Boxに特定条件のファイルがアップロードされたらOCRで読み取り、Miroにボードを作成する

■概要

Boxにアップロードされるファイルの内容を確認し、手作業でMiroのボードに転記する作業に手間を感じていませんか。特に画像やPDF形式のファイルの場合、内容の書き写しは時間もかかり、ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをきっかけにOCR機能がファイル内容を自動で読み取り、Miroにボードを自動作成します。MiroとBoxを連携させることで、情報集約やアイデア整理のプロセスを効率化し、手作業による負担を解消します。

‍

■このテンプレートをおすすめする方

• Boxで管理しているファイルの内容を、Miroへ手作業で転記している方
• MiroとBoxを活用し、画像やPDFファイルから得た情報を元にブレインストーミングを行っているチーム
• 定型的な情報集約作業を自動化し、チーム全体の生産性を向上させたいと考えている方

‍

■このテンプレートを使うメリット

• Boxへのファイルアップロードを起点に、OCRでの読み取りからMiroのボード作成までが自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動での転記作業が不要になることで、入力ミスや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、ボードに記載される情報の正確性を維持します

‍

■フローボットの流れ

1. はじめに、MiroとBoxをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイル名などの特定の条件に合致した場合のみ後続の処理に進むようにします
4. 続いて、Boxの「ファイル情報の取得」と「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされたファイルを取得します
5. その後、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションで、ファイルの内容をテキストデータとして抽出します
6. 最後に、Miroの「ボードを作成」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を元にボードを自動で作成します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

‍

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxのトリガー設定では、自動化の対象としたいフォルダのコンテンツIDを任意で設定してください。これにより、特定のフォルダにアップロードされたファイルのみを対象にフローを起動できます
• オペレーションの分岐条件は、ファイル名やファイル形式など、ユーザーの運用に合わせて任意で設定することが可能です

‍

■注意事項

• Box、MiroのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。