報を、都度手作業でHubSpotに登録していませんか?この定型的な作業は手間がかかるだけでなく、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、特定のGmailのメール受信をきっかけに、HubSpotへ自動で会社情報を作成し、gmailとhubspot間のデータ連携に関する課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信した情報を基に、HubSpotへのデータ入力を手作業で行っている方
  • gmailとhubspot間の連携を自動化し、日々の入力業務を効率化したいと考えているチーム
  • データ入力の抜け漏れを防ぎ、顧客情報管理の精度を高めたいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでメールを受信するだけでHubSpotに会社情報が自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮できます。
  • 手作業でのデータ転記が不要になることで、会社名の入力間違いや情報の登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとGmailをYoomと連携します
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
  3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を選択し、メール本文から会社名など、HubSpotに登録したい情報を抽出するよう設定します
  4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを選択し、抽出した情報をもとに新しい会社を作成するよう設定します

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、どのような件名や本文のメールを検知してフローを起動させるか、キーワードを任意で設定してください。
  • HubSpotで会社を作成するアクションを設定する際に、会社名だけでなく、ユーザーが独自に設定している業界や従業員数などのカスタム項目にも値を登録することが可能です。

■注意事項

  • Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

Gmailで受信した特定条件の内容をもとに、HubSpotに会社を作成する

全ての受信メールではなく、「件名に【重要】と含まれるメール」や「特定のパートナー企業からのメール」だけをHubSpotに登録したいというニーズもあるかと思います。

この連携は、特定条件のデータのみを対象とする分岐処理を含むため、重要なメールだけをフィルタリングしてHubSpotに登録し、不要なデータがCRMに蓄積されるのを防ぐのに役立つでしょう!


■概要

Gmailで受信したお問い合わせや取引先からの連絡を、都度HubSpotへ手作業で登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。この手入力のプロセスは、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、GmailとHubSpotを連携させ、特定のメールを受信した際に自動でHubSpotに会社情報を作成することが可能です。これにより、データ入力の負担を軽減し、より重要な業務に集中できます。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信する顧客情報をHubSpotへ手入力しており、作業を効率化したい方
  • HubSpotへのデータ登録漏れや入力ミスを防ぎ、顧客管理の精度を高めたい方
  • GmailとHubSpotの連携を自動化し、リード獲得後の対応を迅速化したいチームの方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailで特定メールを受信後、自動でHubSpotへ会社情報が作成されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力の時間を短縮できます。
  • システムが自動で処理を行うため、手作業による転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データ精度の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメールの内容に応じて処理を分けられるようにします。
  4. 続いて、オペレーションでテキスト抽出機能を設定し、メールの本文や件名から会社名などの必要な情報を抽出します。
  5. 最後に、オペレーションでHubSpotの「会社の作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに新しい会社データを作成します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • 分岐機能では、メールの件名や本文に含まれる特定の文言など、ユーザーの運用に合わせた条件を任意で設定してください。
  • HubSpotで会社を作成する際に、Yoomで抽出した情報をHubSpot上のどの項目に登録するかを任意で設定可能です。標準項目だけでなく、独自に作成したカスタム項目にも対応しています。

注意事項

  • Gmail、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

HubSpotやGmailのAPIを使ったその他の自動化例

HubSpotやGmailのAPIを活用することで、営業活動や問い合わせ対応、マーケティング業務の自動化が可能になります。
Yoomにはこうした業務フローを効率化するテンプレートが多数そろっているため、ぜひ業務改善の参考にしてください!

HubSpotを使った自動化例

HubSpotを活用すれば、営業・マーケティングのワークフローもスムーズに自動化できます。

たとえば、新しいコンタクトが作成されたタイミングでSlackへ通知したり、Googleスプレッドシートに顧客情報を自動で蓄積することが可能です!
また、HubSpotのフォーム送信をトリガーにZoomウェビナーへの登録を行ったり、新しい取引の作成時にGoogleカレンダーに予定を追加しSlackへ通知するなど、外部ツールとの連携によってリード獲得から商談管理まで一貫した自動化を実現できます。

さらに、作成されたコンタクトをMailchimpにも同期することで、メールマーケティング施策も効率的に展開できますね!


