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「HubSpotに新しい会社情報を登録したら、関係部署にGmailで共有している」
「毎回のコピペ作業が地味に面倒だし、通知を忘れてしまうこともある…」
このように、HubSpotとGmail間での手作業による情報共有に、非効率さやヒューマンエラーのリスクを感じていませんか？
そこで便利なのが、<span class="mark-yellow">HubSpotに新しい会社が登録されたことをトリガーに、必要な情報を記載した通知メールをGmailから自動で送信する仕組み</span>です。
これらの定型業務から解放され、より戦略的な営業活動や顧客対応に時間を使えるようになるでしょう。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてスムーズで簡単に設定できる方法です。
これまで手作業に費やしていた時間を削減し、チーム全体の業務効率をこの機会に向上させましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">HubSpotとGmailを連携し、日々の様々な業務フローを自動化できる</span>テンプレートが豊富に用意されています。
今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックして、さっそくスタートしましょう！
HubSpotとGmailのAPIを連携させれば、これまで手作業で行っていた情報共有のプロセスを完全に自動化することが可能になります。
例えば、HubSpotに新しい会社が登録された際に、その情報をGmailで指定の宛先に自動通知するといった連携が実現でき、対応の迅速化や情報共有の抜け漏れ防止に繋がるでしょう。
ここでは具体的な自動化の例をいくつかご紹介しますので、気になる内容があれば、ぜひ気軽にクリックしてみてくださいね！
HubSpotに新しい会社情報が登録されるたびに、手動でメールを作成して関係者に通知する作業は、手間がかかるだけでなく、共有漏れのリスクも伴います。
この連携を使えば、<span class="mark-yellow">会社情報がHubSpotに登録された際に、関係者へタイムリーに情報共有できるため、対応の迅速化と抜け漏れ防止の実現</span>をサポート可能です！
全ての会社登録を通知するのではなく、「特定の業界」や「見込み度が高い」といった特定の条件に合致する会社が登録された場合のみ通知したいケースもあるかと思います。
この連携は、特定条件のデータのみを対象とする分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">不要な通知を削減し、本当に重要な情報だけを担当者に届けることで、確認作業の負担軽減</span>が期待できます！
それでは、さっそく実際にHubSpotとGmailを連携したフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードでHubSpotとGmailの連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は「HubSpotで新しい会社が作成されたら、Gmailに通知する」フローを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。
はじめに、フローで使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！
マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。
【HubSpotのマイアプリ登録】
検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補からアプリを選択します。
下図の画面が表示されるので、「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。
Yoomと連携したいアカウントを選択したら、連携完了です！
【Gmailのマイアプリ登録】
先ほど同様に検索窓にGmailと入力し、表示された候補から選択します。
「Sign in with Google」をクリックし、Yoomとの連携を進めていきましょう！
Googleのアカウント選択画面に遷移するので、Yoomと連携するアカウントを選択してください。
もしフローで使用したいアカウントが表示されていない場合は、「別のアカウント使用」をクリックして、該当のアカウントにログインしてくださいね！
YoomがGoogleアカウントにアクセスすることに対する権限許可画面が表示されるので、「続行」をクリックします。以上でGoogleアカウントとYoomの連携は完了です！
※画面右上にある青枠部分に「Yoomがアクセスできる情報を選択してください」と表示されている場合は、「すべて選択」にチェックを入れてください。
ここから実際に、フローを作成していきましょう！
簡単に設定できるようにするため、テンプレートを使用します。
まずは以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてご利用ください。
クリックすると、自動的にテンプレートがお使いのYoom画面にコピーされます。
下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！
最初の設定です！
まずは、HubSpotに新しい会社が作成された際に、フローボットが起動するように設定を行います。
コピーしたテンプレートの「新しい会社が作成されたら」をクリックしてください。
タイトルは自由に編集できるので、必要に応じて使いやすいタイトルに変更してみてくださいね！
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携した情報が反映されています。フローで使用するアカウントであることを確認しておきましょう。
トリガーアクションは変更せず、「次へ」を押してください。
次に、トリガーの起動間隔をプルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくのがオススメです！
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
設定が完了したら、動作チェックのためにテストを行います。
HubSpotの画面に移り、テスト用に新しく会社を作成しましょう！
この際に作成する会社情報は、テスト用なので架空の内容（「テスト株式会社」や「Yoom太郎」など）でOKです。