■概要

HubSpotでフォームが送信されたら、Zoomのウェビナーに自動で登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.HubSpotのフォーム機能を活用している方

・情報収集の効率化でHubSpotのフォームを利用している方

・イベントの登録フォームとしてHubSpotを活用している方

2.オンライン会議のツールとしてZoomを利用している方

・Zoomでウェビナーの開催を行う方

・ウェビナーの参加者を自動でZoomに追加したい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomは大規模の参加者に対してウェビナーを開催することができ、セミナーや研修の実施に役立ちます。
しかし、HubSpotのフォームから収集した参加者の情報を手動でZoomに登録するのは時間がかかり非効率的です。

このテンプレートは、HubSpotでウェビナーの参加者の情報が送信されるとZoomのウェビナーに自動で登録することができ、手動作業の負担を軽減します。
参加者の規模が大きい場合でも、Zoomのウェビナーへの登録が自動化されるため、業務効率を向上させることが可能です。

また、手動作業が効率化されることで、登録漏れや入力ミスを防止することができます。

■注意事項

・HubSpotとZoomのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。


■概要

HubSpotに新しい商談情報が登録されるたびに、手作業でGoogleカレンダーに予定を入れ、Slackで関係者に通知する業務に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、HubSpotへのコンタクト登録・更新をトリガーに、Googleカレンダーへの予定作成とSlackへの通知までの一連の流れを自動化し、これらの定型業務を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • HubSpotでの商談管理とGoogleカレンダーでの予定管理を手作業で行っている方
  • 営業チーム内での迅速な情報共有のためSlackを活用しているマネージャーの方
  • ツール間の連携を自動化し、営業活動の効率化を目指している担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

  • HubSpotへの情報登録だけで、カレンダーへの予定作成や通知が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手動での情報転記が不要になるため、予定の登録漏れや関係者への通知忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpot、Google スプレッドシート、Googleカレンダー、SlackをそれぞれYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでHubSpotを選択し、「コンタクトが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでHubSpotの「コンタクトのカスタムプロパティを取得」を設定し、詳細情報を取得します。
  4. 次に「分岐機能」を使い、取得した情報をもとに後続の処理を条件に応じて分岐させます。
  5. 次に、Google スプレッドシートの「範囲に値を入力」や「レコードを取得する」を設定し、情報を記録・参照します。
  6. 次に、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、取得した情報をもとに予定を登録します。
  7. 最後に、Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションで、関係者へ自動で通知します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意のチャンネルに設定することが可能です。
  • 通知メッセージの本文は、固定のテキストだけでなく、トリガーや前のアクションで取得したHubSpotのコンタクト情報(会社名や担当者名など)を変数として埋め込むことで、状況に応じた柔軟な内容にカスタマイズできます。

注意事項

  • HubSpot、Googleカレンダー、Slack、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
  • このフローでは、Google スプレッドシートを用いて協定世界時(UTC)から日本標準時(JST)に日時を変換しています。変換方法については、こちらをご参照ください。

■概要

HubSpotに新規コンタクトが登録されたら、指定のSlackチャンネルに通知します。

通知先のSlackチャンネルは任意のチャンネルを指定することが可能です。

設定方法

1.HubSpotとSlackをYoomと連携してください。(マイアプリ連携)

2.HubSpotのトリガーで「新規コンタクトが登録されたら」を選択し、連携アカウントを設定してください。

3.Slackの「Slackに通知」オペレーションで、連携アカウント、送信先のチャンネル、メッセージ内容を設定してください。HubSpotから取得したコンタクト情報をメッセージに含めることができます。

4.トリガーをONに変更すると、HubSpotに新規コンタクトが登録された際に、その情報を含む通知が指定したSlackチャンネルに送信されます。

注意事項

・各アプリのオペレーションで連携するアカウント情報の設定が必要です。

・Slackの投稿先のチャンネルIDを任意の値に置き換えてご利用ください。


■概要

Hubspotにフォームが送信されたら、Googleスプレッドシートのデータベースにレコードを格納するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.HubSpotを利用しているマーケティング担当者

・フォーム送信データをGoogleスプレッドシートで一元管理して活用したい方

・手作業でのデータ転記の手間を省きたい方

・リアルタイムでフォーム送信データを可視化したい方

2.HubSpotを利用している営業担当者

・フォーム送信された見込み客情報をGoogleスプレッドシートで一覧化し、営業活動に役立てたい方

・顧客情報をGoogleスプレッドシートで管理し、チームで共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

・フォーム送信データが自動ですぐにGoogleスプレッドシートに反映されるため、常に最新の情報を把握できます。

・フォーム送信データをGoogleスプレッドシートで共有することで、チームメンバー間での情報連携がスムーズになります。

■注意事項

・Hubspot、GoogleスプレッドシートのそれぞれとYoomを連携させてください。


■概要

Mailchimpで集めた購読者リストを、HubSpotに手作業で一つひとつ登録していませんか?この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Mailchimpに特定条件の購読者が追加された際に、HubSpotへコンタクトを自動で作成できます。HubSpotとMailchimp間の面倒なデータ連携から解放され、より重要なマーケティング活動に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

  • MailchimpとHubSpotを併用し、顧客データの二重入力に手間を感じている方
  • HubSpot Mailchimp間のデータ移行を手作業で行っており、ミスを減らしたいと考えている方
  • 特定の条件に合う購読者のみをHubSpotへ同期し、リスト管理を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

  • Mailchimpへの購読者追加をトリガーにHubSpotへコンタクトが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
  • 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや重要な顧客情報の登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、HubSpotとMailchimpをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでMailchimpを選択し、「購読者が追加されたら」というアクションを設定します。
  3. 次に、オペレーションで分岐機能を追加し、特定の条件で処理が分かれるように設定します。
  4. 最後に、条件を満たした場合のオペレーションとしてHubSpotを選択し、「コンタクトの作成」アクションを設定します。

■このワークフローのカスタムポイント

  • Mailchimpのトリガー設定では、購読者リストを特定するために任意のaudience_idを設定してください。
  • 分岐機能では、特定のタグが付いた購読者のみを同期するなど、ユーザーの運用に合わせた分岐条件を任意で設定可能です。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

注意事項

  • Mailchimp、HubspotのそれぞれとYoomを連携してください。
  • 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
  • ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。

Gmailを使った自動化例

Gmailを起点に様々なアプリと連携することで、情報整理や対応漏れの防止が可能になります。

たとえば、受信したメールの本文や件名が特定条件に一致した場合にSlackへ自動通知したり、メールの署名情報からHubSpotやSalesforceに自動でコンタクトやリードを登録することができます。
また、Gmailで受け取った問い合わせメールの内容をkintoneに登録したり、Asanaにタスクとして追加することで、対応の抜け漏れを防ぎ、業務の可視化がしやすくなるはずです!


■概要

Gmailで受信したお問い合わせメールの内容をkintoneに登録するフローです。

■このテンプレートをおすすめする方

1.外部との連絡手段として主にGmailを利用している企業

・Gmailを使って多くの問い合わせを受けており、その管理に手間を感じている方

2.基幹データベースとしてkintoneを活用している企業

・手動でのデータ入力を自動化することで業務効率を向上させたい方

・kintoneにお問い合わせの内容を蓄積している方

■このテンプレートを使うメリット

このフローを使うメリットはいくつかあります。
まず、Gmailとkintoneを連携させることで、お問い合わせ内容を一元管理できる点が挙げられます。
これにより、問い合わせの見落としや対応漏れのリスクを減少させることができます。

また、kintoneの柔軟なデータ管理機能を活用して、問い合わせ内容をカテゴリ別やステータス別に整理することも容易です。
これにより、担当者はお問い合わせの情報を管理しやすくなります。
お問い合わせから得られた重要な知見を有効活用することができるため、顧客満足度の向上に寄与します。

■注意事項

・GmailとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。

・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。

・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

・AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。

・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能(オペレーション)を使用することができます。


■概要

メールの署名情報を見て、手作業でCRMに顧客情報を登録する作業は、時間もかかり入力ミスも起こりがちではないでしょうか。
特に、日々多くのメールをやり取りする営業担当者にとっては、無視できない負担となることもあります。
このワークフローを活用すれば、Gmailで受信したメールの署名からAIが自動で情報を抽出し、HubSpotへコンタクトを登録できるため、こうした課題を解決し、入力作業を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受け取った署名情報を手作業でHubSpotに入力している営業担当者の方
  • 日々の手入力による登録漏れや入力ミスなどのヒューマンエラーを減らしたい方
  • 顧客情報の管理を効率化し、よりコアな業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • メール受信からHubSpotへの登録までが自動化されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
  • 手作業によるデータ転記がなくなることで、名前や連絡先の入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとHubSpotをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションでメール本文から会社名や氏名などの情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでHubSpotの「コンタクトの作成」アクションを設定し、前のステップで抽出した情報を各項目に紐づけて登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、起動のきっかけとしたいメールに含まれるキーワード(例:「お問い合わせ」「署名」など)を任意で設定してください。
  • AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、抽出したい項目(例:会社名、部署名、役職、電話番号など)を自由にカスタマイズできます。
  • HubSpotの「コンタクトの作成」アクションでは、AI機能で抽出した各データを、HubSpotのどのプロパティに登録するかを任意で設定してください。