作成したらYoomの画面に戻り、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、「取得した値」に先ほど作成した会社情報がアウトプットとして抽出されるので、内容を確認しましょう！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご覧ください。
確認後、「保存する」を押して次の設定に進みます。
続いて、HubSpotに新しく会社が作成された旨を、Gmailに通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
ステップ3同様にタイトルは必要であれば編集し、連携するアカウント情報がフローで使用するものであることを確認しましょう。
次に、メール送信の詳細設定です。
「From」には、メールを送信するGmailアカウントのアドレスを設定します。
入力欄をクリックすると連携しているアカウントに紐づいた候補が表示されるので、候補から選択してくださいね！
「To」にはメール送信先のアドレスを設定し、「BCC」「CC」も必要に応じて設定してください。
「件名」をフローを活用する業務内容に合わせて自由に設定し、次に進みます。
最後に、メールを送信する内容を「本文」に設定していきましょう。
「HubSpotに新しく会社が作成されました。」など、毎回同じ文章を使用する定型的なテキストは直接入力し、「会社名」などHubSpotから取得した情報を引用する部分は、アウトプットを使って設定してくださいね！
設定が完了したら「次へ」をクリックし、先ほど設定したメールの内容を確認します。
内容に問題がなければ「テスト」をクリックして、動作チェックを行いましょう！
この際、「To」に設定したメールアドレス宛に実際にメールが送信されるため、テスト用のメールを送信しても差し支えのないメールアドレスに一旦変更しておくと安心です。
「テスト成功」と表示されると、「To」に設定したメールアドレス宛にメールが届いているはずなので、確認してみてくださいね！
HubSpotの会社情報が反映された状態で、「本文」に設定した通りの内容でメールが届いていましたよ！
確認後はYoomの画面に戻り、「保存する」を押したら設定完了です。
これで全ての設定が完了しました。
「トリガーをON」にし、設定したフローの動作確認をしてみてくださいね！
以上が「HubSpotで新しい会社が作成されたら、Gmailに通知する」フローの作成手順でした！
今回はHubSpotからGmailへデータを連携する方法をご紹介しましたが、逆にGmailからHubSpotへのデータ連携を実施したい場合もあるかと思います。
その場合は、下記のテンプレートも併せてご利用ください。
Webサイトのフォームなどから問い合わせが届いた際に、その内容をHubSpotに手動で登録する作業は、手間がかかり大変ですよね。
この連携を活用することで、<span class="mark-yellow">問い合わせやリード情報がメールで届いた際に、手入力の手間なく迅速かつ正確にHubSpotへ会社情報を登録</span>し、営業活動の初動を早めることが期待できます！
全ての受信メールではなく、「件名に【重要】と含まれるメール」や「特定のパートナー企業からのメール」だけをHubSpotに登録したいというニーズもあるかと思います。
この連携は、特定条件のデータのみを対象とする分岐処理を含むため、<span class="mark-yellow">重要なメールだけをフィルタリングしてHubSpotに登録し、不要なデータがCRMに蓄積されるのを防ぐ</span>のに役立つでしょう！
HubSpotやGmailのAPIを活用することで、営業活動や問い合わせ対応、マーケティング業務の自動化が可能になります。
Yoomにはこうした業務フローを効率化するテンプレートが多数そろっているため、ぜひ業務改善の参考にしてください！
HubSpotを活用すれば、営業・マーケティングのワークフローもスムーズに自動化できます。
たとえば、新しいコンタクトが作成されたタイミングでSlackへ通知したり、Googleスプレッドシートに顧客情報を自動で蓄積することが可能です！
また、HubSpotのフォーム送信をトリガーにZoomウェビナーへの登録を行ったり、新しい取引の作成時にGoogleカレンダーに予定を追加しSlackへ通知するなど、外部ツールとの連携によってリード獲得から商談管理まで一貫した自動化を実現できます。
さらに、作成されたコンタクトをMailchimpにも同期することで、メールマーケティング施策も効率的に展開できますね！
Gmailを起点に様々なアプリと連携することで、情報整理や対応漏れの防止が可能になります。
たとえば、受信したメールの本文や件名が特定条件に一致した場合にSlackへ自動通知したり、メールの署名情報からHubSpotやSalesforceに自動でコンタクトやリードを登録することができます。
また、Gmailで受け取った問い合わせメールの内容をkintoneに登録したり、Asanaにタスクとして追加することで、対応の抜け漏れを防ぎ、業務の可視化がしやすくなるはずです！
いかがでしたか？
HubSpotとGmailの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていたHubSpotへの登録情報の通知作業を自動化し、ヒューマンエラーを防ぎながら、関係者への迅速な情報共有の実現</span>をサポートします。
これにより、担当者は単純な情報伝達業務から解放され、営業戦略の立案や顧客との関係構築といった、本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
Yoomを使えば、一見複雑そうな自動化設定がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「本当に簡単に設定できる？」「ちょっと気になるかも...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。
Yoomで日々の業務を<span class="mark-yellow">もっとラクに、もっと効率的に</span>。
フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限に広がります。
この機会にぜひ自社の業務に合った最適なフローを構築し、日々の業務効率を改善する第一歩を踏み出してみてくださいね！
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