■注意事項

  • GmailとHubSpotをYoomと連携しましょう。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

■概要

Gmailで受信したお問合せや名刺交換後のお礼メールなど、ビジネスチャンスに繋がるメールは日々届きますが、その署名情報を手作業でZoho CRMに登録するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、AIが自動で署名情報を抽出し、Zoho CRMに見込み客として登録します。これにより、手作業による入力の手間や登録漏れといった課題を解消し、リード管理を効率化します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信したメールの署名情報を手作業でZoho CRMに登録している方
  • メールからのリード獲得プロセスを自動化し、営業活動の効率を向上させたい方
  • 手作業でのデータ入力ミスをなくし、CRMデータの精度を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • Gmailでメールを受信するだけで署名情報がZoho CRMに自動登録されるため、これまで手作業で行っていた入力作業の時間を短縮できます。
  • AIが自動で情報を抽出・登録するため、手作業によるコピー&ペーストでの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとZoho CRMをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 続けて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメール本文から署名情報を抽出します。
  4. 最後に、オペレーションでZoho CRMの「見込み客を作成」アクションを設定し、抽出した情報をもとに見込み客データを登録します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、「リード」や「名刺交換」など、自動化の対象としたいメールに付与するラベルを任意で設定してください。
  • AI機能によるテキスト抽出では、受信したメール本文の情報を変数として利用し、会社名や氏名、役職、メールアドレスなど抽出したい項目を自由にカスタマイズできます。
  • Zoho CRMへの見込み客作成では、AI機能で抽出した各値を、Zoho CRMの見込み客のどの項目に登録するかを任意にマッピングしてください。

■注意事項

  • GmailとZoho CRMをYoomを連携してください。

■概要

Gmailで届いたメールの内容をAsanaにタスクとして自動的に追加するフローボットです。

Gmail側の転送設定でYoomのメールアドレスにメールを通知してご利用ください。

Gmailからのメール転送設定は下記の記事をご確認ください。

📩 Gmailからメールを転送し、メールトリガーを起動する方法

https://intercom.help/yoom/ja/articles/7266653

Asanaへ追加するタスクの設定など、設定内容を自由に変更してご利用ください。

■注意事項

・Asana、GmailそれぞれとYoomを連携してください。


■概要

日々の業務で大量に届くメールの中から、問い合わせやシステムアラートといった重要なメールを探すのに手間がかかっていませんか。他のメールに埋もれてしまい、対応が遅れてしまうことも少なくありません。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールを自動でSlackに通知できるため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な初動対応を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailで受信する重要なメールを、チームで利用しているSlackに共有したいと考えている方
  • メールの手動確認による見落としや、対応漏れなどの人的ミスを防ぎたい方
  • メールチェックの時間を削減し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

  • 特定のキーワードを含むメールだけが自動でSlackに通知されるため、手動で確認する手間を省き、業務時間を短縮することができます。
  • 重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速な情報共有と対応を可能にします。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとSlackをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定し、通知の条件となるキーワードなどを指定します。
  3. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、受信したメール情報(件名、本文、送信者など)を任意のチャンネルに通知するよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、通知したいメールの件名や本文に含まれるキーワードを自由にカスタマイズしてください。
  • Slackへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で設定できます。また、通知するメッセージには、固定のテキストに加え、Gmailで受信したメールの件名や送信者といった情報を変数として埋め込み、自由にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

  • GmailとSlackのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

まとめ

いかがでしたか?
HubSpotとGmailの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたHubSpotへの登録情報の通知作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら、関係者への迅速な情報共有の実現をサポートします。
これにより、担当者は単純な情報伝達業務から解放され、営業戦略の立案や顧客との関係構築といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。

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この記事を書いた人
Mahiro Kiriya
Mahiro Kiriya
医療事務からweb制作ディレクターへ転身し、web制作に携わる中でwebコラムなどの記事制作に興味を持ち、Yoomに出会いました。 Yoomを活用することで自動化できる業務の多さにはとても驚いたとともに、最先端の技術に触れることができるワクワク感を感じました。 Yoomを活用して業務効率化を図るにあたり、「あると便利」なお役立ちコンテンツを、わかりやすくお届けしていきます!
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